Excès de vitesse, stationnement gênant ou interdit, non-paiement d’un stationnement payant, dépassement non règlementaire… La gestion des contraventions relève souvent du défi pour les entreprises ! Il faut identifier l’auteur de l’infraction, vérifier le montant de l’amende, respecter le délai de paiement ou, le cas échéant, contester en temps et en heure. La gestion des amendes peut vite tourner au casse-tête dans une flotte automobile d’entreprise. Afin de vous faciliter la vie, Handirect partage avec vous 7 astuces infaillibles qui vont vous changer la vie !
La gestion des contraventions : une obligation légale pour les employeurs
Attention : si avant les entreprises pouvaient payer une amende pour un collaborateur, la législation a changé depuis 2017. Ainsi, la gestion des contraventions implique aujourd’hui de désigner tout contrevenant, auteur d’infractions routières, aux autorités concernées (ANTAI) dans un délai de 45 jours maximum. Il s’agit là d’une obligation légale pour toutes les entreprises. À défaut, la sanction est une amende dont le montant peut atteindre 750€.
Astuce n°1 : pour une meilleure gestion des PV, centralisez les données de votre flotte
Cela peut sembler une évidence, mais une bonne gestion des contraventions passe avant tout par un suivi au cordeau de votre flotte entreprise. Ainsi, rassemblez dans une même base de données toutes les informations indispensables :
- La marque, le modèle et l’immatriculation du véhicule, avec copie de la carte grise
- Le nom du conducteur, sa date de naissance et ses coordonnées complètes
- La copie de son permis de conduire, avec son numéro et sa date de délivrance
- Si l’infraction commise concerne un véhicule de service, veillez à mettre en place une traçabilité draconienne des différents conducteurs
À noter : des logiciels existent pour vous simplifier la vie et automatiser la gestion des amendes.
Astuce n°2 : automatisez la gestion des délais de règlement des amendes
Une mauvaise gestion des contraventions peut entraîner des frais conséquents pour une entreprise. Afin d’éviter de payer une amende forfaitaire majorée pour retard ou défaut de non-paiement, mettez en place un système d’alertes ! Rappels automatiques dans un agenda électronique ou par l’intermédiaire d’une application dédiée, ce système vous permet de toujours respecter le délai de paiement de l’amende.
Astuce n°3 : optez pour la dématérialisation de la gestion des contraventions
Pour ne jamais rien louper, quoi de mieux que de recevoir vos PV en ligne et de tout piloter à distance ? Pour la gestion des contraventions, la dématérialisation permet de simplifier les démarches et de réduire le risque de perte de documents. Côté forces de l’ordre, fini le timbre-amende papier qui pouvait s’égarer et engendrer une majoration. Et côté entreprise, le suivi des amendes est simplifié, avec la possibilité de procéder à un télépaiement par carte bancaire.
Astuce n°4 : la gestion des amendes passe par la prévention
Vous souhaitez limiter l’ampleur de la gestion des contraventions dans votre société ? Rien de tel que la prévention pour y parvenir ! Mettez en place des actions de sensibilisation au Code de la route : respect des règles de stationnement et de dépassement, limitation de vitesse, port de la ceinture de sécurité, comportements attendus, etc. Communiquez aussi sur les risques encourus en cas d’infraction et de récidive : fourrière, retrait de points, suspension du permis, peine de prison… Mettez en place une car policy et transmettez un guide de bonnes pratiques à chaque conducteur.
Astuce n°5 : contester le règlement des amendes, si justifié
Une bonne gestion des contraventions consiste aussi à vérifier que celles-ci sont justifiées. Ainsi, toute amende ne doit pas toujours être réglée à l’aveugle ! Si vous pensez qu’une contestation s’impose, vous êtes en droit de le faire. Dans ce cas, rassemblez toutes les preuves nécessaires : témoignages, photos, etc. Puis, référez-vous à la procédure indiquée sur l’avis de contravention. Attention, vous avez un délai maximum de 45 jours pour contester l’amende ou la régler.
Astuce n°6 : mettre en place une veille juridique pour une meilleure gestion des PV
La législation et les règlements en matière de sécurité routière peuvent changer ! Cela peut concerner vos obligations comme celles de vos conducteurs. Afin de limiter les mauvaises surprises, tenez-vous au courant des différentes évolutions. La vitesse maximale en ville évolue ? Informez vos collaborateurs en amont. Les délais de paiement des amendes deviennent moins longs ou plus longs ? Votre service de gestion des contraventions doit le savoir !
Astuce n°7 : externaliser la gestion des amendes
Vous voulez gagner du temps et optimiser la gestion des contraventions dans votre entreprise ? Passez à l’externalisation ! Des prestataires spécialisés peuvent en effet tout gérer pour vous de A à Z : réception, vérification, suivi, contestation et règlement. Le bonus ? Ces experts suivent l’évolution des procédures et de la loi en temps réel. Vous êtes donc certain de ne plus rien louper !
