Lorsque vous utilisez un ERP (Enterprise Resource Planning) au sein de votre entreprise, vous avez le choix entre la saisie de commande manuelle et l’automatisation. Ce logiciel de gestion est un indispensable du fonctionnement quotidien des sociétés. Comptabilité, paies, gestion des stocks en entrepôt, gestion des commandes clients, administration des ventes, bons de livraison, bons de commande : l’ERP peut tout centraliser. Mais, quels sont les avantages de la saisie manuelle ? Quels sont les points essentiels sur lesquels être vigilant pour une saisie informatique optimale ? Devenez incollable sur la question avec Handirect !
ERP et saisie de commande : pourquoi choisir de saisir manuellement ?
Un ERP permet d’automatiser un grand nombre de processus et ces logiciels de gestion peuvent être personnalisés selon vos besoins. Toutefois, la saisie de commande manuelle offre de nombreux bénéfices. Elle a d’ailleurs encore souvent la part belle dans bon nombre d’entreprises, notamment pour le traitement des commandes entrantes clients, celui des commandes fournisseurs, les ressources humaines ou la comptabilité.
Une saisie de données manuelle pour prendre en compte vos particularités
Le traitement manuel de vos données dans un ERP permet de répondre à vos besoins spécifiques… et à ceux de vos clients ! En effet, les commandes automatisées correspondent souvent à des transactions standards, sans prendre en compte les nombreuses exceptions qui peuvent jalonner la vie de votre entreprise. Ainsi, grâce à la saisie manuelle, vous pouvez vous adapter plus facilement aux demandes particulières lors d’une commande client, en ajoutant une ligne de commande par exemple, ou dans l’édition de vos factures.
Les commandes saisies manuellement offrent plus de flexibilité pour rectifier une erreur de commande, annuler des commandes passées, faire un retour de produit, spécifier les données sur les expéditions, traiter les remises, personnaliser un mail de confirmation, etc. En gestion commerciale, elle est un essentiel de la relation-client pour un E-commerce pour appréhender tout ce qui sort de l’ordinaire, des produits commandés à l’adresse de livraison.
La saisie manuelle : qualité, souplesse et satisfaction client au rendez-vous
Au contraire de l’automatisation, la saisie de commande manuelle offre l’opportunité à vos employés de contrôler et vérifier la qualité des entrées dans l’ERP. C’est essentiel pour éviter les litiges en saisie comptable pour la facturation ou en back office, par exemple, mais aussi pour un compte-client, le suivi des commandes de l’entreprise, la gestion de stock des marchandises, l’ensemble de la chaîne logistique, etc.
La saisie manuelle permet par ailleurs d’enrichir les données de base. Ainsi, lors de la création d’une commande auprès d’un client, vous devez saisir les informations clés, comme les coordonnées, l’adresse de facturation ou le numéro de commande. Mais, que ce soit dans le cadre d’une nouvelle commande ou d’une commande passée par un fidèle client, saisir les commandes manuellement vous permet d’ajouter des informations supplémentaires et vous aide à personnaliser votre service clients jusqu’à la confirmation de commande, et même après !
Enfin, vous n’êtes pas sans savoir que les processus d’une entreprise sont en constante évolution. En cas de changement, la saisie de commande manuelle est simple à appliquer, sans coût supplémentaire. Il vous suffit d’énoncer les nouvelles consignes à vos équipes. Alors qu’avec l’automatisation, chaque commande fait l’objet d’un paramétrage qui doit alors être reprogrammé. Une démarche souvent complexe et onéreuse…
Comment optimiser la saisie de données manuelle ?
La saisie de commande manuelle dans un ERP est donc plutôt avantageuse pour une entreprise. Sous réserve, toutefois, de veiller à bien la pratiquer. Comment faire pour cela ? En étant particulièrement attentif aux points suivants :
– Ne négligez pas la formation de vos employés quant à cette saisie informatique ! Ceux-ci doivent maîtriser sur le bout des doigts votre progiciel de gestion, chaque processus de commande et pour toutes les commandes, ainsi que la politique de votre entreprise.
– Standardisez votre procédure de commande : établissez des modèles et des règles de validation pour toutes les étapes de la saisie de commande manuelle.
– Ne faites pas une impasse totale sur l’automatisation. Dans la chaîne logistique de la saisie manuelle, certaines tâches peuvent être automatisées. C’est ainsi le cas de l’exécution des commandes de vérification de vos stocks en entrepôts ou l’implémentation d’une promotion.
– Des outils d’assistance peuvent vous aider : commande vocale, saisie automatique, pré-remplissage, etc.
– Assurez un suivi régulier du contrôle de la qualité de vos processus de saisie de commande manuelle. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les erreurs et les corriger. Dans la vente par correspondance, cela vous permet de proposer un service de qualité, de la préparation de commandes à l’expédition de la marchandise et à la livraison à domicile.
L’externalisation : une solution pro pour votre saisie informatique
Certaines entreprises font le choix de l’externalisation pour leur saisie de commande manuelle. Un prestataire externe met ainsi à votre disposition son savoir-faire en matière de saisie de données. Votre opérateur de saisie dispose d’un personnel expert et spécialisé. Réduction des coûts et des erreurs, gain de temps : la sous-traitance s’avère une solution très intéressante. Forts d’une expérience de plus de 27 ans dans le domaine, les services d’Handirect se tiennent à votre disposition pour en discuter. Vous souhaitez nous contacter ? Nous sommes à votre écoute !