Gestion administrative et financière
Optimisez la gestion administrative et financière de vos tâches
Les avantages de la gestion administrative et financière par Handirect
Savoir-faire
Ces tâches sont très chronophages et nécessitent un savoir-faire pour maîtriser l’ensemble des process : dépôt sur les différentes plateformes, connaissance de SAP, connaissance de la législation…
Depuis près de 27 ans
Handirect réalise ces tâches depuis près de 27 ans. Cela vous permet de gagner du temps et de libérer vos collaborateurs de ces tâches administratives rébarbatives. Ils pourront alors se concentrer sur le cœur de leur métier : le conseil financier.
Bonne relation commerciale
La relance de règlements vous évitera les conflits car vous maintiendrez une bonne relation commerciale avec vos clients en sous-traitant ces tâches.
Outils sur-mesure
Handirect a également développé des outils pour numériser les pièces comptables, mettre sous pli les documents, tracer les courriers envoyés, saisir des données, renommer des fichiers pour permettre un rapprochement automatique chez le client etc.
Fichier ESAT
Pour les déclarations DOETH, vous bénéficiez aussi de notre fichier d’EA et ESAT mis à jour chaque année avec les coordonnées des personnes qui s’occupent directement des attestations. Handirect a également développé des outils en ligne pour faciliter la récupération de ces attestations. Il s’agit vraiment d’une gestion multicanale : courrier, mail, téléphone et plateforme web.
DERRIÈRE LES CLAVIERS, DES PERSONNES ATTENTIVES
Tous nos services en gestion administrative et financière
Nos services pour les directions administratives et financières peuvent se résumer en cinq grandes familles de prestations.
La gestion des factures clients
De l’envoi dématérialisé ou sur plateforme numérique au recouvrement, soignez votre trésorerie grâce à Handirect.
La gestion des factures clients…
Le dépôt de factures sur des plateformes (type Chorus Pro)
Avec le changement de législation sur la délivrance de factures dans le cadre de la dématérialisation, des besoins sont apparus depuis quelques années dans les entreprises.
De plus en plus de vos clients exigent la transmission de vos factures de façon dématérialisée et sur plateforme dédiée. Cette nouvelle obligation vous contraint à re-saisir vos données après création de votre facture sur votre logiciel interne. Une source de travail supplémentaire pour le service facturation !
Le recouvrement de factures et relances d’impayés
Pour recouvrer vos factures vous faites souvent les constatations suivantes.
- Vos clients ne soldent pas leurs factures à temps
- Vous êtes dépassés par les relances
- Les impayés font partie des imprévus de la vie de toute société. Ils peuvent peser lourd dans certains cas pour les TPE et PME qui restent le plus souvent démunies
- Une étude récente a démontré que ces retards sont dûs pour 40 % aux dysfonctionnements internes des entreprises, 40 % proviennent de la mauvaise volonté du client, et 20 % à des difficultés de paiement
- Les conséquences des retards de paiement fragilisent la trésorerie des entreprises et augmentent les besoins des fonds de roulement
La solution Handirect
Le dépôt de factures clients sur des plateformes (type Chorus Pro)
Handirect accompagne ses clients depuis plusieurs années sur ce sujet et propose la saisie en ligne, en votre nom, des factures émises par vos services.
Vous nous adressez vos factures en format pdf, selon votre rythme de facturation, et nous nous chargeons de les déposer sur la plateforme, de sélectionner le segment de facturation dans votre structure, de valider le destinataire de facturation, les dates et numéro de facture, de saisir les montants HT, taux de TVA et montant TTC, de joindre des annexes éventuellement.
Notre prestation comprend le contrôle des factures non saisissables et leur rematérialisation (pour envoi papier) ou la recherche d’actions correctives avec vous. Un reporting dont vous déciderez la fréquence vous permet de suivre notre activité en temps réel.
Le recouvrement de factures clients et relances d’impayés
Une solution sur-mesure pour la gestion de vos factures : Handirect est dotée d’un outil de gestion performant et concurrentiel qui s’adapte aux besoins de chaque entreprise.
Nous pouvons aussi vous proposer nos méthodes : relances par mail, ou relances par courrier, appels téléphoniques, suivi de qualité au quotidien…
Notre équipe expérimentée, qualifiée et à l’écoute est à votre disposition pour traiter tout type d’impayés et mener à bonne fin toute opération que vous choisirez de nous confier. Pour cela, nous vous proposons un outil et un process efficaces spécialement conçus et développés pour résoudre vos problèmes de recouvrement.
La gestion des factures achats fournisseurs
La gestion des factures achats fournisseurs…
Nous pouvons vous aider pour les factures fournisseurs :
- Saisie comptable des pièces sur votre logiciel de comptabilité ou sur Excel
- Saisie et accusé de réception des commandes sur SAP
- Gestion des litiges de factures sur SAP ou autre logiciel par comparaison avec la commande
La solution Handirect
Nous nous adaptons à vos plateformes de saisie : SAP, logiciels comptables, ERP… en réalisant différentes tâches :
- Traitement des commandes d’achats
- Saisie et contrôle des factures
- Résolution des litiges factures
- Communication vers les fournisseurs avec relances et suivi des réponses
La circularisation des comptes
Depuis plus de 10 ans, Handirect réalise ce service pour de grandes entreprises d’audit.
La circularisation des comptes…
La circularisation ou « procédure de confirmation directe » d’une entreprise est une demande faite à un tiers, en relation d’affaires avec cette entreprise, afin de confirmer au certificateur des comptes toutes opérations, soldes ou autres renseignements.
Handirect intervient en support back office pour permettre de contrôler l’existence d’un solde avec un tiers et de vérifier la qualité du fonctionnement des procédures d’audit.
Les contraintes sont souvent liées à des délais à respecter à partir du moment où l’année fiscale est terminée.
Le client a besoin également d’engagement de confidentialité étant donné les données sensibles qui circulent.
Les preuves de dépôt des données doivent être enregistrées par numérisation et archivage des documents reçus.
La solution Handirect
Les tâches réalisées séquentiellement :
- Réception par courrier ou par email des documents originaux de circularisation auprès des tiers préparés par les auditeurs sur le papier à entête de ses clients
- Scan et renommage des documents originaux selon une nomenclature propre à la société d’audit
- Envoi des scans à l’auditeur qui vérifie qu’ils sont corrects. Un accord d’envoi est transmis à Handirect
- Envoi des documents aux tiers (clients, fournisseurs, avocats, banques…) soit par courrier avec enveloppe retour, soit par email selon les cas et la demande du client
- Réception des réponses des tiers (par email ou courrier) que nous scannons et renommons selon une nomenclature convenue avec le client afin de permettre un traitement automatique chez ce dernier
- Au bout de trois semaines et sans réponse du tiers, une relance est effectuée par email, courrier ou en option par téléphone
- Nos clients bénéficient de nos outils développés spécifiquement pour ce service : macro de renommage de scan, détection automatique de recto verso pour éviter la perte d’informations lors de la numérisation des réponses, contrôle d’intégrité de données, outils de reporting mensuel des volumes traités, etc.
Le gestion des attestations de vigilance fournisseur
Handirect travaille avec des sociétés spécialisées dans la mutualisation de documents fournisseurs
Le gestion des attestations de vigilance fournisseur…
La Loi (Articles L.8222-1 du code du travail et D.243-15 du code de la Sécurité Sociale) impose à toute entreprise avec laquelle vous passez un contrat de sous-traitance d’un montant minimum de 5 000 € HT de pouvoir fournir les documents qui remplissent l’obligation de vigilance.
Handirect vous accompagne dans cette obligation qui présente des contraintes fortes :
- Le formalisme des documents reçus n’est pas toujours le même (notamment sur les attestations d’assurance), il est donc difficile d’automatiser l’intégration des données
- Les fournisseurs ne sont pas toujours enclins à fournir ces données : il faut les relancer régulièrement et ne pas se contenter d’email de relances
- Des actions de relance téléphonique sont nécessaires pour améliorer le taux de retour
La solution Handirect
Nous vous proposons de vous accompagner pour récupérer : Kbis de moins de 6 mois, attestations de vigilance URSSAF, attestations d’assurance, liste nationale de travailleurs étrangers, attestations fiscales, etc.
Handirect travaille en gestion multicanale (courrier, email, sms, téléphone) pour vous aider à récupérer ces documents auprès de vos fournisseurs.
Des relances par email sont effectuées pour exiger la complétude des dossiers auprès des fournisseurs. Si ces relances demeurent infructueuses, nous proposons des relances téléphoniques généralement plus efficaces pour obtenir les éléments souhaités.
La gestion des attestations de DOETH
Avec son fichier national d’EA/ESAT mis à jour chaque année, Handirect est votre partenaire multicanal pour la récupération de vos attestations DOETH.
La gestion des attestations de DOETH…
Tous les ans, les entreprises assujetties à la taxe AGEFIPH (plus de 20 salariés) doivent remplir une déclaration d’obligation d’embauche de personnel en situation de handicap nommée DOETH.
Dans cette déclaration, pour réduire la contribution financière à régler, il faut fournir les prestations faites avec les Entreprises Adaptées (EA) et les Établissements Services d’Aide par le Travail (ESAT).
Handirect vous aide dans ce domaine.
- Comment faire pour récupérer les attestations des EA et ESAT avec lesquels vous travaillez ?
- Comment respecter un calendrier hyper contraint, sachant que les déclarations sont à faire pour fin février (soit quelques semaines après la clôture des comptes des EA/ESAT) ?
- Comment rapprocher vos éléments comptables des attestations reçues ?
- Comment relancer les EA et les ESAT dans les temps impartis ?
- Comment trouver le bon interlocuteur de chaque EA ou ESAT qui s’occupe de l’établissement de ces attestations ?
La solution Handirect
Notre méthode est multicanale : par courrier pour écrire de manière officielle aux EA et aux ESAT, par téléphone pour les relancer, par email pour recevoir des attestations et enfin en utilisant notre plateforme digitale sur laquelle les EA et les ESAT peuvent déposer leurs attestations.
Handirect a développé ses propres outils :
- Une plateforme d’appels et de saisie avec une gestion de workflow
- Une plateforme pour les EA et les ESAT dans laquelle ils peuvent mettre à jour leurs coordonnées et aussi déposer leurs attestations
- Handirect a aussi mis en place des outils de vérification : contrôle des montants, contrôle des doublons, contrôle des incohérences
ET CONCRÈTEMENT…
Exemples de réalisations
- Handirect réalise, depuis 2017, pour le compte de ses clients, le dépôt des factures sur les différents portails existants (comme Chorus Pro, Tungstène, OBMS…)
- Pour la circularisation des comptes Handirect travaille pour des commissaires aux comptes, des experts comptables et des multinationales spécialisées dans l’audit de sociétés de toutes tailles
- Handirect gère tous les ans plusieurs milliers d’entreprises à circulariser ce qui représente pratiquement cinquante-mille tiers à traiter (envoi de la demande, traitement de la réponse et relance)
- Pour les attestations de déclaration DOETH, Handirect travaille depuis 10 ans avec de très grandes entreprises sur ce sujet avec des organisations très complexes et des problématiques spécifiques à chacunes : La Poste, SNCF, EDF, Veolia, GrtGaz, etc…
