Chronophage et fastidieuse, la saisie de données est pourtant une étape indispensable pour une entreprise. Elle permet en effet de satisfaire à l’obligation légale de conservations des données, mais aussi un gain de temps phénoménal dans le traitement des données grâce à l’harmonisation. Pourtant, que vous partiez d’une transcription manuelle ou de données alphanumériques sur différents outils bureautiques, saisir des données est long et ingrat. C’est là qu’intervient le prestataire de saisie. Handirect vous explique comment procéder pour passer à la sous-traitance sans accroc.
La saisie de données, qu’est-ce que c’est ?
La saisie de données consiste en une saisie informatique de données variées dans des outils bureautiques comme un tableur Excel, un logiciel de traitement de texte ou dans les bases de données d’un CRM (Customer Relationship Management). Les opérateurs ou opératrices de saisie vont ainsi collecter, retranscrire et mettre en forme les données issues d’un document papier? d’un pdf ou d’un support informatique. Cette tâche peut aussi inclure la retranscription de comptes-rendus et la numérisation de documents. Elle est incontournable, à l’heure de la dématérialisation, pour instaurer un système d’information performant.
Généralement effectuées au clavier, les saisies font l’objet d’une mise en forme et d’une indexation pour que les données collectées puissent être retrouvées en un clin d’œil, dans une base de données clients par exemple. Il s’agit donc d’une saisie manuelle qui requiert un savoir-faire rigoureux, car tout écart commis à la saisie peut entraîner des problèmes dans toute la chaîne de gestion des données, notamment pour l’exploitation des données informatiques.
Saisir les données concerne de nombreux types de documents, y compris en big data (données massives et variées) :
– Enquêtes,
– Coupons,
– Questionnaires,
– Formulaires,
– Annuaires,
– Fiches produits,
– Etc.
Externaliser la charge de travail avec un prestataire de saisie : les avantages
Si la saisie de data est récurrente dans certains domaines, comme en comptabilité et en finance, les entreprises doivent aussi parfois faire face à des pics d’activité, suite à une campagne de mailing par exemple. Le workflow, ou flux de travail, est donc irrégulier. Les entreprises doivent parfois faire face à une montée en puissance de l’enregistrement des données, ce qui n’est pas sans conséquences sur la charge et l’environnement de travail des employés en CDI à temps-plein.
Par ailleurs, la gestion des données – des travaux de saisie à l’archivage en passant par l’indexation – demande des compétences en gestion administrative que tous les employés d’une entreprise ne possèdent pas forcément. Ceci entraîne par conséquent des coûts, que ce soit pour de la formation en interne ou pour une mission d’intérim avec du personnel qualifié.
Confier les tâches de saisie à un prestataire de saisie des données permet de résoudre cette problématique en confiant vos missions à des opérateurs de saisies experts. Déjà formés, ces professionnels sont compétents sur tous types de supports et d’après n’importe quelles sources de données. Que vous ayez l’habitude de travailler avec la suite bureautique Microsoft, avec LibreOffice, avec OpenOffice ou avec des outils informatiques plus spécifiques, une opératrice de saisie peut prendre en charge toutes les tâches de saisie.
L’externalisation de la saisie de données pour vous, c’est :
– Gagner du temps
– Vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier
– Prendre une assurance sur la qualité des données saisies.
Comment choisir votre prestataire de saisie de données
Vous êtes convaincu-e que la prestation en saisie de données est votre solution, mais vous ne savez pas par où commencer ? Handirect vous révèle les critères clés à prendre en compte avant de faire votre choix.
Le prix : un critère à manipuler avec précaution en saisie informatique
C’est le nerf de la guerre, bien sûr ! Mais attention à ne pas placer le curseur sur le seul aspect économique. En effet, vous pourriez bien déchanter si vous allez systématiquement au moins cher ! Sur le marché de la saisie de données, la concurrence est rude et l’activité offshore à l’étranger propose des tarifs hyper compétitifs. Toutefois, qu’en est-il de la qualité du travail, de la confidentialité et de la sécurité des données ? Ces aspects sont fondamentaux, car ils engagent votre responsabilité. Mieux vaut payer plus cher, mais avoir des garanties sur ces aspects.
Préférez un contrat solide sur les aspects légaux de la gestion des documents administratifs
RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), secret professionnel, propriété intellectuelle : soyez vigilant sur les clauses du contrat proposé pour la gestion de votre saisie de données. Le responsable du traitement s’engage-t-il bien sur la question du stockage et de la destruction des données traitées, par exemple ? Sur les délais ? Sur le non-transfert ? Sur la protection des données personnelles ? Le contrat présenté doit être sérieux et complet, pour la protection des données comme pour celle de votre entreprise.
Handirect : spécialiste des tâches administratives, de la saisie au Back Office
Entreprise Adaptée reconnue, employant 75% de personnes en situation de handicap, Handirect met à votre disposition son savoir-faire et son sérieux dans le domaine de la saisie de données. Certifiée ISO 9001, l’entreprise vous garantit une saisie de documents experte et une relation riche et humaine. Alors, gagnez du temps en gestion administrative et participez à l’insertion des personnes en situation de handicap, avec Handirect !
