Connaissez-vous les 5 critères qui démontrent que l’externalisation administrative est la meilleure réponse aux besoins de remplacement de personnel ?
Prévue ou imprévue (vacances, congé parental, arrêt maladie, départ), l’absence d’un collaborateur crée instantanément une pression sur votre équipe. Avec pour conséquence un risque élevé de perturber la continuité de vos opérations. Dans ces moments critiques, l’externalisation administrative n’est pas un luxe ; c’est une stratégie de résilience indispensable.
1.Rapidité et Simplicité
Une Mise en Place Instantanée
La recherche d’un remplaçant en interne ou via un recrutement classique est un processus long et incertain. En optant pour l’externalisation administrative, vous bénéficiez de la disponibilité immédiate d’un personnel administratif qualifié.
- Zéro délai de recrutement : Le prestataire dispose déjà d’un vivier de profils prêts à être déployés.
- Intégration accélérée : Le collaborateur externe est expérimenté et habitué à s’adapter rapidement à de nouveaux environnements et outils.
2.Maîtrise des Compétences
Un Professionnel Immédiatement Opérationnel et Encadré
Le remplacement de personnel administratif exige de trouver quelqu’un qui possède les compétences spécifiques requises pour le poste : facturation, logistique, relation client.
- Un prestataire BPO (Business Process Outsourcing) met à votre disposition un agent administratif dont les méthodes de travail sont éprouvées et la performance garantie.
- Il délivre en parallèle une prestation de suivi et d’encadrement ce qui renforce la qualité et la fluidité de la prestation.
Vous assurez ainsi que les tâches administratives critiques sont prises en charge immédiatement, sans période de formation prolongée.
3.Flexibilité
Un Service adapté à Votre Besoin Précis
Pour une semaine de vacances ou pour un congé longue durée, le remplacement externe d’un agent administratif offre une souplesse inégalée.
- Adaptation du volume horaire : Vous définissez le temps de travail nécessaire (temps plein, mi-temps, quelques heures par semaine).
- Pas contraintes RH : Le prestataire gère l’intégralité du contrat de travail, les congés et les arrêts. Cela vous libère de la gestion administrative d’une embauche temporaire.
4.Continuité et Qualité du service
Témoignage de Thiriet Libourne, client d'Handirect Bordeaux
Le véritable indicateur de succès de l’externalisation administrative réside dans la capacité du personnel remplaçant à : non seulement maintenir les opérations, mais aussi à s’intégrer positivement à votre équipe.
Depuis 2020, Thiriet Libourne gère les absences prévues de son Assistante Administrative avec Handirect Bordeaux. Son témoignage illustre l’excellence que l’on peut attendre d’une externalisation administrative réussie dans un contexte de remplacement de personnel.
5.Engagement sociétal
Travailler avec une Entreprise Adaptée : un Double Bonus !
Faire le choix d’externaliser ses fonctions administratives à une Entreprise Adaptée (EA) comme Handirect Bordeaux ajoute une dimension sociétale et économique particulièrement pertinente.
Handirect Bordeaux emploie plus de 55 % de travailleurs touchés par le handicap au sein de ses effectifs. En plus de l’excellence opérationnelle assurée par son personnel, ce choix stratégique vous offre deux bénéfices importants :
- Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) : Vous contribuez activement à l’inclusion et à l’emploi des personnes en situation de handicap. Ainsi, vous renforcez positivement votre image de marque et vos engagements RSE auprès de vos clients, partenaires et employés.
- Aide à la Conformité Légale (OETH) : Le recours à une EA vous permet de réduire votre contribution à l’Obligation d’Emploi de Travailleurs Handicapés (OETH) ; une partie des montants facturés pour les prestations de services peuvent être déduits de votre contribution annuelle due à AGEFIPH ; vous alliez ainsi performance économique et engagement citoyen.
En conclusion
Transformez l'Urgence en Opportunités !
Vous l’avez compris, l’externalisation en cas de remplacement est bien plus qu’une simple « béquille ».
Un Agent Administratif Externe apporte sa rigueur, son professionnalisme et son état d’esprit positif. Il assure ainsi non seulement la continuité de vos opérations commerciales et comptables, mais aussi le maintien d’une excellente dynamique dans votre équipe.
Et si votre partenaire est une Entreprise Adaptée, vous êtes doublement gagnant puisque vous bénéficiez un levier sociétal et fiscal puissant.
Vous avez besoins d’externaliser des fonctions supports dans le Sud-Ouest ? Contactez nos agences Handirect Bordeaux et Handirect Tarn-Toulouse pour découvrir toutes nos solutions d’externalisation responsable, sur site ou dans vos locaux.
Handirect Bordeaux : 05 33 03 08 20
Handirect Tarn-Toulouse : 05 82 95 19 33