Vous le savez : la performance d’une entreprise dépend en bonne partie du bien-être et de la santé de ses salariés. Le planning et les rendez-vous avec la médecine du travail sont au cœur de ce sujet stratégique… Même si cette tâche peut s’avérer complexe, chronophage et coûteuse. La solution ? L’externalisation de la gestion des visites médicales, qui connaît un succès croissant ! Handirect Nantes vous dévoile tout sur ce système de délégation, qui comporte de nombreux avantages pour votre structure.
Pourquoi externaliser la gestion des visites médicales ?
Externaliser la gestion des visites médicales permet à l’entreprise de gagner du temps et de l’efficacité sur l’organisation de ses plannings. Surtout : c’est une solution idéale pour se focaliser sur d’autres sujets.
Réduction des charges administratives
L’externalisation permet aux entreprises de se décharger des tâches administratives liées à l’organisation des visites médicales. Cela inclut la planification des rendez-vous, la coordination des rappels, et la gestion des documents administratifs. En confiant cette responsabilité à des experts, les entreprises peuvent économiser du temps et des ressources précieuses.
Assurer la conformité légale
Les entreprises sont soumises à un certain nombre de réglementations en matière de santé au travail. L’externalisation garantit que chaque visite médicale est effectuée en conformité avec les normes légales en vigueur.
Par exemple, saviez-vous qu’il existe différents types de rendez-vous médicaux, chacun impliquant ses propres obligations ? Citons notamment :
- La visite d’information et de prévention (VIPi)
- La visite médicale périodique :
- La visite médicale de reprise :
- La visite médicale de mi-carrière :
Bon à savoir : Handirect Pays de la Loire accompagne les entreprises dans la bonne réalisation de ces différentes entrevues. Nos services de gestion RH des salariés à Nantes et à Angers se positionnent comme l’intermédiaire entre la structure, les collaborateurs et le centre médical (SSTI).
Focus sur le cœur de métier
En externalisant la gestion des visites médicales, les entreprises peuvent se concentrer sur leur activité principale. Cela leur permet d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de consacrer davantage de ressources au développement de leur entreprise.
Amélioration de la productivité
Une délégation de l’organisation des rendez-vous garantit une meilleure productivité des employés. Les visites sont programmées de manière optimale, réduisant ainsi les absences non planifiées et permettant aux collaborateurs de se concentrer sur leurs tâches principales.
Bon à savoir : les chiffres de l’absentéisme de 2022 révèlent que près de 42 % des salariés se sont vus prescrire un arrêt de travail cette année-là. L’épuisement professionnel, la négligence de la QVT, les burn-out, brown-out, bore out, et autres troubles psychologiques sont accentués par la difficulté des entreprises à gérer correctement la gestion de ces agendas.
Comment se passe la délégation de la gestion des plannings ?
Le sujet est sensible, puisqu’il touche à la santé des individus, aux obligations légales de l’entreprise, à la productivité… Et en tant qu’entreprise adaptée, Handirect Nantes connaît bien l’affaire. Nous utilisons donc un processus méticuleux et précis pour optimiser la gestion des rendez-vous médicaux :
1. Adhésion et inscription de vos salariés dans les SSTI
Pour commencer, nous assurons l’adhésion de vos salariés aux Services de Santé au Travail Interentreprises (SSTI) pertinents. Cela garantit leur accès aux visites médicales requises conformément à la réglementation en vigueur.
2. Proposition de créneaux aux salariés via notre outil intuitif
Nous mettons à disposition un outil convivial qui présente aux salariés les créneaux disponibles pour leurs visites médicales. Chaque employé reçoit un lien d’inscription par e-mail, simplifiant ainsi le processus de choix des dates et heures qui leur conviennent le mieux.
3. Confirmation des rendez-vous par mail et par SMS
Une fois que les salariés ont choisi leurs créneaux, nous envoyons des confirmations de rendez-vous par e-mail et par SMS pour nous assurer qu’ils sont informés de manière proactive et qu’ils ne manquent pas leurs visites médicales.
4. Relance proactive des salariés
Nous comprenons que la vie professionnelle peut être trépidante, c’est pourquoi nous mettons en place des rappels réguliers par e-mail et téléphone pour garantir que les salariés n’oublient pas leurs rendez-vous. Cela contribue à minimiser les absences non planifiées et à maintenir la productivité.
5. Gestion efficace des non-présentations
En cas de non-présentation, nous gérons cette situation de manière professionnelle. Nous coordonnons la reprogrammation des rendez-vous et veillons à ce que les employés ne manquent pas leurs visites médicales essentielles.
6. Récupération des attestations de suivi
Nous nous assurons que toutes les attestations de suivi médical sont récupérées et gérées en temps opportun, de sorte que votre entreprise dispose des documents requis pour rester en conformité avec la réglementation.
7. Transmission de rapports de suivi administratif
Nous fournissons un service de reporting complet, avec des rapports mensuels ou hebdomadaires, selon vos préférences. Ces rapports vous offrent une visibilité totale sur le statut de la gestion des visites médicales au sein de votre entreprise.
8. Pointage, contrôle et règlement des factures des SSTI
Enfin, nous nous chargeons de pointer, contrôler et régler les factures des SSTI pour vous assurer que les montants facturés sont corrects en fonction de la masse salariale et du nombre de visites, simplifiant ainsi la gestion financière.
En résumé ? Confier la gestion des visites médicales à Handirect Nantes, c’est bénéficier d’un processus transparent, de la conformité légale, et d’une planification simplifiée de bout en bout. L’idéal pour libérer vos ressources internes pour des tâches plus stratégiques !
Handirect Nantes : votre partenaire de proximité pour fluidifier vos plannings collaborateurs
Nos équipes de Nantes et Angers partagent les mêmes valeurs : des services tournés vers l’humain avant tout, et qui répondent véritablement au besoin de leurs clients.
Une gestion humanisée
Qui dit planification et gestion ne dit pas forcément déshumanisation… Bien au contraire ! En tant qu’entreprise adaptée en Pays de la Loire, nous faisons quotidiennement du bien-être de nos salariés une priorité, et nous appliquons cette logique dans nos services.
Des services de proximité
En conformité avec nos actions RSE à Nantes, nous créons un lien de confiance systématique avec nos clients et nos partenaires. À ce sujet, que ce soit dans l’externalisation de la gestion RH, dans les services de mailing postal, ou dans l’impression et la reprographie, nous croyons fermement qu’une bonne connaissance de l’interlocuteur permet d’identifier ses besoins pour mieux y répondre.
Si vous décidez d’externaliser la gestion des visites médicales à un spécialiste comme Handirect Nantes, vous posez les fondements d’une organisation plus solide et efficace. Épargnez-vous les longues heures d’organisation des agendas et concentrez-vous plutôt sur le plus important : la réussite de votre entreprise !
