Pratique de plus en plus courante dans le monde de l’entreprise, l’externalisation administrative consiste à déléguer tout ou partie de vos tâches administratives et de vos tâches comptables à un prestataire externe. Travaux de secrétariat simples ou gestion de la facturation, quelles sont les tâches concernées par cette sous-traitance administrative ? Quels avantages lorsque vous décidez d’externaliser ? Comment choisir parmi les prestataires celui qu’il vous faut ? Handirect explore pour vous ce sujet sous toutes ses coutures !
Zoom sur les tâches possibles en externalisation administrative
L’externalisation administrative peut concerner un grand nombre de missions, qu’il s’agisse de tâches administratives ou de tâches comptables. Voici un tour d’horizon de tout ce qu’un sous-traitant peut vous proposer en la matière.
Les tâches administratives en contrat de prestation
Les services administratifs externalisés sont très variés. Ils peuvent intervenir dans les domaines principaux suivants :
– Le support administratif et les tâches courantes telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, la gestion du courrier, la réception des courriers électroniques, l’organisation de réunions, le suivi sur les tableaux de bord, la rédaction de comptes-rendus, etc.
– L’administration des ressources humaines avec la gestion des congés payés et des bulletins de paie, le back-office sur les recrutements ou les actions de formation, la préparation des élections du personnel, etc.
La dématérialisation des documents et l’archivage, de la numérisation à la sauvegarde, en passant par l’indexation et le classement.
Des tâches chronophages qui, une fois externalisées, permettent à votre assistante de direction ou à vos secrétaires de gagner du temps et de se recentrer sur le plus important.
Les tâches comptables en sous-traitance
Côté comptabilité, il ne faut pas confondre l’externalisation administrative et les services d’un expert-comptable. La sous-traitance concerne bien ici les tâches de base de la gestion financière, à savoir :
– En comptabilité générale : la saisie des données, l’enregistrement des pièces comptables, la gestion des attestations de vigilance et des attestations DOETH, etc.
– En facturation et recouvrement : la gestion des factures fournisseurs ou clients, le suivi des paiements, la gestion des litiges et le recouvrement des impayés, etc.
Pour une administration fiscale à proprement parler, c’est bien vers un cabinet d’experts-comptables qu’il faudra vous tourner et non vers la sous-traitance administrative.
Externalisation service administratif : quels sont les avantages ?
Pourquoi tant d’entreprises font-elles le choix de l’externalisation administrative ? Parce qu’elles recherchent un soutien administratif, justement, vous dites-vous peut-être. Et c’est en effet le cas. Mais, au-delà de cette aide administrative, sous-traiter ces tâches apporte de nombreux avantages, tels que :
– La réduction des coûts liés à l’embauche, notamment les charges sociales, mais aussi les frais liés à la formation.
– La réduction des coûts opérationnels : locaux, outils bureautiques, etc.
– La concentration des équipes sur des tâches à haute valeur ajoutée puisque celles-ci bénéficient d’un gain de temps en n’ayant plus à assumer ces missions de base.
– La continuité du service et la tranquillité d’esprit, car plus besoin de gérer les absences du personnel.
– Une flexibilité accrue, qui permet à l’entreprise de mieux s’adapter aux tendances : l’externalisation administrative peut être revue à la baisse ou à la hausse en cas de baisse ou de croissance de l’activité.
– L’accès à des conseils d’experts puisque les sous-traitants possèdent des compétences spécialisées et peuvent faire profiter leurs clients de leurs connaissances étendues.
– L’accès à des technologies avancées, utilisées dans le cadre des prestations de services proposées.
– La fiabilité et la réduction des risques d’erreurs, avec l’intervention de professionnels qui connaissent sur le bout des doigts les réglementations et les formalités administratives, et qui savent identifier les faiblesses potentielles et les actions correctives à mettre en place.
Les avantages liés à l’externalisation administrative sont donc très variés et interviennent à différents niveaux de la vie des entreprises. Avant de confier la gestion de vos tâches administratives et comptables à un prestataire, il faut toutefois vous assurer de choisir le bon…
Les critères de choix d’une bonne prestation administrative
Si le prix a toujours son importance en externalisation administrative, attention aux prestations offshore ! En effet, la sécurité des données n’est pas toujours au rendez-vous avec cette sous-traitance à bas coût. Expérience, capacités d’adaptation, réputation et bon relationnel devront être votre leitmotiv pour trouver un sous-traitant hors pair. Depuis presque 30 ans, Handirect met son savoir-faire en prestation administrative au service de clients satisfaits. À quand votre tour ?
