Gestion du flux documentaire

Avec handémat, gérez vos flux de documents

Les avantages de la gestion du flux documentaire avec Handémat

Gestion simplifiée et automatisée

Grâce à son outil de gestion des flux éditiques Handémat, Handirect simplifie et automatise cette gestion des flux tant dans la constitution des documents pour le destinataire que pour l’automatisation des envois selon différents flux (courrier, email, dépôt sur coffre-fort électronique ou plateformes).

Limiter les erreurs, gagner du temps

Handémat permet de limiter au maximum les erreurs liées à un tri manuel et un gain de temps considérable dans le traitement de ces documents.

Envoi multicanal

De plus, selon un cahier des charges fourni par le client, Handémat sera capable de dispatcher les flux de documents selon différents canaux tels que le courrier, l’email, le coffre-fort électronique ou le dépôt sur plateforme.

Mutualisation du service

Une mutualisation de ce service avec d’autres entreprises permet aussi de générer des économies substantielles sur l’affranchissement grâce à la massification et les compétences d’Handirect sur le courrier industriel.

Armoire électronique

Rationalisez et consolidez vos documents : vous choisissez l’accès et le support de stockage. Une mise en place efficace qui préserve vos documents autant de temps que vous le souhaitez dans une armoire électronique. Avec notre solution d’archivage et de stockage de données, gagnez en efficacité et en espace !

handirect invente handémat, la dématérialisation qui place l’humain au centre

Vos besoins en gestion du flux documentaire

À l’ère de la dématérialisation dans les organisations, la gestion du flux documentaire est de plus en plus complexe.

Non seulement les documents évoluent en nombre et en complexité mais les modes de diffusion sont aussi différents selon les interlocuteurs.

1) La gestion du flux documentaire

Handirect, grâce à son outil de gestion éditique Handémat propose une réponse individualisée au besoin de ses clients.

La gestion du flux documentaire…

Si on prend l’exemple d’un bulletin de paie, ce document peut comporter parfois plusieurs pages, il peut être accompagné d’un contrat, d’un solde de tout compte au autre document officiel. L’envoi du bulletin de paie peut être aussi l’occasion pour les entreprises de communiquer vis-à-vis de leurs collaborateurs en y ajoutant une newsletter ou une invitation pour un événement interne à l’entreprise. Ces documents complémentaires peuvent aussi être différents en fonction des collaborateurs ce qui aboutit à une gestion presque individualisée du flux éditique à lui envoyer. À cela, nous pouvons rajouter un nouveau besoin quant à son mode de distribution. Pour être conforme à la législation, les bulletins de paie devront être déposés sur des coffre-forts électroniques appartenant aux salariés de manière sécurisée. Toutefois, certains collaborateurs souhaitent maintenir une réception par courrier ce qui complexifie la gestion du flux des documents et un temps passé par les collaborateurs du services paie plus important. Il en va de même pour la facturation notamment sur les modes de transmission comme le courrier, le dépôt sur des plateformes type Chorus ou bien simplement par email. Ce flux documentaire rajoute une problématique de stockage et d’archivage de données.

Votre structure possède une multitude de documents papier et continue d’en produire, vos placards débordent…
Vous ne retrouvez plus la feuille ou le document qu’il vous faut…
Votre société tend à se digitaliser…
Vous avez besoin d’archiver et de stocker ces données…

La solution Handirect

Nous rédigeons ensemble un cahier des charges préalable. Nos informaticiens réalisent un programme d’automatisation du traitement et de l’envoi des documents fidèle à ce cahier des charges. Ce programme est ensuite testé et validé en accord avec le client avant d’être mis en production. Une fois ce programme réalisé et spécifique pour chaque opération, le client dispose d’un accès sécurisé à notre outil Handémat. Il dépose les fichiers souhaités. Handémat traite les fichiers reçus et génère des fichiers PDF triés, combinés et vérifiés permettant une mise en production rapide sans risque d’erreur. Un tableau de bord de suivi permet au client de suivre en temps réel le déroulement du flux et son bon acheminement selon les canaux retenus (courrier, email, coffres-forts ou plateformes). Pour l’archivage et le stockage des données Handirect vous accompagne dans la révolution digitale ! Après avoir déterminé le type de documents à archiver et leur valeur juridique, nous mettons en place un processus adapté pour le classement intelligent de vos archives. Vous nous fournissez vos documents, nous créons et vérifions sa copie numérique en ligne ou sur un autre espace de stockage que vous déterminez. Après la numérisation, des termes d’index et mots clés sont affectés à chaque document afin de vous faciliter le traitement ultérieur. Que deviennent vos archives papier ensuite ? Encore une fois, vous décidez : nous pouvons les trier, les détruire, les stocker, vous les expédier, etc. Les procédures suivantes sont mises en place pour le stockage des données :

Diagnostic de votre besoin
Numérisation des données
Archivage des données selon une nomenclature personnalisée et décidée ensemble
Envoi du fichier en ligne via un FTP sécurisé
Possibilité de stockage des données en ligne

ET CONCRÈTEMENT…

Exemples de réalisations

Routage de bulletins de salaire avec traitement par nombre de pages, ajouts de documents différenciés selon les collaborateurs et envoi par courrier ou coffre- forts électroniques.
Gestion d’envoi de factures avec indexation de bons de livraison.
Envoi de contrats avec indexation de documents personnalisés au titulaire du contrat (assurances).
Édition et envoi de factures avec attestations fiscales pour des entreprises de services à la personne.
Envoi de factures avec gestion de flux différenciés selon les clients (plateforme ou courrier).
Numérisation de dossiers industrirels, notariaux…

Handirect assure votre processus de transition numérique tout en vous garantissant un travail de qualité et de confidentialité.