Avec l’expansion de la dématérialisation, la numérisation de documents occupe une place d’importance parmi les tâches manuelles d’une entreprise. Scanner les documents-papier à des formats standardisés, procéder à leur indexation pour une meilleure gestion documentaire puis les archiver sous forme de documents numériques : le processus de capture et d’enregistrement est un travail chronophage. Handirect vous explique pourquoi la numérisation des documents est cruciale pour votre entreprise et comment une solution de numérisation externalisée peut tout changer.
Pourquoi la numérisation de documents est-elle cruciale pour les entreprises ?
Au sein de votre entreprise, les documents administratifs sont à coup sûr légion ! Bons de commande, factures, contrats, bulletins de salaire, documents bancaires ou de transport de marchandises, documents fiscaux ou légaux, voire certains courriers : chaque document papier ou électronique doit être conservé selon un cycle de vie qui lui est propre. En termes de documents physiques, le volume représenté peut donc être impressionnant ! La numérisation de documents intervient alors comme une solution de gestion et de traitement des documents qui vous permet de procéder à un archivage numérique, sans perte d’espace dans vos locaux.
Par ailleurs, la numérisation de documents est une solution reconnue pour :
1- Un accès aux documents simplifié : indexer vos documents permet de les retrouver vite et facilement, sans avoir besoin de chercher parmi les étagères et les boîtes d’archives. Cela améliore donc votre productivité.
2- Une sécurisation des données au top : les données numérisées sont mieux sécurisées qu’un document papier. Vous pouvez définir les droits d’accès, crypter le contenu des documents ou opter pour des copies de sauvegarde en automatisation, par exemple. Pour les documents numériques sensibles, il existe aussi des solutions de stockage en coffre-fort électronique.
3- Un partage de documents fluide : la dématérialisation des documents permet un accès simultané à ces derniers et depuis partout. Elle favorise donc la communication interne et le travail collaboratif au sein de votre entreprise.
Solution de numérisation : un prestataire en soutien pour chaque étape
La numérisation de documents est essentielle, toutefois elle exige du temps, un savoir-faire certain et des outils spécifiques. Un prestataire spécialisé en dématérialisation des documents peut néanmoins vous aider tout au long du processus de gestion électronique des documents (GED).
Un sous-traitant expert en dématérialisation des documents représente un soutien à tout instant :
– Au moment de la collecte des documents : en les rassemblant par type de document et en veillant à leur bonne qualité des originaux.
– Pour la préparation des documents : retrait des agrafes ou des trombones, mise en ordre des pages recto-verso, etc.
– Pour la numérisation des documents en elle-même : capture de documents au format PDF, JPEG ou autre, utilisation du logiciel de scan, des appareils de lecture automatique des documents (LAD), de reconnaissance automatique de documents (RAD) ou de reconnaissance optique (OCR) ou intelligente de caractères (IRC), etc.
– Pour l’indexation et le classement des documents : selon vos normes et votre plan de classement, les fichiers électroniques sont nommés au sein de votre logiciel de GED, par exemple.
– Pour l’enregistrement et l’archivage numérique : votre sous-traitant va sauvegarder chaque document dématérialisé sur le support concerné (espace de stockage en ligne, disque dur, clé USB, serveur, système de gestion de documents, coffre-fort numérique, etc.)
Les avantages de la sous-traitance en dématérialisation de documents
Faire le choix de la sous-traitance pour la numérisation de documents peut ainsi intervenir à toutes les étapes de votre projet de dématérialisation. Mais pourquoi est-ce une solution intéressante pour une entreprise ?
Handirect partage avec vous les 4 raisons principales de faire appel à un prestataire pour numériser et gérer vos documents :
– Un gain de temps en déléguant la réalisation des tâches manuelles. Ainsi, vos collaborateurs peuvent rester focalisés sur leur véritable cœur de métier, sans se perdre dans des activités chronophages et à faible valeur ajoutée.
– Une diminution de vos coûts opérationnels grâce à la mise à disposition de technologies et d’outils indispensables.
– Une efficacité incomparable avec des solutions tout-en-un, de la collecte à la fourniture d’un espace de sauvegarde, en passant par la numérisation des documents et l’indexation dans vos bases de données.
– Un processus métier amélioré, car votre prestataire vous accompagne avec des conseils avisés et un savoir-faire éprouvé.
Gagner en efficacité vous permet de gagner du temps. Or, vous le savez bien, le temps… c’est de l’argent !
Handirect : votre spécialiste en sous-traitance administrative engagé pour le handicap
Cela fait maintenant plus de 27 années qu’Handirect intervient auprès des entreprises pour les aider dans la numérisation de documents, la gestion du courrier et de nombreuses tâches administratives. En tant qu’Entreprise Adaptée, nos effectifs sont constitués de plus de 70% de travailleurs en situation de handicap, soucieux de vous offrir les meilleurs services. En nous faisant confiance, vous faites ainsi le choix de prestations de qualité et d’un engagement civique en faveur de l’inclusion du handicap. Deux bonnes raisons de nous contacter pour un devis ou des informations !
