Essoufflement des bénévoles, complexité administrative, rush des rentrées… De nombreuses associations sportives font face aux mêmes défis vis-à-vis de leur back office administratif :
- L’organisation repose sur le bénévolat, avec des enjeux de disponibilité et de compétences sur des tâches administratives spécifiques.
- Le suivi des adhésions et de la comptabilité est lourd, complexe et chronophage.
- Assurer une continuité de service irréprochable sans alourdir la masse salariale est une nécessité absolue.
C’est précisément pour répondre à ces enjeux que le CAM Tennis Club de Bordeaux a externalisé son back office administratif (secrétariat) auprès d’Handirect Bordeaux durant toute la saison 2025-2026.
3 missions pour simplifier le quotidien du club sportif
Notre objectif principal était de simplifier le quotidien de l’ensemble des interlocuteurs (bureau, équipe pédagogique, adhérents) en garantissant une information fiable, structurée et sécurisée ; et surtout la continuité dans le traitement des demandes des adhérents.
Dans ce cadre, l’équipe Handirect Bordeaux a pris en charge intégralement trois tâches administratives : les relations avec les adhérents ; les inscriptions ; la gestion financière.
On vous partage le détail de chacune de ces tâches administratives, bien spécifiques à la gestion des clubs sportifs :
Relations quotidiennes avec les adhérents et permanence d’information
- Gestion des appels téléphoniques et des demandes par e-mail 5 jours sur 7
- Réponse aux questions relatives aux cours, tarifs, horaires, compétitions, etc.
- Information sur les événements, stages, tournois et animations
- Coordination entre les adhérents, les membres du bureau et les professeurs
Gestion des inscriptions
- Enregistrement des adhésions et réinscriptions (école de tennis, cours collectifs, cotisations)
- Collecte et vérification des dossiers administratifs (certificats médicaux, documents, paiements)
- Émission des licences FFT
Gestion financière courante
- Enregistrement des cotisations, paiements des stages, factures d’achats et autres opérations courantes, avec notamment la saisie de l’intégralité des lignes du relevé de compte dans l’outil du client
- Établissement des factures et reçus
- Interface entre les adhérents et la trésorière
Près de 1500 appels entrants gérés par Handirect Bordeaux
Sur une année, notre équipe Handirect Bordeaux a traité près de 1500 appels entrants pour répondre aux demandes d’information des adhérents du CAM Tennis Club :
- 482 appels de novembre 2025 à mars 2026
- Plus de 1 000 appels pendant la haute saison de mai à septembre 2026
- Septembre a été le mois le plus fort avec près de 400 appels pris en charge
Un process de gestion de back office administratif maîtrisé
Écoute des besoins – Analyse et optimisation des processus existants – Mise en place de nouveaux outils administratifs – Formation des agents – Encadrement et Contrôle Qualité.
Comme pour toute mission de sous-traitance, Handirect Bordeaux a pris en charge de A à Z le secrétariat du CAM Tennis Club.
Les compétences en gestion de process administratifs de l’agence, la rigueur des équipes, leur professionalisme et leur disponibilité ont été les principaux facteurs clés de succès de cette mission.
Quels bénéfices pour le club sportif ?
En externalisant son secrétariat à Handirect Bordeaux le CAM Tennis Club a gagné sur quatre fronts :
- Sécurité & Rigueur : Un suivi administratif et financier sans risque d’erreur ou de retard.
- Disponibilité : Les bénévoles et dirigeants ont pu se recentrer sur le projet sportif et la vie du club.
- Flexibilité & Continuité : Une permanence garantie tous les jours et un soutien renforcé au moment du pic d’activité de juin à septembre.
- Satisfaction des adhérents : Un accueil fluide, chaleureux et professionnel dès la prise de contact.
Un grand merci au CAM Tennis pour sa confiance tout au long de cette saison et son engagement solidaire !
- Contacter Handirect Bordeaux - Adeline Cutler : 05 33 03 08 20
- Découvrir le témoignage d'Eric Léonard, Président du CAM Tennis Bordeaux : ici