MySQL, SQL Server, Oracle Database, MongoDB ou même tout simplement Access ou encore Excel : des bases de données à jour sont essentielles pour la croissance d’une entreprise. Une redondance dans les informations et c’est potentiellement un courrier envoyé en doublon à votre prospect ! LA mise à jour est donc indispensable à une bonne gestion de la donnée. Afin de maintenir les données à jour dans vos bases, Handirect vous confie ses 7 meilleures pratiques en la matière.
Bases de données à jour : pourquoi la mise à jour est-elle essentielle ?
Maintenir vos bases de données à jour est fondamental pour plusieurs raisons. Ainsi, cela vous permet :
– De réaliser un ciblage optimisé de vos prospects lors de vos campagnes marketing.
– D’optimiser la fidélisation de vos clients en misant sur la personnalisation et le sur-mesure.
– De booster vos performances en gagnant du temps lorsque vous cherchez des informations et en réduisant les erreurs possibles.
– De mieux respecter vos obligations légales avec une gestion des données transparentes (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD) et la sécurisation des données sensibles.
– De soutenir votre chiffre d’affaires en participant à l’amélioration de votre taux de conversion et de vos différentes actions commerciales.
Les 7 bonnes pratiques Handirect pour maintenir les données à jour
La mise à jour des données est donc ultra bénéfique pour votre entreprise. Mais, encore faut-il que vous maîtrisiez les process pour le faire ! Heureusement, Handirect est un expert dans le domaine et vous donne les 7 clés indispensables pour maintenir les données à jour.
1- Pour une mise à jour des données efficace, pensez à les optimiser !
Eh oui ! Tout commence avec la saisie des données… Vous voulez toujours rester à la pointe de vos informations stockées ? Pensez normalisation dès les enregistrements ! Vous devez donc standardiser les formats de tout ce que vous conservez : noms, numéros de téléphones, adresses aux normes postales, etc. Si vous définissez des procédures claires pour cette étape au moment de créer une base de données, vous réduisez le risque d’erreur en réponse aux requêtes (query) et vous facilitez le nettoyage des données.
2- Bases de données à jour : mettez en place un planning !
Rien de tel pour maintenir vos bases de données à jour, que de nettoyer les données régulièrement. Vous voulez être efficace, éviter de perdre du temps ? Planifiez des mises à jour fréquentes et régulières : tous les trimestres, deux fois par an ou chaque année. À chaque fois, prévoyez la correction des informations erronées, la suppression des données obsolètes et même l’intégration de nouvelles données pertinentes. La gestion de base de données passe par la régularité !
3- Mise à jour des données rime avec conformité légale
Vous le savez, votre entreprise doit se conformer à des obligations règlementaires, notamment le RGPD. Des bases de données à jour doivent donc être en conformité avec les règles en termes de durée de conservation, de gestion des consentements, d’élimination des données non autorisées, etc. Afin de respecter ces obligations, mettez en place un suivi drastique de ces points et pensez à la veille juridique.
4- Adoptez le réflexe sauvegardes et répliques pour maintenir les données à jour !
Panne ou cyberattaque, vous n’êtes jamais à l’abri d’un problème qui viendrait endommager vos données stockées. Mettre à jour une base de données passe donc aussi par vous assurer d’avoir toujours une copie saine de celle-ci, un back-up exploitable en cas de problème. Un virus peut tout vous faire perdre tout ou partie de votre stockage de données. Une réplication sur différents serveurs peut vous sauver la vie.
5- Nettoyage des données ou mises à jour : choisissez les bons outils !
Certains logiciels peuvent vous aider vous garantir des bases de données à jour. Ainsi, vous pouvez par exemple vous tourner vers des solutions de déduplication, de correction automatique et de validation des données. Vous pouvez aussi penser aux connecteurs et aux API (application Programming Interface) afin de synchroniser vos bases avec des sources externes.
6- L’automatisation : un soutien à ne pas négliger pour des bases de données à jour
Vous le savez, la mise à jour des données peut vraiment être chronophage. Pour dégager du temps à vos équipes et améliorer vos performances, pensez à automatiser les tâches courantes ! De nombreuses solutions existent pour importer des données (reconnaissance optique de caractères ou OCR, par exemple) ou la suppression des données en double avec l’automatisation.
7- La formation des équipes pour optimiser la mise à jour des données
Normes, outils, gestion des accès aux données : chaque salarié impliqué pour mettre à jour une base de données doit savoir ce qu’il doit faire et comment il doit le faire. Cela vaut tout autant pour les développeurs que les administrateurs ou même les simples agents de saisie. Et bien sûr, chaque salarié doit pouvoir se servir des outils de manière fluide. Pour cela, pensez à créer une procédure claire avec un modèle de données, un guide d’utilisation des logiciels, etc. Mettez en place des ateliers ou même un système de tutorat !
Astuce bonus : pensez à l’externalisation pour des bases de données à jour !
Vous êtes maintenant incollable sur les bonnes pratiques à adopter des bases de données à jour et performantes. La tâche vous semble toutefois trop colossale ? Vous ne savez toujours pas par où commencer ? L’externalisation pourrait alors bien être votre solution ! Handirect peut par exemple gérer pour vous la saisie et le nettoyage des données : deux pôles fastidieux et chronophages pour vos équipes ! Vous êtes tenté ? Demandez-nous un devis pour en avoir le cœur net !
