La formation professionnelle continue représente un enjeu de taille dans le monde de l’entreprise. À cet égard, la gestion des dossiers de formation revêt une importance cruciale au sein des Ressources Humaines. Mais, entre les droits CPF – le compte personnel de formation, qui a remplacé le DIF, droit individuel de formation, à la suite de la réforme de la formation en 2015 –, les OPCO (opérateur de compétence, ex OPCA, organisme paritaire agréé), les VAE (validation des acquis de l’expérience) et les certifications, la gestion des formations peut vite se transformer en casse-tête ! Handirect vous explique pourquoi et comment optimiser la gestion de la formation.
Pourquoi la gestion des dossiers de formation est-elle incontournable ?
Que vous ayez ou non mis en place un plan de formation, tout employeur a l’obligation légale de garantir à ses employés un droit à la formation. Cette obligation vise plusieurs objectifs :
– Elle doit aider les salariés à s’adapter aux changements éventuels, qu’ils soient technologiques, organisationnels ou dus à l’évolution de leur poste de travail.
– Elle doit veiller au maintien des capacités de ses employés à occuper leur emploi.
– Elle doit permettre à tout travailleur de prendre un nouvel emploi dans le cadre d’un reclassement ou d’une reconversion professionnelle.
Bien entendu, les actions de formations sont aussi obligatoires si elles sont incluses dans votre convention collective ou si elles sont mentionnées dans le contrat de travail du salarié.
Gestion administrative de la formation : un défi pour les entreprises
La formation est indispensable au développement des compétences de vos employés. Son suivi, quant à lui, repose sur différentes missions :
– Vous devez dans un premier temps collecter les données et les mettre à jour dans votre base de données.
– Vous devez centraliser ces données. Or, ces dernières émanent le plus souvent de plateformes et d’organismes différents.
– Enfin, vous devez être en mesure d’analyser ces données et d’en tirer les évaluations nécessaires.
L’employeur doit donc jongler avec chaque demande de formation, chaque demande de financement, chaque certification professionnelle obtenue, le suivi des heures de formation effectuées sur le temps de travail, les attestations de présence, le suivi des connaissances et compétences, le renouvellement des parcours de formation, etc.
Optimiser la gestion des formations grâce à l’externalisation
De plus en plus d’entreprises ont recours à l’externalisation RH pour la gestion des dossiers de formation. En effet, le processus est souvent lourd et chronophage, et la sous-traitance RH permet de déléguer des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Un prestataire externe peut ainsi prendre en charge pour vous :
– Les inscriptions de vos salariés en échangeant directement avec eux pour connaître leurs disponibilités.
– La saisie des données dans un logiciel SIRH ou toute autre base de données choisie par vos soins.
– La transmission des convocations.
– La gestion complète du dossier pour les formations externes, de la récupération du programme de formation à la demande de financement, en passant par la convention de formation et la feuille de présence.
– La gestion de la facturation auprès des organismes de formation.
– Etc.
Quels avantages à l’externalisation RH pour les dossiers de formation ?
Faire appel à un prestataire externe expert dans la gestion des dossiers de formation permet à votre entreprise :
– D’avoir accès à une expertise professionnelle forte dans ce domaine. Un sous-traitant spécialisé peut ainsi vous prodiguer des conseils et vous aider à améliorer l’ensemble de votre processus de développement des compétences.
– De disposer d’outils et de technologies de pointe, sans avoir à investir. Votre prestataire peut ainsi mettre à votre disposition un logiciel SIRH ou une base de données, avec vos propres identifiants et accès.
– De réduire vos coûts, que ce soit sur les outils ou sur le personnel dédié, qu’il met à votre disposition sans que vous ayez besoin de recruter ou de former vos salariés, justement.
Enfin, la formation professionnelle en France est loin d’être linéaire dans bon nombre d’entreprises. Les besoins en matière de formation peuvent fluctuer, avec des périodes chargées et d’autres, plus calmes. Avoir recours à la sous-traitance RH pour la gestion des dossiers de formation permet de contourner cette problématique. Ceci est d’autant plus vrai que votre masse salariale est élevée.
Les enjeux d’une bonne gestion de la formation
Les formations professionnelles sont importantes pour vos salariés. Elles valorisent leur parcours professionnel et sécurisent leur avenir professionnel. Mais, elles sont aussi très importantes pour les employeurs, ce pour plusieurs raisons :
– La formation continue permet à l’entreprise de se conformer aux exigences légales et à la réglementation stricte qui auxquelles sont soumises de nombreuses sociétés. Ainsi en est-il des formations SST (sauveteur secouriste du travail), l’habilitation électrique ou la formation incendie, par exemple. Un suivi rigoureux de la gestion des dossiers de formation vous permet d’éviter les oublis, par exemple.
– Assurer une gestion des formations efficace vous aide mieux développer les compétences de vos employés et à identifier les lacunes éventuelles afin de les corriger en faisant suivre une action de formation aux concernés.
– Enfin, en optimisant la gestion administrative de la formation, vous pouvez vous appuyer sur celle-ci lors des évaluations de la performance de vos salariés. Des dossiers complets offrent en effet une base pour analyser les compétences acquises et leur mise en pratique au quotidien. Cela vous permet aussi de mieux évaluer l’efficacité des différents dispositifs de formation.
Bien choisir son spécialiste en sous-traitance RH
Avant de confier la gestion des dossiers de formation de votre entreprise à un prestataire, vérifiez bien qu’il satisfait aux 3 critères suivants : expertise, réputation et sécurité des données. Handirect propose ses services en externalisation RH depuis plus de 28 ans. Vous êtes intéressé ? Prenez contact avec nos équipes pour échanger sur votre projet !
