Les secrétaires sont des personnes qui assistent une ou plusieurs personnes dans leurs tâches professionnelles quotidiennes. Il peut s’agir de la gestion du courrier, des communications téléphoniques, des prises de rendez-vous et autres tâches administratives.
Le rôle du ou de la secrétaire a beaucoup évolué sur ces dernières années et les secrétaires sont aujourd’hui des personnes très polyvalentes. Les secrétaires de Direction sont les bras droits des patrons. C’est un vieux métier qui remonte au temps des pharaons ! A cette époque, les scribes instruits et sachant écrire faisaient office de secrétaire ! Aujourd’hui, les secrétaires continuent à rédiger, gérer des courriers et des emails, s’occuper des rendez vous et de l’agenda, trier et organiser les documents et dossiers.
Quelles compétences faut il avoir pour devenir secrétaire ?
Les secrétaires, véritables assistants administratifs, doivent être ordonnés et rigoureux, avoir une bonne maitrise de la langue française, faire preuve de réactivité et de discrétion. Ce sont des personnes de confiance. Evidemment, les secrétaires maitrisent les outils bureautiques, les logiciels des entreprises et internet. Les secrétaires assistants travaillent dans tout type d’entreprises, d’administrations ou d’associations.
Mais comment devient-on secrétaire ?
Les entreprises cherchent souvent des titulaires d’un BTS, voir plus (licence professionnelle). Maitriser une langue étrangère (souvent l’anglais) est un plus. De nombreux BTS amènent vers ces métiers : Gestion de PME/PMI, Support à l’action managériale, comptabilité gestion, management commercial opérationnel.
Même si le métier reste très féminin, il tend à se masculiniser même si ce métier restait exercé par 97.2% de femmes en 2016 selon l’INSEE. Un secrétaire administratif peut aussi se spécialiser dans le médico-social, le juridique, la technique, la comptabilité….
Quelle est la différence avec un assistant administratif ?
Le rôle de l’assistant administratif est d’assurer la gestion interne de l’entreprise, de gérer les dossiers, de travailler sur les logiciels et les process de l’entreprise. Ses missions sont ponctuelles ou régulières. Il est vrai que ses tâches sont souvent répétitives. Et cette répétitivité est appréciée par certaines personnes.
L’assistant administratif travaille souvent pour plusieurs personnes et ne gère pas l’agenda d’un directeur. Il/elle s’occupe plutôt de tâches correspondant aux process métier. Son rôle est fondamental pour la bonne gestion de l’entreprise. Sans elle/lui, l’entreprise voit sa gestion malmenée. Il/elle travaille comme salarié(e) pour une entreprise ou une administration et peut aussi être indépendant et intervenir ponctuellement. Toutes les entreprises ont des tâches administratives à réaliser, plus ou moins complexes et dans tous les services : Ressources Humaines (RH), comptabilité etc.
