Gestion documentaire
DE LA CORRECTION DE DOCUMENTS AU CLASSEMENT EN PASSANT PAR LA NUMÉRISATION
Les avantages de la gestion documentaire par Handirect
Éviter les erreurs
En confiant à un spécialiste ces travaux sur vos documents, vous évitez les erreurs, diminuez le risque d’oubli et éventuellement de sanctions administratives.
Essentiel à la bonne gestion de votre entreprise
Ce travail est chronophage, sans réelle valeur ajoutée mais est indispensable pour la bonne gestion de votre entreprise.
Outils de suivi
Vous bénéficiez également des outils de suivi et de contrôle de Handirect.
Documents exemplaires
Vos documents commerciaux ou contractuels se doivent d’être irréprochables, sans erreur et facile à retrouver.
Moyens à disposition
La numérisation est un processus long qui nécessite la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains.
notre travail de fourmi participe à votre réussite
Tous nos services en gestion documentaire
Des humains au service des forces commerciales, communication & marketing.
La correction de documents
Nos services de correction de documents ont fait leurs preuves et permettent à nos clients de répondre à différentes constatations.
Savez-vous déjouer tous les pièges et autres chausse-trappes de la langue française ?
Barbarismes, solécismes, accords du participe passé, pluriel des noms composés, homonymie… Coquilles, oublis, fautes d’inattention : autant d’éléments qui peuvent être un cauchemar pour le rédacteur.
La correction de texte peut s’avérer complexe, fastidieuse parce qu’exhaustive, chronophage, sans apporter la garantie d’un résultat exemplaire.
Les études mesurant l’impact des fautes d’orthographe en milieu professionnel se multiplient. Une étude britannique a récemment démontré qu’une seule faute d’orthographe pouvait diminuer de moitié les ventes d’un site de e-commerce.
Transcription, articles de presse, rédaction web, newsletter, communication marketing, courriers de gestion : vos documents professionnels se doivent d’être irréprochables. Il en va de l’image de votre entreprise et de son crédit.
La solution Handirect
Malgré le soin qu’on y apporte, il n’est malheureusement pas toujours aisé de repérer les fautes glissées dans ses propres écrits.
Les correcteurs orthographiques automatiques ne sont quant à eux pas toujours fiables surtout sur les aspects grammaticaux.
Il est parfois compliqué également de vérifier la clarté d’un écrit et sa bonne compréhension par le public auquel il est destiné.
En confiant la correction de vos textes à notre équipe, vous vous attachez les services de professionnels de la rédaction qui pourront également vous suggérer d’éventuelles reformulations.
Leur expertise vous permet de gagner du temps tout en vous assurant un excellent résultat.
Nos collaborateurs experts ont passé avec succès la certification Voltaire, gage d’une parfaite maîtrise de la langue française.
Les fautes sont votre hantise, les débusquer est notre métier.
La complétude de dossiers
La constitution de dossiers demande beaucoup de rigueur et répond aux exigences suivantes.
La complétude de dossiers…
Vous devez vérifier régulièrement la validité de documents administratifs ou vous assurer avant traitement que votre dossier soit complet et les pièces valides.
Vous souhaitez contrôler la validité de documents reçus et vérifier l’exactitude des pièces et leur complétude.
Vous souhaitez la mise en place d’indicateurs de suivi et de performance pour quantifier la qualité des dossiers contrôlés.
La solution Handirect
Voici les différentes tâches que nous pouvons réaliser :
- Vérification de coordonnées, d’accréditations, de certifications
- Vérification de la complétude d’un dossier avant instruction
- Recherche de conformité d’identification
- Suivi et validation des demandes en conformité
- Vérification multicritères de la validité des documents
- Recherche et identification des pièces manquantes
- Éditions, impressions, envois des relances
- Vérification et contrôle des délais légaux et dépassements
- Envois des accusés de réception
La numérisation de données et archivage
La numérisation de données et l’archivage…
Les documents papier prennent de plus en plus de place dans l’entreprise et le besoin se fait ressentir d’archiver ces documents de manière informatique pour gagner de la place.
Il est difficile de retrouver des documents archivés dans des classeurs alors que l’archivage informatique avec une bonne indexation pourrait permettre de les ressortir instantanément.
La numérisation des documents est une tâche très chronophage car il faut ouvrir les dossiers un par un, enlever les agrafes, adapter le scanner aux différentes tailles de documents, ne pas oublier les parties verso des documents, indexer de manière rigoureuse, replacer dans les classeurs…
La numérisation de documents permet d’optimiser la gestion documentaire en facilitant leur recherche et leur accès par les utilisateurs, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
La solution Handirect
Nos collaborateurs réalisent, par exemple, la numérisation de documents RH ou de factures fournisseurs pour le compte de nos clients.
Chaque document administratif est trié selon la nomenclature du client et les pièces à archiver numériquement sont scannées.
L’objectif de notre équipe : vous faire gagner du temps tout en vous faisant gagner de l’espace.
Handirect est équipé de scanners professionnels adaptés à la numérisation de gros volumes. Des logiciels internes permettent de renommer automatiquement les fichiers selon une nomenclature à définir avec le client. Les documents scannés peuvent être intégrés dans le logiciel d’archivage numérique de la société et encodés selon une nomenclature établie.
Mais le matériel et le logiciel ne font pas tout. L’intervention humaine est nécessaire pour enlever les agrafes, vérifier le recto verso, adapter le scan à des formats et types de papier différents. Puis il faut rester rigoureux pour le classement et l’archivage physique des documents.
La numérisation et l’archivage sont un exemple parfait de la devise d’Handirect : l’humain pour vous aider à passer au digital.
Lorsque ces documents présentent un très haut niveau de confidentialité et de sécurité, leur numérisation peut être effectuée sur site.
Le classement de fichiers numériques
La multiplication des échanges par voie digitale nécessite un classement sur-mesure.
Vous avez de nombreux documents numérisés mais pas le temps de les intégrer dans votre CRM ?
Vous pouvez avoir de nombreux documents numérisés à indexer sur un logiciel interne, or ceci prend beaucoup de votre temps que pourriez utiliser de manière plus valorisante.
La solution Handirect
Handirect effectue ce travail, soit chez le client en prestation sur site avec ses propres outils, soit dans ses locaux avec ses outils adaptés à ce service.
L’ indexation des documents se fait directement sur le logiciel du client en fonction des besoins de celui- ci.
Les documents sont numérisés et réceptionnés via un espace sécurisé puis supprimés en fin d’opération pour répondre à nos exigences en matière de RGPD.
ET CONCRÈTEMENT…
Exemples de réalisations
- Relecture et correction de plaquettes commerciales, magazines internes, lettres d’information
- Recherche de pièces obligatoires pour des dossiers administratifs
- Vérification des justificatifs assurances avant numérisation
- Recherche web de documents sur les plateformes URSSAF et autres plateformes dédiées
- Gestion des attestations de travail avec des entreprises adaptées EA ou ESAT
- Contrôle de pièces pour validation des notes de frais
- Suivi, contrôle et pointage de la facturation fournisseur avant clôture
- Connexion à distance sur l’outil de gestion RH du client avec recherche du profil d’un salarié, puis indexation des documents de différents types (carte d’identité, RIB, attestations diverses…) sur ce profil
- Dépôt de factures sur les plateformes en ligne type Chorus
- Gestion, numérisation et archivage des factures fournisseurs d’IFREMER
- Numérisation d’archives comptables avec restitution de fichiers numériques en respectant la classification physiques des classeurs et intercalaires
- Numérisation des documents de circularisation des comptes demandée par les auditeurs financiers ou commissaires aux comptes
