Système d’information, gestion des ressources humaines, service informatique, comptabilité, services généraux : les opérations d’externalisation sont devenues un levier incontournable pour les entreprises. Dans cette optique, la sous-traitance administrative connaît un essor croissant. Pourquoi ? Parce que les services administratifs aux entreprises proposés par un prestataire externe offrent de nombreux avantages. Handirect décortique pour vous 5 raisons convaincantes de sauter le pas et d’externaliser.
Externalisation et gestion administrative : une réduction des coûts
Bien sûr, dans le monde professionnel, qu’il soit public ou privé, l’argent est le nerf de la guerre. Mais, le recours à l’externalisation des services a un prix, nous direz-vous ! En ce cas, comment la sous-traitance administrative pourrait-elle s’avérer intéressante pour un chef d’entreprise ? Eh bien, parce qu’au bout du compte, cet investissement externalisé vous permet en réalité de gagner de l’argent.
En effet, une prestation externalisée des services administratifs, avec un prestataire spécialisé, signifie :
– Une économie sur les salaires et les charges sociales de votre masse salariale, qui aurait assumé les tâches administratives sous-traitées
– La réduction des coûts opérationnels liés aux infrastructures et aux équipements nécessaires à une gestion administrative optimale
Cette optimisation des dépenses ouvre alors le champ des possibles pour une réallocation de ces budgets vers des postes plus stratégiques pour votre entreprise, à forte valeur ajoutée. Un premier et un excellent point pour une opération d’externalisation, n’est-ce pas ?
Gagner du temps grâce à la sous-traitance administrative
Que font vos salariés lorsqu’ils se concentrent sur le back-office ? Sur la gestion documentaire, la numérisation, la saisie de données, le classement, par exemple ? Ils n’avancent pas sur le reste ! Cette présentation ultra-importante que vous leur avez demandée pour le prochain comité de direction. Ce nouveau cahier des charges pour le développement du projet clé, qui pourrait tout changer. Tout ceci sans parler du temps passé à recruter, former et motiver le personnel sur certaines tâches essentielles, mais ô combien chronophages !
Le choix de l’externalisation libère du temps pour tout le monde au niveau administratif : pour vos employés, pour les ressources humaines et pour votre entreprise en général, qui gagne en compétitivité. Donc, vive les tâches externalisées !
L’amélioration des process qualité fait aussi partie des avantages de l’externalisation
Dématérialisation, impact environnemental, confidentialité : les obligations des grandes entreprises, comme des PME et TPE, sont nombreuses. Assurer la conformité légale et la responsabilité environnementale de votre société repose sur un ensemble de process métiers et de procédures. Or, opter pour un contrat d’externalisation avec un sous-traitant expert participe à améliorer ces nombreux process.
En effet, les sous-traitants en externalisation administrative assurent en général pour vous :
– Une veille juridique et règlementaire (normes ISO, fiscalité, RSE, politique de confidentialité, etc.)
– Une application de ces nouvelles règles et normes dans vos procédures et votre gestion administrative, grâce à une excellente réactivité
Ceci vous permet donc de prévenir au maximum le risque de pénalités et de sanctions en cas de manquement à la suite d’une évolution réglementaire. Et en bonus : sachez que la plupart des différents prestataires extérieurs s’engagent sur des pratiques durables grâce à une gestion écoresponsable… Encore une bonne raison de prendre la décision d’externaliser !
Innovation et outils de pointe : le bonus de la prestation de services administratifs
Depuis le début des années 2000, les technologies et les outils indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise sont en constante évolution. À peine avez-vous investi dans un nouvel équipement qu’il est dépassé, à moins d’y consacrer un budget considérable ! Et la problématique est la même pour à peu près tout : les logiciels, les plateformes, les systèmes de gestion, etc. Rester à la pointe coûte cher.
Sur ce point, les avantages des solutions d’externalisation ne sont pas les moindres ! En décidant de confier vos tâches administratives à des sous-traitants spécialistes, vous avez accès à du matériel et des technologies avancées, sans avoir à vous soucier de la mise à jour ou de la maintenance de ces équipements dernier cri. En effet, ces investissements constituent le cœur de métier de votre prestataire extérieur, qui les met à votre disposition dans le cadre du contrat de sous-traitance.
L’externalisation de services pour booster le bien-être et les compétences en interne
Le dernier des avantages de l’externalisation de vos services administratifs ? Les bénéfices pour vos salariés ! Vous trouvez cela surprenant ? Pourtant, c’est bel et bien le cas. Sous-traiter les tâches ingrates, chronophages et répétitives participe à un mieux-être au travail pour vos employés et aide à booster leurs compétences.
L’équation est simple. Miser sur des contrats d’externalisation pour cette charge de travail ingrate permet à vos salariés de se recentrer sur leurs vraies missions, sans s’éparpiller dans cette gestion administrative. La conséquence ? Moins de stress, plus de satisfaction et un meilleur engagement personnel au sein de votre entreprise. Forcément, il n’y a rien de tel pour encourager la montée en compétences…
Externalisation de services administratifs : attention à bien choisir votre prestataire de services !
Il existe d’autres avantages de l’externalisation, tels que la réduction des délais de traitement, la flexibilité ou encore la gestion simplifiée de tous vos processus documentaires. Toutefois, quels que soient vos objectifs, la première étape dans votre projet d’externalisation est de veiller à bien choisir votre sous-traitant. Ainsi, l’externalisation offshore à bas coût s’avère souvent une véritable désillusion, tant au niveau de la qualité des prestations de services externalisés que des obligations légales. Alors, soyez vigilants et exigeants !
