Pour les ressources humaines et pour le service comptabilité, la gestion des notes de frais représente un poste conséquent de l’activité. Le traitement des notes de frais concerne les dépenses liées à l’activité de l’entreprise et engagées par tout collaborateur pour se faire rembourser les frais engagés sur son argent personnel. Il comprend les frais réels en lien avec les déplacements professionnels : indemnités kilométriques, frais de repas, de péage ou frais d’hébergement. Il inclut aussi les dépenses liées à l’activité de l’entreprise : achat de matériel ou d’équipement.
Les obligations légales des entreprises autour de la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais implique le respect de plusieurs obligations pour les entreprises :
– Le respect entier de la réglementation fiscale : toute entreprise doit déclarer avec précision les dépenses professionnelles, en conformité avec l’administration fiscale.
– La mise en place d’une politique interne claire : toujours en respectant la loi, les entreprises sont tenues de définir les types de frais autorisés, le barème kilométrique et les plafonds des dépenses engagées, ainsi que la procédure à suivre pour la soumission et l’approbation des notes de frais.
– La conservation des documents : la gestion des notes de frais inclut le respect des délais de conservation des justificatifs qui peuvent varier selon la nature des frais avancés.
– La confidentialité et l’égalité de traitement : les données liées aux notes de frais sont confidentielles et tous les salariés doivent avoir accès aux mêmes droits et obligation, sans discrimination.
Sachez que la vérification du bon fonctionnement de votre gestion des notes de frais peut faire l’objet d’un audit. En ce cas, vous devez être en mesure de justifier les dépenses en fournissant les pièces justificatives, de l’ordre de mission éventuel à la facture de l’achat.
Bon à savoir : en cas de remboursement forfaitaire, si les montants des notes saisies respectent les barèmes de l’URSSAF, les frais sont alors exonérés de cotisations sociales. Un plus pour l’enveloppe globale des charges sociales de votre entreprise !
Les différentes étapes du traitement des notes de frais
La gestion des notes de frais revêt une importance fondamentale pour l’intérêt de l’entreprise, autant que pour le salarié. Ainsi, elle peut par exemple vous donner droit à la récupération de la TVA ou à une déduction forfaitaire sur certaines dépenses. Pour bien la mener, de la demande de remboursement à son règlement, plusieurs étapes sont indispensables durant le processus. Handirect vous les détaille pour n’en oublier aucune !
Gérer les frais professionnels : collecter les informations et les documents
Sans documents… pas de gestion des dépenses ! Vous devez donc vous assurer de la collecte minutieuse des documents : ordre de mission signé s’il y en a, justificatifs des dépenses, des frais de déplacement, etc. Il s’agit là des factures, reçus ou tickets de caisse, mais aussi de la copie de la carte grise du véhicule pour les frais kilométriques. Ces documents doivent bien sûr être numérisés et enregistrés.
La saisie des notes de frais : une étape cruciale
Tous les engagements de frais doivent être notés. Cela peut être effectué dans une base de données ou dans un logiciel de gestion spécifique, comme un logiciel comptable. Les informations doivent comprendre la date de la dépense, son montant, sa nature et le motif. Attention aux erreurs lors de cette étape fondamentale de la gestion des notes de frais !
Vérification et approbation des dépenses professionnelles
Que ce soit par un responsable financier ou par un gestionnaire, la note de frais doit ensuite faire l’objet d’une vérification avant d’être approuvée. Les demandes de remboursement des frais sont-elles en accord avec l’activité professionnelle et la politique de l’entreprise ? Les données saisies sont-elles complètes et conformes ? Là encore, la moindre erreur peut générer des problèmes.
Gérer les notes de frais : l’étape finale des remboursements
Lorsque tout est validé, votre collaborateur peut obtenir le remboursement de ses dépenses. Celui-ci peut avoir lieu par virement, par chèque ou par tout autre moyen de paiement défini au préalable par votre entreprise.
Les avantages de la sous-traitance pour le traitement des notes de frais
La gestion des notes de frais est une activité de fourmi qui demande de l’implication et de la minutie. L’externalisation de ce service présente alors une solution de gestion avantageuse pour les entreprises. Handirect vous explique pourquoi :
1- Gagner du temps : eh oui ! Le gain de temps est indéniable lorsque vous faites appel à un spécialiste de la gestion des notes de frais. Vos employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pendant que votre sous-traitant s’occupe de la partie saisie, numérisation des documents ou enregistrement, par exemple.
2- La réduction des erreurs : en faisant appel à un expert du traitement des notes de frais, vous faites le choix de la fiabilité. Du personnel formé et dédié à ces opérations, ou bien encore des outils d’automatisation pour gérer les notes de frais : un sous-traitant, c’est la garantie d’une collecte et d’une saisie des notes de frais efficace
3- Être toujours conforme : votre prestataire en gestion des notes de frais assure une veille juridique de la réglementation fiscale et la mise à jour des procédures et des outils automatisés utilisés pour le traitement de vos documents. Vous êtes ainsi certain d’être en conformité, quels que soient les changements.
4- Le suivi des frais professionnels de votre entreprise en temps réel : votre sous-traitant gère tout de A à Z pour vous, au jour le jour ! Cette réactivité vous permet d’obtenir une meilleure visibilité sur l’état réel des dépenses de déplacement professionnel, de matériel, etc.
Handirect : une entreprise adaptée à votre service pour gérer les notes de frais
Vous voulez optimiser votre processus de gestion des notes de frais ? Ne plus perdre de temps à saisir des notes et à numériser les preuves d’achat ? Spécialiste de la gestion de tâches administratives depuis plus de 27 ans, Handirect travaille avec vous sur tous types de logiciels (logiciel de comptabilité, logiciel SIRH, logiciel OCR, ERP, etc.). À votre disposition pour répondre à vos questions ou demandes de devis, nous serons ravis d’échanger avec vous !
