Et si vous optimisiez le fonctionnement de vos ressources humaines grâce à l’assistance administrative externalisée ? En effet, les RH jouent un rôle crucial dans une entreprise. Recrutement, formation, relations sociales, performances et administration du personnel : ce service est stratégique. Pourtant, au quotidien, beaucoup de tâches administratives courantes pèsent sur sa productivité et le détournent de ses enjeux clés. Déléguer ces missions en externalisation administrative peut alors faire toute la différence.
L’assistance administrative externalisée pour les RH, c’est quoi ?
C’est très simple ! L’assistance administrative externalisée consiste à laisser un prestataire externe prendre en charge pour vous la gestion administrative de certaines tâches. Cette sous-traitance peut être effectuée par une entreprise ou une secrétaire indépendante freelance, par exemple. Les missions concernées sont variées : gestion du courrier, suivi de vos agendas, saisie de données dans des tableaux de bord, organisation des élections du personnel, gestions des appels téléphoniques, numérisation, archivage, routage courrier, etc.
Cette liste de tâches administratives pouvant faire l’objet d’une externalisation est non exhaustive. Il s’agit avant tout de vous apporter un soutien dans la gestion quotidienne ou ponctuelle de ces missions souvent chronophages et à faible valeur ajoutée. Cela permet à vos équipes de se recentrer sur des missions plus stratégiques.
Quelles tâches RH peuvent être concernées par l’externalisation administrative ?
Pour aller plus en détail, Handirect vous propose un tour d’horizon des différentes tâches que vous pouvez confier à un prestataire dans le cadre d’une assistance administrative externalisée pour les ressources humaines. Ainsi, les services administratifs spécifiques concernés peuvent être :
– La saisie de données : congés, arrêts maladie, heures travaillées, tickets restaurant, etc.
– La gestion des notes de frais, de la réception des justificatifs au pointage des informations transmises.
– La gestion des visites médicales : prise de rendez-vous, suivi de la périodicité, gestion des attestations de suivi, etc.
– La gestion et le suivi des dossiers de formation
– La gestion des candidatures et des réponses : la lettre de motivation engendre des travaux de secrétariat supplémentaires et l’assistance administrative externalisée permet de s’en soulager.
– La transcription de comptes-rendus de réunions et de procès-verbaux RH
– L’organisation des élections du personnel : impression des bulletins et enveloppes, mise sous pli, expédition, gestion des plis non distribués, etc.
– L’accueil des nouveaux salariés : aide à la rédaction et à la conception du livret d’accueil, définition du parcours d’intégration, organisation de séminaires d’accueil.
– La complétude et le suivi administratif des dossiers RH.
– Etc.
Bien entendu, votre prestataire administratif peut aussi assumer pour vous des travaux de secrétariat plus classiques – tels que la gestion d’agenda, la relecture, la mise en page ou les appels entrants, par exemple – ou des tâches plus techniques, comme la gestion des impayés, les relances factures, la gestion comptable, etc.
Prestation administrative externe : les clés d’une collaboration réussie
Si vous décidez d’opter pour une assistance administrative externalisée afin de décharger vos équipes RH, vous devez veiller à un certain nombre d’aspects, afin que cette relation soit fructueuse. Handirect vous donne les 5 points clés d’une sous-traitance administrative RH au top :
1- Évaluez bien vos besoins. Vous avez des services administratifs performants sur la gestion des bases de données ? Laissez-leur la main dessus ! Identifiez plutôt les tâches administratives les plus fastidieuses, qui prennent beaucoup de temps et ne présentent pas une forte valeur ajoutée. Celles-ci sont plus propices à l’externalisation administrative.
2- Choisissez bien votre prestataire administratif. Qu’il s’agisse d’un auto-entrepreneur, d’une secrétaire à distance indépendante ou d’une entreprise spécialisée en prestation de services, préférez un sous-traitant avec une solide expérience dans les ressources humaines et des références. Les premiers échanges sont essentiels. Un bon prestataire doit comprendre les enjeux du service RH de votre entreprise et savoir y répondre.
3- Communiquez et formez vos équipes en interne, afin qu’elles intègrent bien les changements induits par l’arrivée de cette assistance administrative externalisée. Mieux : impliquez-les en amont, afin qu’elles adhèrent à votre projet et le soutiennent.
4- Définissez vos processus. La mise en place de procédures claires est essentielle si vous voulez que la relation fonctionne entre vos équipes et votre prestataire en sous-traitance administrative. Chacun doit savoir qui fait quoi et quels sont les pilotes et responsables des différents process, y compris pour les missions ponctuelles.
5- Assurez un suivi régulier des performances et évaluez les résultats. Ceci est indispensable pour ajuster le processus en cas de dysfonctionnement et pour identifier les éventuels axes d’amélioration.
Alliez externalisation administrative et inclusion du handicap !
Et si vous profitiez de cette assistance administrative externalisée pour vous engager en faveur de l’inclusion du handicap ? Eh oui ! ESAT et entreprises adaptées peuvent vous proposer des prestations de qualité en externalisation administrative RH. Et, en plus de gagner du temps, cela vous fera aussi gagner de l’argent, puisque les frais dépensés auprès de ces structures sont déductibles de la taxe Agefiph ! Cela tombe bien : Handirect est une entreprise adaptée spécialisée dans l’externalisation administrative en général et la sous-traitance RH en particulier ! Alors, prenez contact avec nous sans tarder.
