La relation client est un pilier du succès et de la prospérité de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) ! Et à ce titre, l’externalisation du courrier pourrait bien vous aider à faire la différence. En effet, le traitement du courrier entrant et sortant – et son efficacité – joue un rôle clé dans vos relations avec vos clients. Handirect vous propose de découvrir comment sous-traiter la gestion du courrier peut vous permettre de booster votre réactivité et d’améliorer la satisfaction de vos clients.
Externalisation du courrier : zoom sur l’impact d’une bonne gestion du courrier pour vos clients
Par courrier postal ou courrier électronique, les échanges avec vos clients représentent la base de votre professionnalisme et de votre communication. Or, si votre gestion du courrier arrivée et départ n’est pas optimale, c’est directement la qualité de vos relations avec vos clients qui en pâtit.
En effet, que se passe-t-il lorsque le colis tant promis ne parvient pas en temps et en heure à son destinataire dans sa boîte-aux-lettres ? Que se passe-t-il si vous ne répondez pas dans les délais légaux à l’expéditeur qui vous a envoyé un courrier recommandé ? Si vous avez perdu l’accusé de réception de votre propre lettre recommandée ? Si la traçabilité est mauvaise dans votre entreprise ? Si vous manquez de réactivité ? Eh bien, tout ceci nuit aux relations que vous entretenez avec vos clients et à la confiance qu’ils vous accordent.
À l’inverse, une gestion de courrier maîtrisée renforce la confiance et les relations avec vos clients. Dématérialisation, automatisation des flux, optimisation des tarifs postaux, bases de données à jour : autant d’axes sur lesquels l’externalisation du courrier peut vous aider à mieux traiter le courrier et améliorer la satisfaction de vos clients.
Les nombreux avantages de l’externalisation des services courrier
L’externalisation du courrier présente beaucoup d’avantages pour les entreprises ! Et ceux-ci ne concernent pas que la satisfaction client…
1- Sous-traiter la gestion du courrier : un véritable gain de temps !
Machines à affranchir professionnelles de grande capacité, machines de mise sous pli, tri : les prestataires externes possèdent du matériel adapté qui leur permet de traiter les envois en nombres ou les gros volumes de courrier à l’arrivée.
2- L’externalisation de la gestion du courrier pour maîtriser les coûts
Grâce à une excellente connaissance des différents opérateurs postaux et des tarifs postaux en vigueur, l’externalisation du courrier vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de gagner de l’argent. Même chose avec les consommables, comme les timbres-poste ou les enveloppes, qui sont gérés au millimètre.
3- Une gestion du courrier en entreprise tout en réactivité
Un prestataire externe garantit une gestion réactive de votre courrier. La lettre prioritaire, le recommandé avec accusé de réception ou encore la lettre suivie sont rapidement traités. Cette réactivité est primordiale pour la satisfaction de vos clients.
4- Une meilleure traçabilité pour votre gestion de courrier
Vous le savez : la traçabilité est le nerf de la guerre pour une bonne gestion du courrier en entreprise ! C’est d’ailleurs une essentielle d’une bonne communication avec vos clients. L’externalisation du courrier vous permet de bénéficier des outils les plus récents pour garantir un suivi fluide et transparent. Code-barres, QR code, indexation : tout est fait pour que votre visibilité soit totale, sur vos envois comme sur le courrier sortant et entrant.
5- Externalisation des services courrier = qualité au top !
Du fait de leur savoir-faire et leurs compétences, les prestataires délivrent un service de qualité. Que ce soit pour des colis, du routage courrier – expédition de brochures, par exemple – ou pour l’envoi de courriers recommandés, la même rigueur et le même soin sont appliqués. Les professionnels peuvent mettre à votre disposition des logiciels de GED (gestion électronique des documents) et les tenir à jour pour vous. Même chose pour les outils d’automatisation.
Les différentes solutions proposées en externalisation du courrier
Pour vous accompagner dans votre gestion quotidienne, l’externalisation du courrier peut consister en différents services :
– Dématérialisation : le prestataire procède à la numérisation de vos courriers, avec numéro de suivi et enregistrement afin d’optimiser l’accès aux données.
– Traitement des courriers entrants et des courriers au départ : mise sous enveloppe, tri, affranchissement, acheminement par La Poste, etc.
– Automatisation : mise à disposition de machines ou de logiciels pour améliorer les processus.
– Publipostage ou routage postal pour les envois de nombreux courriers ou colis.
– GED et archivage : solutions d’archivage et de stockage sécurisé pour vous permettre de tout retrouver facilement.
Toutes ces prestations peuvent vous être proposées en totalité ou en partie. Chez Handirect, nous établissons avec vous un projet sur mesure. Demandez un devis pour en avoir le cœur net !
Sous-traiter la gestion du courrier : le pari gagnant pour la relation client !
Avec l’externalisation du courrier, vous permettez à votre entreprise de réduire les délais, d’améliorer le suivi du courrier et d’optimiser votre communication. Autant d’aspects qui sont garants de votre professionnalisme et de votre image de marque. Vous voulez inspirer confiance à vos clients ? Pensez à sous-traiter la gestion du courrier !
