Traitement du courrier sortant et entrant
des équipes spécialistes du courrier entrant et sortant
Courrier entrant et sortant : les avantages du traitement de courrier par Handirect
Meilleure distribution
Pour le courrier entrant, nos services permettent une meilleure lecture postale et donc une meilleure distribution.
Bénéficier du meilleur tarif
L’objectif est aussi de vous faire bénéficier du meilleur tarif d’affranchissement qui n’est applicable que si l’adresse du courrier est normalisée.
Gagner du temps et de l’argent
N’ayez plus de doute sur l’écriture des adresses et réduisez le nombre de plis non distribuables lors du routage de vos campagnes de marketing direct !
Soigner votre image
En terme d’amélioration de votre image vis-à-vis de vos interlocuteurs : le dédoublonnage ou déduplication permet d’éviter que le même destinataire reçoive plusieurs fois le message.
Profiter d’outils dédiés
La gestion du courrier entrant vous permet de déporter ce travail chronophage chez un spécialiste équipé d’outils dédiés : service personnalisé de remise du courrier par La Poste, ouvre-lettre, scanner, outil de reconnaissance de caractère, etc.
nous ne manquons pas d’adresse !
Tous nos services en traitement du courrier
Confiez-nous le tri de vos courriers entrants ou sortants.
Le courrier sortant
La gestion du courrier est dans l’ADN d’Handirect. Notre expertise vous fera économiser du temps et de l’argent sur ce sujet complexe des courriers sortants.
Le courrier sortant…
Il est nécessaire d’optimiser l’adresse du courrier sortant afin de fiabiliser les envois et d’optimiser les coûts.
La normalisation des adresses postales
Il est impératif de respecter les critères d’adressage de La Poste pour optimiser la distribution du courrier et éviter que le pli soit retourné.
Ces règles sont assez strictes : il faut respecter un certain nombre de caractères par ligne, suivre les abréviations de la Poste pour les noms des voies, utiliser des majuscules, etc.
Si ces règles ne sont pas respectées, le tarif d’affranchissement appliqué par La Poste sera plus élevé.
Un traitement RNVP (Restructuration, Normalisation et Validation Postale)
Cela permet de remettre aux normes postales votre fichier d’adresses et d’aller jusqu’à valider l’adresse pour savoir si le destinataire est toujours présent : il faut savoir qu’un Français déménage tous les 7 ans en moyenne : ainsi, un fichier qui date d’un an risque d’avoir 15 % de plis non distribuables.
Un service de dédoublonnage de vos fichiers
Nous avons développé des outils de déduplication pour les besoins suivants :
Toute entreprise se doit de posséder un fichier de données pour son CRM. Ce fichier est souvent constitué à partir de différentes sources qui risquent de comporter des informations en double.
Dans le cadre d’un même envoi postal, il arrive parfois que les clients disposent de plusieurs fichiers. Les destinataires peuvent alors se trouver dans plusieurs fichiers et donc recevoir plusieurs fois les documents envoyés.
Il faut identifier et éliminer ces doublons, afin de procéder au nettoyage du fichier. La déduplication permet d’éviter des doubles voire triples envois.
Ceci répond à une double problématique : de coût et d’image.
La solution Handirect
La normalisation des adresses postales
Avec notre traitement d’adresses, obtenez des adresses postales normalisées. L’adresse postale est une donnée importante dans le cadre de votre campagne de mailing papier.
Les règles de La Poste sont strictes et Handirect bénéficie d’un grand savoir-faire dans ce domaine. Nous vous conseillons dans le choix des polices à utiliser pour les adresses, afin qu’elles se confondent au mieux avec le reste de votre texte tout en étant acceptées par La Poste.
Handirect limite le nombre de caractères pour que la lecture effectuée par La Poste soit la plus automatisée possible.
Handirect a développé de nombreux outils pour traiter au mieux vos fichiers Excel : fusion de fichiers, dédoublonnage avec plusieurs critères, mise aux normes postales.
Un traitement RNVP (Restructuration, Normalisation et Validation Postale)
Nous prenons en charge votre ou vos fichiers de destinataires et nous procédons à une série d’opérations visant à s’assurer de l’existence des adresses et à les normaliser selon les règles postales.
Nous travaillons sur des logiciels dédiés à la normalisation postale qui s’appuient sur de solides référentiels adresses. Notre savoir-faire nous permet de corriger manuellement les adresses plus spécifiques.
En tant que prestataire de services, nous utilisons des procédures et des outils homologués selon les critères du Service National de l’Adresse (SNA).
Un service de dédoublonnage des fichiers
Notre expérience en termes de traitements de fichier et de mise aux normes postales des fichiers nous a permis de développer des procédures spécifiques, adaptables aux spécificités de chacun de nos clients.
Nous sommes en mesure de rassembler plusieurs fichiers non homogènes, de les fusionner et les mettre aux normes postales.
Nous pouvons ensuite éliminer les doublons des fichiers multiples. Les doublons ne sont pas forcément faciles à identifier : il y a donc un mélange d’actions automatiques et de vérifications visuelles.
Nous avons également développé des outils de dédoublonnage « intelligents » qui sont capables de détecter des doublons même si l’orthographe n’est pas exactement la même ou avec des fautes de frappe dans les fichiers d’origine. Exemple : « M. Bassain au 126 av Ch de Gaulle » et « M. Basain au 126 avenue Charles de Gaulle » seront détectés comme doublon par nos outils.
Nous conservons toujours l’origine du fichier via un code qui pourra, si le client le souhaite, se retrouver lors de l’impression de l’adresse du destinataire sur l’enveloppe.
Il s’agit d’un travail minutieux, qui nécessite de multiples procédures de tri et vérifications.
Le courrier entrant
Courrier quotidien ou courrier marketing : notre expertise et notre travail minutieux et précis vous font gagner du temps, des euros et des erreurs !
Le courrier entrant…
Le traitement des PND (Plis Non Distribuables) / NPAI (Non Présent à l’Adresse Indiquée)
Cela vous évite pour votre prochain mailing d’envoyer des plis qui n’arriveront pas. C’est donc une économie pour votre prochain envoi et évite un gaspillage inutile.
Un pli non distribué coûte entre 0.50 et 1 euro à l’entreprise. Les gérer est donc important.
Le traitement de votre courrier entrant
Le besoin peut se faire ressentir à plusieurs niveaux.
La réception, l’ouverture et le tri de courrier retour pour une opération spécifique de gestion ou de marketing. Peuvent s’y ajouter des tâches de saisie des données reçues (réponse à une convocation, saisie d’un questionnaire, saisie d’adresse, saisie de commandes…).
Le traitement de la réception du courrier quotidien en demandant un simple transfert à la Poste de tous vos courriers en direction de nos agences. Nous nous chargerons de les récupérer, les trier, les numériser, les envoyer par courrier ou par mail ou sur un serveur selon vos besoins.
Vous pouvez également avoir besoin d’un « vaguemestre » dans vos locaux pour s’occuper de la réception et la distribution du courrier dans votre entreprise.
La solution Handirect
Le traitement des PND (Plis Non Distribuables)
Handirect vous propose plusieurs solutions afin de traiter vos Plis Non Distribués.
Vous nous transmettez l’ensemble des courriers revenus chez vous et nous vous rendons votre base mise à jour.
Nous imprimons votre Logo avec notre adresse. De ce fait, les courriers arrivent automatiquement chez nous, pour une mise à jour de votre base clients immédiate.
Pour nos clients réguliers ou sur demande expresse, nous imprimons un code barre (ou QRCode) au-dessus de votre pavé adresse pour scanner vos PND plus facilement et plus rapidement.
Le traitement de votre courrier entrant
Pour vos opérations spécifiques ou la gestion de votre courrier quotidien, il suffit de demander un simple transfert à la Poste de tous vos courriers en direction de nos agences.
Nous sommes équipés d’ouvre-lettres automatiques pour ouvrir et extraire le contenu facilement.
Un tri est alors effectué selon le besoin du client : tri par opération, par service, direction ou destinataire, etc.
Pour certaines opérations (marketing, gestion) : le contenu est vérifié : par exemple pour un jeu concours nous pouvons vérifier qu’il ne manque pas d’éléments.
Pour la gestion du courrier quotidien, nous scannons les courriers, renommons les pdf générés selon une nomenclature vue avec vous et nous transmettons les fichiers au client par email ou sur un serveur sécurisé avec une arborescence dédiée (par direction/service/destinataire par exemple).
Nous pouvons nous charger de services complémentaires : encaissement de chèques reçus, saisie de données dans le contenu des courriers reçus (questionnaire, adresse, données financières, mise à jour de bases de données…), classement des courriers physiques dans des boîtes à archives ou des classeurs, etc.
Un email de reporting est envoyé pour indiquer le nombre de courriers traités.
Nous pouvons également fournir cette prestation en interne dans vos locaux avec un opérateur qui sera chargé de recevoir le courrier, le distribuer dans les services et récupérer le courrier à envoyer.
ET CONCRÈTEMENT…
Exemples de réalisations
- Fusion de fichiers pour en faire un seul
- Extraction des PND (Plis Non Distribués) d’un fichier
- Travail sur un fichier Excel pour pouvoir éditer du courrier industriel
- Ces traitements sont effectués aussi bien pour du courrier marketing (promotions, catalogues, ouvertures de magasins…) que pour du courrier de gestion (bulletins de salaire, factures, convocations…)
- Compilation et dédoublonnage des fichiers des commerciaux pour un distributeur
- Compilation et déduplication des fichiers pour une galerie d’art
- Compilation, dédoublonnage et enrichissement de fichiers pour une agence de communication
- Compilation et dédoublonnage des fichiers pour une association (appels à dons et reçus fiscaux)
- Traitement de plusieurs centaines de courriers quotidiens pour une compagnie d’assurance avec traitement des chèques et mise à disposition sur un serveur sécurisé
Handirect travaille avec plus de 1 800 clients actifs, dont de nombreux grands comptes.
