Courriers ou colis, les envois postaux sont loin d’avoir disparu à l’ère de la dématérialisation ! En réalité, l’expédition du courrier reste une activité phare dans de nombreuses entreprises. De l’impression à l’acheminement vers le destinataire, en passant par la mise sous pli et l’affranchissement, la gestion du courrier sortant représente souvent un travail colossal. Savez-vous que vous pouvez externaliser ce service ? Avantages, prestations proposées et critères de choix : voici les conseils d’Handirect pour révolutionner l’envoi du courrier dans votre entreprise !
Pourquoi choisir d’externaliser l’expédition du courrier ?
Bien sûr, ce qui importe le plus pour vous, c’est de savoir en quoi confier l’expédition du courrier de votre entreprise à un prestataire spécialisé peut faire la différence. Externaliser la gestion du courrier sortant présente 4 avantages principaux :
1- Réduire les coûts : en externalisant l’expédition de courrier postal, vous n’avez déjà pas besoin de dédier du personnel à cette tâche. Par ailleurs, vous faites aussi des économies sur le matériel, en éliminant les frais liés à l’impression, aux consommables, aux fournitures de bureau ou à la location de la machine à affranchir.
2- Gagner du temps : envoyer un courrier est une activité chronophage lorsque la tâche concerne des centaines de lettres et colis ! Il faut imprimer, plier, mettre dans l’enveloppe, coller le timbre (ou les timbres !) ou affranchir, trier, remplir le bordereau de chaque courrier recommandé, coller le sticker sur chaque lettre suivie et l’enregistrer, attendre la collecte ou se déplacer au guichet du bureau de poste… Confier toutes ces tâches à un prestataire externe permet à vos employés de se consacrer à des activités présentant une plus grande valeur ajoutée.
3- Travailler dans la confiance : un prestataire spécialisé dans l’expédition du courrier est un expert en son domaine. La gestion du courrier sortant est efficace et tout est mis en place pour que vos envois atteignent la boîte-aux-lettres de vos destinataires selon vos exigences et dans les délais attendus.
4- Retrouver de la flexibilité : vous le savez bien, les expéditions de courrier ne représentent pas toujours le même volume ou les mêmes critères selon les périodes de l’année. Vous avez parfois besoin d’envois en nombre : bulletins de salaire, factures, envoi de colis ou de brochures lors d’opérations commerciales, etc. L’externalisation de la gestion du courrier sortant permet de s’adapter facilement aux fluctuations des besoins de votre entreprise. Expédier une lettre, envoyer un colis devient un jeu d’enfants !
Externaliser la gestion du courrier sortant : services proposés et critères de choix
La plupart des entreprises spécialisées dans la sous-traitance de l’expédition du courrier vous proposent différentes formules pour mieux vous aider. Vous pouvez choisir de prendre tout ou partie des services proposés. Un prestataire externe peut ainsi :
– Se charger de l’impression et de la mise sous plis de vos envois. Selon le nombre de courriers, une campagne de routage courrier peut vous être conseillée. La mise sous enveloppes peut être effectuée à la main ou automatisée à l’aide d’une machine.
– Procéder à l’affranchissement et à l’expédition du courrier et des colis, en France métropolitaine, vers l’Outre-mer ou vers l’international. Les prestataires sont équipés de machines à affranchir en nombre. Ils négocient par ailleurs des tarifs postaux intéressants auprès de différents transporteurs (La Poste, Chronopost ou autre) et vous en font bénéficier. Vos frais de port sont ainsi calculés au plus juste pour toutes les tranches de poids. L’économie est parfois de quelques centimes, mais multiplié par 1 000, ça peut aller vite !
– Vous permettre de suivre votre courrier en temps réel grâce à des outils de reporting. Des rapports réguliers et détaillés vous permettent de connaître en un seul coup d’œil l’état de votre courrier. Vous avez une trace de vos envois postaux et savez quand ils ont été expédiés. Pour les lettres suivies, les lettres recommandées et les colis suivis, comme Colissimo par exemple, vous avez la possibilité d’avoir une visibilité sur la livraison du courrier en temps réel.
Comment choisir votre prestataire expert en envoi du courrier ?
Vous êtes convaincu qu’externaliser l’expédition du courrier de votre entreprise est une excellente idée ? Il vous faut maintenant choisir votre prestataire. Pour cela, évaluez bien vos besoins et assurez-vous du sérieux et de l’expérience de votre sous-traitant. Vous pouvez également faire appel à une Entreprise Adaptée comme Handirect, pour obtenir un service de qualité et participer activement à l’inclusion des personnes en situation de handicap dans le monde du travail. Une démarche citoyenne qui vous permet aussi de répondre aux obligations définies par la loi Handicap.
