
Pour les petites comme pour les grandes entreprises, la gestion des factures fournisseurs représente un enjeu stratégique fort. En effet, une bonne gestion de la facturation peut vous apporter de nombreux bénéfices : gain de temps, réduction des coûts et des erreurs, flux de trésorerie optimisé, limitation des retards et des impayés, diminution des litiges… Handirect a donc décidé de partager avec vous ses 5 meilleurs conseils pour un processus de facturation au top grâce à des services adaptés.
1- Une bonne gestion des factures fournisseurs rime avec dématérialisation !
Dématérialiser : voilà la première étape indispensable pour optimiser votre gestion des factures fournisseurs ! Avant toute chose, vous devez donc vous concentrer sur la numérisation des documents qui vous sont transmis au format papier.
Pour une bonne dématérialisation des factures, il vous faut un scanner professionnel adapté, qui doit vous permettre de traiter rapidement un grand nombre de factures. Parmi les fonctionnalités clés à viser, vous avec la numérisation recto-verso automatique, la compatibilité tous formats (A4, A3, bons, reçus, etc.) et la détection des erreurs, comme le mauvais alignement des pages, par exemple.
2- La capture de données : la clé d’une gestion de la facturation performante
Pour aller plus loin en termes de gestion des factures fournisseurs, vous devez aussi penser automatisation. Pour ce faire, vous devez bien sûr intégrer des outils spécialisés à votre processus de facturation :
– Un logiciel automatisé de gestion des factures reposant sur une technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet l’extraction des données à partir d’un bon de commande ou d’une facture électronique et de les enregistrer. Cela vous fait gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie manuelle. C’est le cas de SAP Concur, par exemple.
– Un système centralisé (solution ERP) peut aussi vous aider à suivre le statut de chacune de vos factures. Vous réduisez ainsi le risque de retards de paiement, de doublons et de perte de documents. Ce type de système vous permet d’automatiser le suivi des factures et de ne plus rien louper ! Oracle NetSuite ou SAP Business One sont des exemples de solutions de facturation ERP.
3- Formalisez votre processus de facturation interne !
Factures dématérialisées, traçabilité améliorée, suivi et traitement des factures automatisé : vous avez déjà fait des bonds de géant pour l’optimisation de votre gestion des factures fournisseurs. Mais, cela ne suffit pas ! Vous devez maintenant penser à la formalisation de vos process et à leur standardisation.
Ainsi, Handirect vous invite à :
– Définir une procédure complète, qui doit déterminer le rôle des différents intervenants, leurs tâches et le moment auquel ils sont impliqués. Vous devez donc indiquer dans ce document les étapes précises du suivi des factures, de la réception des factures entrantes à l’archivage, en passant par la validation des factures et la mise en paiement.
– Former vos équipes, afin que chacun connaisse les bonnes pratiques et sache ce qu’il a à faire et quand.
4- L’audit en interne pour un meilleur suivi des factures fournisseurs
Une fois que vous avez mis en place les outils et les process, il faut vous assurer que votre gestion des factures fournisseurs fonctionne bien. Pour cela, misez sur l’audit interne ! Celui-ci doit être réalisé au moins une fois par an. Il peut couvrir différentes étapes de votre processus de facturation :
– Réalisez un audit de conformité des factures. Assurez-vous que les factures traitées contiennent bien toutes les mentions obligatoires : date d’émission, numérotation, date de vente ou de prestation, adresse du fournisseur et de son siège social, dénomination sociale, numéro Siren ou RCS, forme juridique, numéro du bon de commande le cas échéant, TVA, etc.
– Pensez à l’audit des délais de paiement. Le respect des délais de paiement est encadré en France et favorise une bonne gestion de la trésorerie ainsi que les relations avec vos fournisseurs.
– Vous pouvez aussi auditer les rapprochements entre vos écritures comptables et la réalité. Il s’agit par exemple de vérifier que les montants facturés correspondent bien aux marchandises achetées ou que les quantités sont conformes.
– Enfin, un audit de la traçabilité des documents peut vous simplifier la vie en cas d’audit externe. Il permet de vous assurer que les documents, qu’ils vous aient été transmis par voie électronique ou au format papier, sont bien identifiés, classés et accessibles.
5- Faire appel à un prestataire spécialisé pour une externalisation de la facturation
Bien sûr, pour améliorer votre gestion des factures fournisseurs, vous pouvez aussi faire appel à une prestataire spécialisé ! Cela peut vous épargner d’avoir à investir dans des outils coûteux ou à mobiliser une partie trop importante de votre personnel.
Ainsi, l’externalisation de la facturation fournisseurs peut vous permettre de :
– Bénéficier des derniers logiciels et outils performants dans le domaine : numérisation, reconnaissance optique, enregistrement des données de facturation, saisie des factures fournisseurs dans votre base de données, suivi des factures, règlement, télétransmission, archivage en coffre-fort électronique, etc.
– Profiter d’un savoir-faire expert pour analyser et améliorer vos pratiques.
– Gagner du temps et réduire les coûts liés à la facturation fournisseurs.
Prêts pour une gestion des factures fournisseurs au top ?
Vous l’avez compris, améliorer votre gestion des factures fournisseurs est fondamental pour votre entreprise. En appliquant tous nos conseils, vous garantissez une trésorerie plus saine à votre entreprise et vous améliorez vos relations avec vos fournisseurs. Alors, n’hésitez plus et passez à l’action ! Et si vous avez besoin d’infos ou d’un devis pour externaliser tout ou partie de votre processus de facturation, Handirect est là pour vous !