Le 21e siècle rime plus que jamais avec dématérialisation et Gestion Électronique des Documents (GED). Dans ce cadre, l’archivage numérique devient un élément capital du bon fonctionnement des entreprises. Numériser vos documents-papier et enregistrer vos fichiers électroniques est en effet un excellent moyen de conservation des données et documents… lorsque le processus d’archivage est maîtrisé ! Découvrez avec Handirect les essentiels à connaître pour une gestion documentaire probante.
L’archivage numérique, c’est quoi ?
L’archivage numérique consiste à numériser vos documents – tels que les factures, les bons de commande, les contrats, les relevés bancaires, etc. – donc à les scanner, et à conserver vos fichiers électroniques de façon sécurisée et durable. Il s’agit de les dématérialiser pour les archiver et les conserver, en toute sécurité et afin de pouvoir les retrouver rapidement grâce à l’indexation. Pour de nombreux documents, toutefois, l’archivage électronique vient en complément de l’archivage papier, exigeant alors une gestion double. Il demande par ailleurs une mise en place claire et pointilleuse.
Les principes incontournables de l’archivage électronique
L’archivage numérique des documents repose sur 4 fondamentaux :
– Vous devez respecter l’intégrité des données. Cela signifie que vos archives numérisées doivent être identiques aux originaux, sauf exception.
– Vous devez vous assurer de la pérennité des documents numérisés, en veillant à l’actualisation du support d’archivage ou de son format.
– Vous devez garantir la traçabilité de tous vos documents d’archives. Il doit en effet être possible de remonter à leurs origines, comme à leur auteur par exemple.
– Vous devez maîtriser l’accès aux informations contenues dans vos archives électroniques. Les droits d’accès aux documents numérisés doivent ainsi être clairement définis, en fonction de la sensibilité des informations contenues dans les archives de l’entreprise. Certains documents ne doivent pouvoir être consultés que par des personnes autorisées et clairement identifiées.
Bien mettre en place vos archives numériques
L’archivage numérique ne consiste pas en de simples sauvegardes et repose sur un véritable processus métier. Vous devez donc définir en amont chaque étape de conservation des documents administratifs. Lisibilité et transparence sont les mots d’ordre !
La mise en place de votre procédure d’archivage numérique des documents passe ainsi par :
– L’identification des personnels ou services impliqués dans votre politique d’archivage : achats, service commercial, comptabilité, ressources humaines, qualité, mais aussi service informatique ou service des archives… Tous les acteurs clés doivent être identifiés dans votre cahier des charges (CDC).
– Le choix des documents qui doivent être conservés : contrats, bons de commande, factures ou encore procédures et autres documents qualité.
– La définition des conditions d’archivage numérique : cycle de vie, durée de conservation, procédure de déclenchement, procédure de destruction, etc.
– Le choix de la solution d’archivage : disque dur, clé USB, serveur, cloud ? Certains documents très sensibles exigent d’archiver les données dans un coffre-fort électronique, c’est-à-dire dans un espace de stockage sécurisé répondant à des normes exigeantes.
– Le choix des outils de numérisation de documents, pour les indexer ou pour la gestion : logiciel de gestion électronique (GED), logiciel d’archivage (SAE), coffre-fort numérique, etc.
– La mise en place d’une veille réglementaire et informationnelle : la réglementation et les technologies étant en constante évolution, vous devez suivre les changements en temps réel pour adapter votre plan d’archivage.
Solution archivage numérique : les avantages de l’externalisation
L’archivage numérique est idéal pour gérer les documents, les conserver et les tracer en conformité avec la réglementation. Néanmoins, il demande une expertise certaine et des savoir-faire multiples qu’une entreprise n’a pas toujours à sa disposition. Par ailleurs, l’archivage électronique nécessite des outils et prend du temps aux employés, les empêchant parfois de se consacrer à leur véritable cœur de métier.
Faire appel à un prestataire spécialisé en archivage numérique vous permet :
– Un gain de temps en confiant le travail d’archivage à du personnel formé et rompu aux logiciels de gestion et aux spécifications de l’archivage électronique. Cela permet à vos collaborateurs de rester concentrés sur leurs tâches essentielles, plus productives pour votre entreprise.
– Une diminution de vos coûts opérationnels, puisque votre prestataire peut mettre à votre disposition le personnel, les logiciels et les infrastructures de conservation des documents administratifs et contractuels.
– Une sécurisation accrue de la conservation des archives : un expert en archives numériques propose en effet des mesures de sécurité drastiques, telles que contrôles d’accès, chiffrement des données et sauvegardes régulières.
Devenez un pro des archives numérisées avec Handirect et engagez-vous pour le handicap !
Du retrait des agrafes à la numérisation recto / verso, de la vérification à l’indexation, le personnel expérimenté d’Handirect est à votre disposition pour tous vos projets d’archivage numérique. Entreprise adaptée, faire appel à nos services vous permet aussi de vous engager en faveur de l’inclusion du handicap dans le monde du travail et d’obtenir une attestation EA pour répondre à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH) de la loi Handicap. Alors, prenez contact avec nous sans attendre pour discuter de vos besoins !
