Gestion RH des salariés
» La gestion RH externalisée de vos équipes
Les avantages de la gestion RH des salariés par Handirect
Spécialiste de vos besoins en ressources humaines
En sous-traitant ces différentes tâches administratives RH chronophages, vous confiez à un spécialiste vos besoins RH pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier tout en profitant d’un regard extérieur.
Outils adaptés
Nous avons mis en place des outils adaptés aux problématiques de gestion RH de vos salariés. Nous aimons aussi travailler sur vos outils SIRH : People Doc, Cegid, Lucca, Payfit…
déléguez-nous les tâches chronophages à fort pouvoir rébarbatif
Tous nos services en gestion RH des salariés
Gestion des visites médicales
La gestion des visites médicales est chronophage mais obligatoire !
La gestion des visites médicales
La gestion des visites médicales est obligatoire pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Garantir la santé et la sécurité physique et mentale de ses salariés est une obligation légale de l’employeur que l’on peut lire dans l’article L4121-1 du Code du Travail. La Réforme du 31 mars 2022 a apporté des modifications et bien redéfini les obligations de l’employeur : Les visites médicales sont maintenant obligatoires tous les 5 ans sauf si le médecin du travail souhaite revoir le/la salarié-e avant cette date. C’est dans ce ca indiqué sur son attestation de suivi. Attention, le rôle du médecin du travail est exclusivement préventif : Il rencontre le-la salarié-e plusieurs fois au cours de sa vie professionnelle et est là pour minimiser les conséquences du travail sur la santé. Lorsque le-la salarié-e est embauché-e, l’employeur doit demander une visite d’embauche qui doit être réalisée au maximum trois mois après la date d’embauche. Les visites suivantes s’appellent des visites d’information et de prévention. Le médecin détermine si le-la salarié-e este apte pour son travail.
Les visites de reprise sont elles bien particulières : Elles sont organisées à la suite d’un congé maternité, d’une maladie professionnelle, d’un accident du travail. Elle doit avoir lieu au plus tard dans les huit jours suivant la reprise du travail par le-la salarié-e.
Ce sont les SSTI (Services de Santé au Travail Interentreprises) qui gèrent les visites médicales. En tant qu’employeur, vous êtes adhérent d’un Centre de Médecine du Travail. Ils sont environ 240 aujourd’hui. Ils ont un agrément délivrée par la Dreets qui leur octroie cette compétence.
Cette tâche de planification et d’organisation vous prend du temps et vous avez besoin d’aide pour gérer les visites médicales de vos collaborateurs.
La difficulté est souvent liée à la gestion de l’agenda des collaborateurs :
- Comment faire correspondre correctement l’agenda de la médecine du travail et celui des collaborateurs ?
- Comment relancer ses collaborateurs pour qu’ils n’oublient pas d’aller aux visites qui sont facturées quoi qu’il arrive ?
- Comment penser à annuler au moins 48h avant les rendez-vous annulés par les collaborateurs auprès de la médecine du travail ?
- Comment pointer les factures des centres de médecine du travail pour vérifier que le montant est bon en fonction de la masse salariale, du nombre de visites effectuées et/ou annulées…
La solution Handirect
C’est parce que nos clients nous en ont parlé, parce que cela fait partie de nos compétences, parce que c’est un travail de fourmis qu’Handirect propose à ses clients ce service : la gestion des visites médicales de vos salariés.
Avec Handirect, vous bénéficiez d’une solution complète de la gestion de vos visites médicales.
Nous serons l’interface dédiée entre vous, vos salariés et votre centre médical (SSTI) :
- Adhésion et inscription de vos salariés dans les SSTI
- Proposition de créneaux aux salariés via notre outil qui propose un lien d’inscription par email présentant les créneaux disponibles
- Confirmation des rendez-vous par mail et par sms
- Relance des salariés par email et par téléphone
- Gestion des non-présentations
- Récupération des attestations de suivi
- Transmission d’un reporting de suivi administratif (mensuel ou hebdomadaire sur demande du client)
- Pointage, contrôle et règlement des factures des SSTI
Gestion des notes de frais
Une entreprise composée d’équipes mobiles ou itinérantes, doit gérer les frais de ses collaborateurs.
La gestion des notes de frais…
Ce travail exige des étapes de travail administratif indispensables à mener avant d’intégrer ces frais en comptabilité.
- Réception des notes de frais et des justificatifs
- Vérification de la nature des dépenses
- Contrôle des montants et des devises et taux de change
- Validation qu’ils rentrent bien dans la politique de dépense de l’entreprise
- Comptage des tickets restaurants à retirer suite à des repas extérieurs
- Isolation des montants de TVA de chaque facture pour récupération
- Paiement de la note de frais au collaborateur
La solution Handirect
Handirect propose un service qui peut s’adapter à chaque configuration ou besoin de l’entreprise.
Nous réceptionnons les notes de frais sous forme physique ou numérisée. Nous les classons par ordre alphabétique. Nous contrôlons chaque justificatif, vérifions les montants de TVA à récupérer, et les taux de change si nécessaire. Nous pouvons indiquer le nombre de tickets restaurant à ne pas allouer en cas de repas à l’extérieur remboursés.
Des codes définis avec le client permettent de prouver que le contrôle a été effectué.
Un reporting est effectué indiquant le nombre de notes de frais contrôlées, l’enregistrement de toutes les anomalies pour que nos interlocuteurs puissent intervenir auprès des collaborateurs concernés au plus vite.
En fonction du nombre de notes de frais à contrôler, le délai de traitement peut aller jusqu’à 10 jours maximum.
Gestion RH
Notre service de gestion RH a fait ses preuves et permet à nos clients de répondre aux problématiques suivantes.
La saisie de vos variables en RH
Pour réaliser les bulletins de paie du mois, le service RH doit collecter et saisir l’ensemble des heures travaillées par collaborateur, les tickets restaurant, les mutuelles, arrêts maladie….
Même avec un logiciel SIRH, le travail de préparation de la paye est long et fastidieux : Il faut réunir toutes les informations nécessaires à la paye, être sûr que les managers ont réuni les données, validé les règles pour chacun, et faire le lien avec le dernier bulletin de salaire. Les bulletins de salaire sont faits à partir des informations sur chaque salarié : congés, arrêts maladie, heures supplémentaires, heures réalisées, avances sur salaire…. L’assistant en préparation de paye est là pour vous aider à récupérer les différentes variables sur vos outils RH : gestionnaire de congés, de temps de travail, de mutuelles….
La solution Handirect
Handirect propose de mettre en place une procédure adaptée au besoin de chaque client.
- Procédure de collecte des données de façon sécurisée en lien avec les services informatiques de notre client
- Mise en place d’un accès sécurisé sur l’outil de saisie du client
- Possibilité de développement d’un outil spécifique en ligne permettant au collaborateur de saisir en ligne ses heures de présence avec relance automatique par email et sms pour les retards
- Formation d’une équipe dédiée chez Handirect pour garantir un niveau de compétence et une garantie de continuité de services
- Saisie des données par nos opérateurs avec autocontrôle et contrôle de cohérence à posteriori
- Gestion et intégration des spécificités liées à un site ou un collaborateur et à la convention collective, primes, astreintes, droits aux titres restaurant
- Procédure de reporting et d’échange avec les interlocuteurs client
- Pour les forfaits jours : envoi hebdomadaire d’un lien individuel et sécurisé par mail au collaborateur concerné permettant : la déclaration de ses jours ou demi-journées travaillées, l’effectivité d’une note de frais sur le jour considéré, les motifs d’absence (maladie, congés payés, RTT, formation, etc…), type de présence comme par exemple le télétravail ou des astreintes éventuelles
- Transmission des anomalies repérées et mise en place des corrections indiquées par le client
Parcours d’accueil des nouveaux salariés
Une étape clé dans l’intégration des personnes nouvellement embauchées, notamment grâce au livret d’accueil.
Le parcours d’accueil des nouveaux salariés…
Le client recherche un Back Office RH concernant l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés.
Cela se fait généralement en imprimant et en diffusant un livret d’accueil mais peut aller jusqu’à l’aide à l’organisation d’un séminaire d’accueil.
La solution Handirect
Handirect vous accompagne dans :
- L’aide à la rédaction et à la mise en place du livret d’accueil
- L’impression du livret d’accueil
- L’aide à l’organisation du parcours d’intégration en entreprise ainsi que la mise en place du rapport d’étonnement
- L’aide à la création de fiches outils concernant l’accueil d’un nouvel arrivant
- L’aide à l’organisation d’un séminaire spécifique des nouveaux salariés
