Externaliser
la Gestion
de vos
Visites Médicales
Et optimiser votre contribution Agefiph grâce à Handirect, entreprise adaptée qui accompagne la gestion des visites médicales depuis 2018.
La gestion des visites médicales
C’est une obligation légale complexe pour les entreprises. Elle requiert une planification rigoureuse, des suivis réguliers et un respect strict des échéances. C’est une tâche chronophage pour les services RH, qui ont souvent besoin d’externaliser ce service pour gagner en efficacité.
Chez Handirect, nous avons acquis une expertise dans la gestion des visites médicales. Depuis 2019, nous proposons à nos clients une solution clé en main qui vous permet non seulement de déléguer cette responsabilité, mais aussi d’optimiser votre contribution Agefiph, tout en garantissant la conformité de vos obligations légales.
Prestataire de gestion de visites médicales, qui sommes nous ?
sCréée en 1996, Handirect est un centre de service administratif externalisé.
Après discussion avec nos clients, nous mettons en place un process et une équipe de travail sur-mesure pour répondre à leurs attentes. Notre outil Harchimed rend l’externalisation de cette mission claire pour vos équipes.
Les services de Handirect concernent une large clientèle professionnelle. Notre réseau de 16 agences nous permet un travail en continue toute l’année.
Harchimed, notre solution de gestion des visites médicales
Nous serons l’interface dédiée entre vous, vos salariés et vos centres médicaux (SPSTI). Voici ce que nous proposons :
– Planification et organisation des visites médicales : nous coordonnons l’ensemble des visites médicales, en tenant compte de vos impératifs réglementaires et des plannings de vos collaborateurs.
– Suivi rigoureux des échéances : nous évitons les oublis et limitons au maximum l’absentéisme grâce à un suivi des échéances.
– Gestion des relations avec les centres de médecine du travail : nous nous chargeons de toutes les interactions avec les centres de santé et les médecins du travail, facilitant ainsi vos démarches.
– Reporting précis et personnalisé : bénéficiez de rapports détaillés sur l’état d’avancement des visites médicales de vos salariés pour garantir la conformité avec les obligations légales. Consultable à tout moment sur votre espace Harchimed.
– Assistance et support dédiés : nos équipes sont disponibles pour répondre à vos questions et gérer les imprévus liés à la gestion des visites médicales. Nous pourrons donner un accès à votre espace Harchimed à toutes les personnes de vos équipes impliquées dans le suivi du projet.
Un aperçu de votre espace RH sur Harchimed, notre outil de gestion des visites médicales
Vous avez accès à l’avancé de notre prestation depuis votre espace RH sur Harchimed.com.
Des indicateurs clés en clin d’oeil :
– Salariés actifs par région et par centre de santé
– Conformité des visites médicales
– Volume de visites effectuées par entité
– Visites annulées par orgine
Le suivi précis de vos salariés :
– Un listing disponible sur l’interface.
– Le détail de chaque salariés dans sa fiche dédié.
Nos équipes prennent en main les tâches suivantes :
> Adhésion et inscription de vos salariés dans les SPSTI
> Proposition de créneaux aux salariés via notre outil qui propose un lien d’inscription par email présentant les créneaux disponibles
> Confirmation des rendez-vous par mail et par sms
> Gestion des non-présentations : relance des salariés par email et par téléphone
> Récupération des attestations de suivi
> Transmission d’un reporting de suivi administratif
> Pointage, contrôle et règlement des factures des SPSTI
Obtenez un devis sur mesure adapté au nombre de salariés concernés et aux centres médicaux auxquels ils sont rattachés.
Les avantages d’externaliser la gestion des visites médicales pour votre service RH
Conformité réglementaire assurée
Les lois sur la santé au travail évoluent constamment. Nous veillons à ce que vos visites médicales soient toujours en conformité avec la législation, ce qui vous protège des risques de sanctions.
Flexibilité et personnalisation
Nos services sont modulables et adaptés à vos besoins spécifiques, que vous soyez une PME ou une grande entreprise avec des collaborateurs répartis sur plusieurs sites.
Gain de temps et d’efficacité
En déléguant la gestion des visites médicales, vous libérez vos équipes RH des tâches administratives et pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Impact social et engagement RSE
En choisissant de travailler avec une entreprise adaptée, vous renforcez votre engagement RSE et contribuez activement à l’emploi des personnes en situation de handicap, tout en optimisant vos coûts.
Optimisation de la contribution Agefiph
Faire appel à une entreprise adaptée comme la nôtre vous permet de réduire votre contribution Agefiph, tout en respectant vos obligations légales en matière d’insertion des personnes en situation de handicap.
La réforme de 2022
La Réforme du 31 mars 2022 a apporté des modifications et bien redéfini les obligations de l’employeur : Les visites médicales sont maintenant obligatoires tous les 5 ans sauf si le médecin du travail souhaite revoir le/la salarié-e avant cette date. C’est dans ce cas indiqué sur son attestation de suivi.
Lorsque le salarié est embauché, l’employeur doit demander une VIP (anciennement visite d’embauche). Les visites suivantes s’appellent des visites d’information et de prévention périodique (VIP Périodique). Il y a également les visites de reprise, de préretraitre et de mi-carrière qui sont à prévoir.
Ce sont les SPSTI (Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises) qui gèrent les visites médicales. En tant qu’employeur, vous êtes adhérent d’un Centre de Médecine du Travail. Ils sont environ 240 aujourd’hui. Ils ont un agrément délivré par la Dreets qui leur octroie cette compétence.
Cette tâche de planification et d’organisation vous prend du temps et vous avez besoin d’aide pour gérer les visites médicales de vos collaborateurs.
Nos garanties
– Respect total du RGPD et de la confidentialité des donnés (certifié HDS)
– Fiabilité : suivi rigoureux et traçable
– Souplesse : adaptation à chaque service de santé au travail
– Proximité : interlocuteur dédié Handirect.
Un impact direct sur votre contribution Agefiph et Fiphfp
Faire appel à notre entreprise adaptée vous permet de répondre aux exigences de l’Agefiph et d’optimiser votre contribution tout en respectant vos obligations légales en matière d’emploi de travailleurs handicapés. En externalisant la gestion des visites médicales, vous avez l’opportunité de réduire directement votre contribution financière à l’Agefiph, tout en améliorant votre démarche de responsabilité sociétale.
Simplifiez la gestion des visites médicales de vos collaborateurs, assurez la conformité de votre entreprise et optimisez vos coûts grâce à notre solution complète.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir un devis personnalisé et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans la gestion de vos visites médicales tout en optimisant votre contribution Agefiph.
Contactez-nous pour une gestion optimisée
de vos visites médicales
Témoignage client
Questions courantes
Quelles sont les obligations légales de l’employeur en matière de visites médicales ?
Selon le Code du travail (articles R4624-10 à R4624-28), l’employeur doit :
-Organiser la visite d’information et de prévention à l’embauche ;
-Assurer le suivi médical périodique des salariés ;
-Planifier les visites de reprise après un arrêt de travail (maladie, maternité, accident du travail) ;
– Conserver la preuve des convocations et échanges avec la médecine du travail.
Ces obligations concernent tous les salariés, y compris les travailleurs à temps partiel ou temporaires.
Que risque une entreprise si elle ne respecte pas ces obligations ?
En cas d’oubli ou de défaut de suivi :
-L’entreprise s’expose à une amende administrative et à un redressement URSSAF ;
-La responsabilité civile ou pénale de l’employeur peut être engagée en cas d’accident ou de maladie liée au travail
-L’inspection du travail peut exiger une mise en conformité immédiate.
Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les employeurs ?
Le suivi des échéances (embauche, périodiques, reprises) ;
La multiplicité des services de santé au travail ;
Les relances non traitées ou les absences aux convocations
Le manque de traçabilité en cas de contrôle.
Harchimed automatise et centralise toutes les étapes :
-Planification des visites médicales ;
-Convocation et relances automatiques ;
-Suivi en temps réel via un tableau de bord ;
-Archivage sécurisé des preuves et documents.
Grâce à ses alertes intelligentes, aucune échéance n’est oubliée, et toutes les actions sont tracées pour garantir la conformité.
Qu’est-ce que la certification HDS ?
HDS signifie Hébergement de Données de Santé.
Cette certification, délivrée par un organisme agréé, garantit que les données médicales sont :
-hébergées en France,
-protégées selon les standards les plus élevés de sécurité,
-traitées dans le respect du Code de la santé publique et du RGPD.
Harchimed est certifié HDS, ce qui en fait une solution conforme pour gérer des données sensibles liées à la santé au travail.
Quelles données sont hébergées dans Harchimed ?
Uniquement les données nécessaires à la gestion des visites médicales :
-Identité et coordonnées des salariés,
-Type et date des visites,
-Informations administratives de la médecine du travail (pas les résultats médicaux).
Aucune donnée de santé confidentielle n’est stockée ni visible par Handirect.
Qui peut accéder à Harchimed ?
-Les responsables RH ou administratifs autorisés,
-Les équipes Handirect en charge de la gestion,
Chaque utilisateur dispose d’un identifiant personnel et d’un niveau d’accès défini.
Harchimed peut-il s’adapter à différents services de santé au travail ?
Oui.
La plateforme est interopérable et permet de gérer plusieurs services de santé selon le site, la région ou la convention collective.
Chaque service de santé peut être intégré avec ses propres règles et formats de convocation.
En quoi Harchimed simplifie-t-il la vie du service RH ?
-Plus de fichiers Excel à mettre à jour ;
-Plus de relances manuelles ;
-Un interfaçage avec les logiciels de l’entreprise ;
-Des alertes automatiques pour chaque échéance ;
-Un reporting clair et exportable à tout moment ;
-Et surtout : une conformité permanente sans effort.
Est-il possible d’avoir un accompagnement complet par Handirect ?
Oui.
Au-delà de l’accès à l’outil Harchimed, Handirect propose une prestation de gestion complète : nos équipes se chargent de tout le suivi administratif, de la prise de rendez-vous jusqu’au reporting final.
Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique et d’un gain de temps maximal.
Combien de temps faut-il pour mettre en place Harchimed ?
1 semaine pour le cadrage et le paramétrage,
1 semaine pour l’import des données salariés,
L’outil est généralement opérationnel en 1 mois.
Harchimed : Comment cela fonctionne concrètement ?
1 -Vous nous confiez la liste de vos salariés. Nous nous connectons en mode admin sur les plateforme de médecine du travail. Tout est intégré et planifié dans Harchimed.
2 -Nous inscrivons et désinscrivons vos salariés. Nous gérons les rendez-vous.
3 -Vous recevez un report clair et à jour.
Nos labels
Entreprise adaptée
Handirect, une société engagée : Entreprise Adaptée, nous embauchons 75% de personnes en situation de handicap. Permet de bénéficier d’une réduction de votre taxe AGEFIPH / FIPHFP. En travaillant avec Handirect, vous améliorez la politique RSE de votre entreprise.
Plan de continuité d’activité
Handirect est un réseau d’agences en France, toutes entreprises adaptées. Grâce à ce réseau, nous avons un plan de continuité d’activité efficace : le travail d’une agence peut être repris par une autre. Cette adhésion de proximité nous permet de concentrer nos ressources de manière flexible et rapide pour répondre dans les meilleurs délais prévus.
Comment Harchimed répond-il à ces obligations ?