Bien que fondamentale dans la vie d’une entreprise, la gestion administrative du personnel couvre un ensemble de missions qui peuvent s’avérer complexes et chronophages au quotidien. Gestion des visites médicales, suivi des congés payés ou des absences, notes de frais, réponses aux candidatures suite aux offres d’emploi, élections du personnel : la gestion des ressources humaines comprend une longue suite de tâches et un suivi administratif fastidieux. Heureusement, un prestataire spécialisé en assistance administrative aux entreprises et en sous-traitance RH peut vous aider.
Zoom sur les missions de gestion administrative du personnel
La gestion administrative du personnel représente donc un domaine clé au sein d’une entreprise. Mais, de quoi s’agit-il exactement ? Eh bien, en fait l’administration du personnel couvre l’ensemble des missions suivantes :
– Le recrutement et l’embauche :
La phase des recrutements comprend la gestion prévisionnelle des emplois, la rédaction de l’offre d’emploi, sa diffusion et les réponses aux courriers des candidats.
Celle des embauches concerne la préparation du contrat de travail du nouveau collaborateur, la collecte de certains justificatifs et documents, la déclaration préalable à l’embauche auprès des organismes sociaux, la visite médicale, la souscription à la mutuelle, etc.
– Droit du travail et législation sociale :
Le contrat doit être précis. Durée, horaires, rémunération, éléments variables et spécificités éventuelles, clauses : vous devez vous assurer que tout est conforme aux obligations légales.
De la même manière, le droit à la formation professionnelle, la gestion des carrières, les congés ou encore la rupture du contrat de travail sont strictement encadrés.
– Gestion de la paie et suivi des avantages :
Les rémunérations doivent apparaître précisément sur les bulletins de paie : heures travaillées, primes, congés payés, indemnités, cotisations sociales, mutuelle, etc.
Le service Ressources Humaines gère aussi les avantages sociaux, tels que la complémentaire santé justement, mais également le régime de retraite et tout autre dispositif mis en place par l’entreprise.
La gestion administrative du personnel implique enfin le suivi des dossiers de chaque salarié, de la validité de ses coordonnées aux formations qu’il a suivies, en passant par l’évaluation des performances et tout ce qui peut le concerner.
Externalisation administrative : tout savoir sur l’accompagnement RH spécialisé
Toutes ces missions de gestion administrative du personnel exigent une précision et un suivi drastiques. Les tableaux de bord et le reporting deviennent alors des armes indispensables, que vous soyez une grande entreprise ou une PME-PMI.
Les tâches administratives possibles à déléguer en sous-traitance RH
En faisant appel à un prestataire externe, vous pouvez alléger tout ou partie des missions suivantes de la gestion administrative du personnel :
– Déléguez les tâches courantes de la gestion RH, avec la transcription des procès-verbaux du comité social et économique (CSE) ou des comptes-rendus de réunions, la gestion des candidatures et des réponses, l’organisation des élections du personnel, l’aide au sourcing de stagiaires ou le suivi de la complétude des dossiers du personnel.
– Confiez la gestion des notes de frais, de l’enregistrement des documents reçus à leur classement, en passant par la saisie des données, le contrôle des justificatifs, le contrôle des montants de TVA à récupérer, le reporting et le suivi des anomalies.
– Sous-traitez la gestion des visites médicales : inscription dans votre service de santé au travail inter-entreprises (SSTI), gestion des rendez-vous, relances, gestion des non-présentations, collecte des attestations, reporting, pointage et règlement des factures.
– Externalisez différentes tâches et laissez votre prestataire assurer la gestion RH administrative pour vous ! Le spécialiste collecte et saisit les données (heures, arrêts maladie, congés, tickets restaurant, etc.) dans votre logiciel de gestion SIRH ou peut parfois développer un outil personnalisé pour vous aider. Et là encore, il vous propose reporting et suivi des anomalies éventuelles, et met en place les actions correctives que vous envisagez.
Les avantages de la sous-traitance administrative RH
Les avantages de l’externalisation de la gestion administrative du personnel peuvent être résumés en 3 idées essentielles : gain de temps, gain d’argent et expertise. Handirect vous explique comment.
– Gagner du temps grâce à un prestataire : en déléguant des tâches chronophages, vous libérez votre service RH ou votre assistant RH et lui permettez de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée que le simple métier de gestionnaire. De plus, un sous-traitant expert maîtrise les outils technologiques les plus performants. Ceci lui permet de vous proposer des solutions automatisées pour certains aspects du processus RH.
– Gagner de l’argent, mais comment ? Tout simplement parce qu’un spécialiste en gestion administrative du personnel offre des ressources dans lesquelles vous n’avez plus besoin d’investir. Que ce soit en termes de recrutements ou d’outils, il fait pencher la balance opérationnelle en votre faveur ! De plus, si vous optez pour une entreprise adaptée, un ESAT ou un TIH (travailleur indépendant handicapé), vous obtiendrez une attestation annuelle justifiant de vos dépenses déductibles de la contribution Agefiph.
– Gagner en expertise avec votre sous-traitant : si vous optez pour un véritable expert en accompagnement RH, vous réduisez considérablement les risques d’erreurs de saisie par exemple. Travaillant avec de nombreux clients, il est par ailleurs rompu aux différents process RH et saura vous proposer les meilleures solutions à chaque étape, qu’il s’agisse de l’élaboration d’un livret d’accueil ou pour le choix d’un nouveau logiciel de paie, par exemple. Enfin, un professionnel compétent se tient souvent au courant des évolutions du droit social et du droit du travail, restant en veille juridique permanente.
Les critères de choix d’un prestataire en externalisation Ressources Humaines
Si vous souhaitez confier tout ou partie de votre gestion administrative du personnel à un sous-traitant, vous devez veiller à plusieurs critères avant d’arrêter votre choix. Ainsi, assurez-vous que le prestataire possède une solide expérience dans ce domaine et qu’il est apprécié de ses clients existants. Par exemple, Handirect exerce depuis 28 ans dans toute la France et se réjouit d’une clientèle toujours plus satisfaite, année après année… Alors, ça vous dit ? Contactez-nous sans plus tarder pour un devis !
