Handémat : la dématérialisation du courrier
avec handémat, dématérialisez votre courrier
Les avantages de la dématérialisation du courrier avec Handémat
Gestion du courrier simplifiée
Externaliser le courrier via une imprimante virtuelle permet aux entreprises, collectivités et associations de gérer son courrier depuis son écran d’ordinateur et d’éliminer l’ensemble des tâches chronophages telles que l’impression du document, la mise sous enveloppe, l’affranchissement et le dépôt à La Poste.
Réduction des coûts
La dématérialisation du courrier via une imprimante virtuelle c’est aussi bénéficier d’un service mutualisé de collecte de La Poste et diminuer drastiquement les coûts liés à l’affranchissement, à savoir : coût de la machine à affranchir, coût de la collecte postale et temps de travail dédié à ces tâches qui peut être réalloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Éviter les erreurs
Plus d’erreurs dans le prix du timbre, plus de temps perdu, de gestion fastidieuse de votre papier à entête.
Outil professionnel et accessible
Accessible en ligne h/24, avec l’imprimante virtuelle, sans formation, vous accédez à un outil professionnel d’envoi de courrier.
Application simple et intuitive
L’application de l’imprimante virtuelle est simple et intuitive. L’installation d’une imprimante virtuelle ou d’un parc d’imprimantes virtuelles se fait aisément et s’administre sans difficulté.
Support fiable et durable
Soyez assuré de l’intégrité et de la non altération du document signé sur un support fiable et durable. Cet accusé de réception reçu électroniquement aura une valeur juridique au même titre d’un accusé de réception matérialisé.
handirect vous connecte
Vos besoins en dématérialisation de courrier
Pour répondre aux nécessités de la digitalisation du flux documentaire, nous nous appuyons sur notre parfaite maîtrise de la gestion du courrier et du routage en y associant une solution informatique maîtrisée : Handémat.
L’externalisation du courrier
Handirect vous propose de prendre en charge votre courrier.
L’externalisation du courrier…
L’externalisation du courrier répond aux besoins suivants :
Beaucoup d’entreprises se posent la question de l’avenir de leur service courrier.
Le volume du courrier baissant de 5 % par an environ, les moyens alloués dans les organisations deviennent souvent en inadéquation avec le besoin. Ce sont des moyens coûteux en terme de matériel (machine à affranchir, consommables), en terme de services de collecte par La Poste mais aussi en terme humains.
La dématérialisation de ces process va devenir la norme à l’avenir. Toutefois, le media courrier restera indispensable pour de multiples raisons et c’est pourquoi, les entreprises auront toujours besoin de solutions leur permettant d’envoyer un document par La Poste.
Elles sont donc à la recherche de solutions simples pour permettre à leurs collaborateurs d’envoyer des courriers sans mobiliser des moyens matériels et humains importants.
Vous réalisez des envois multi-canaux (email, courrier, sms…) et vous comptez sur un prestataire pour réaliser les différents envois en fonction de la demande.
Vous perdez beaucoup de temps à déposer des factures sur les portails spécifiques de vos clients (type Chorus).
Les destinataires de votre courrier sont connus et ont donné leur accord au préalable pour le recevoir en courrier recommandé électronique avec accusé de réception.
Vous avez besoin de traçabilité pour vos envois notamment les envois en recommandé.
La solution Handirect
Handirect Services, avec son nouvel outil de gestion éditique Handémat, vous propose de prendre en charge le courrier quotidien de votre entreprise, collectivité ou association.
L’installation de notre imprimante virtuelle sur tout ou partie de vos postes informatiques permet :
- L’ accès au logiciel de courrier en ligne depuis n’importe quel poste de travail dans tout le réseau Handirect
- L’externalisation des courriers égrenés avec la mise en place d’une solution adaptée, moderne et intuitive
- Une solution utilisable sur tous les postes de travail
- La gestion administrable de différents paramètres : impression N&B et couleur, impression recto ou recto verso, papier blanc avec ou sans entête, gestion de plusieurs fonds de page en fonction des agences concernées, enveloppe simple ou double fenêtre avec ou sans logo selon le format des courriers
- Une solution administrable et paramétrable : possibilité de regroupement de documents avec une interface utilisateur pour suivi d’activité, outils de suivi des consommations, ajout de pièces jointes, définition des délais de prise en charge des documents
- La gestion des anomalies
- La gestion des lettres en recommandé
- La sélection du tarif d’affranchissement
Avec l’exemple des envois recommandés, Handirect vous propose une solution dématérialisée clé en main !
Nous prenons en charge votre fichier des destinataires, nous numériserons votre message, nous l’expédions de manière sécurisée et nous réalisons le reporting.
Vos destinataires sont avertis par SMS et par e-mail qu’un courrier recommandé leur est adressé.
Une fois identifié et authentifié, le destinataire certifie et accuse réception du courrier grâce à sa signature électronique sécurisée.
L’horodatage vous permet de suivre le parcours de votre courrier en associant une date et une heure à la signature de tout document.
Enfin, le contenu du courrier est classé selon l’archivage à valeur probante conformément aux règles de la RGPD.
ET CONCRÈTEMENT…
Exemples de réalisations
Handirect travaille notamment avec des syndicats de copropriété qui externalisent le pôle courrier chez nous.
Un accès à la boîte mail du client nous permet d’envoyer tous ses courriers dématérialisés en son nom.
La solution Handémat a été déployée sur toute la France avec plusieurs centaines d’imprimantes virtuelles installées chez nos clients.
La solution doit être utilisable sur tous les postes de travail avec gestion administrable des impressions N&B et couleur, recto ou recto verso, gestion de plusieurs fonds de page en fonction des agences concernées.
Handirect, grâce à son outil Handémat et ses imprimantes virtuelles, réceptionne, imprime, met sous pli et expédie de nombreux courriers quotidiens tels que :
- Devis, factures et bons de commande
- Attestations fiscales pour de nombreuses associations
- Courriers de confirmation de rendez-vous pour des cabinets médicaux
- Envois en recommandé de type contrats ou autres convocations à des assemblées générales pour des syndics de copropriété
Pour le RAR électronique
- Envois des convocations aux assemblées générales d’associations, de copropriétés
- Présentation de nouvelles mesures contractuelles
