Vous le savez, en 2025 plus que jamais, la gestion documentaire représente un véritable défi stratégique. Et dans cette optique, les archives numérisées incarnent un levier essentiel à actionner. C’est le cas pour les archives publiques : archives départementales, registres des municipalités, plans cadastraux, etc. Mais c’est aussi le cas pour les nombreux documents d’archives des entreprises du secteur privé. Accès à l’information, consultation facilitée, sécurité et espace : découvrez avec Handirect pourquoi l’archivage numérique et l’externalisation des archives sont indispensables !
Libérez de l’espace avec les archives numérisées !
Structure publique ou entreprise privée, vous brassez chaque année des tonnes de documents administratifs. Factures, contrats, documents bancaires, assurances, livres comptables, contentieux… Sans parler des registres d’état civil, des délibérations, des données sur les recensements de la population ou des informations publiques pour les archives municipales ou les collectivités ! Et même chose du côté des registres paroissiaux par exemple, avec les baptêmes, les mariages et les divorces… De nombreuses données doivent être conservées permettant d’accéder facilement aux documents.
Bien sûr, au format papier ces archives prennent une place énorme, que ce soit dans les centres d’archives publiques ou dans les espaces de stockage des entreprises. Les archives numérisées peuvent alors vous permettre de libérer de l’espace dans vos locaux et d’en optimiser l’utilisation. D’un côté, les documents originaux les plus précieux continuent d’être archivés physiquement. De l’autre, le reste fait l’objet d’un archivage numérique et devient consultable à distance, en ligne.
Double avantage pour tout le monde : vous réduisez les coûts d’un stockage physique pour les documents conservés aux archives et vous améliorez l’accessibilité à vos fonds d’archives.
Gestion électronique des documents et des archives rime avec organisation
Documents iconographiques, registres communaux, plans du cadastre napoléonien ou actuel, documents administratifs, archives historiques : la numérisation concerne tous types de supports. Mieux encore, elle vous permet de mettre en place un système d’indexation performant. Et grâce à des instruments de recherche pensés pour vous simplifier la vie – répertoires alphabétiques, listes nominatives, inventaires détaillés ou bases d’indexation collaborative, par exemple – vos documents numérisés sont classés par ordre alphabétique, par date, par commune, par nom, par matricule, par référence, etc. Ainsi, vous pouvez retrouver facilement chaque document.
Le gain de temps est idéal ! En entreprise, vous pouvez accéder instantanément à n’importe quel document. Et au sein des services d’archives du secteur public, la consultation des registres, des tables décennales de l’état-civil ou encore des archives notariales par exemple, est facilitée tout autant pour les agents que pour le grand public ou les généalogistes.
La consultation à distance grâce aux archives en ligne
Avec les archives numérisées, vous bénéficiez donc d’un accès rapide et à distance de tous vos documents conservés, y compris les documents sonores. Si vous souhaitez mettre des données à disposition du grand public, dans le cadre de la valorisation du patrimoine par exemple, vous pouvez intégrer vos archives à un moteur de recherche dédié ou même créer une salle de lecture virtuelle en ligne.
En associant vos archives numériques à une base de données, vous pouvez rendre vos documents accessibles à vos utilisateurs autorisés, ce où qu’ils se trouvent. Une solution idéale pour les entreprises multisites, les collectivités ou n’importe quelle organisation devant gérer des archives réparties sur plusieurs sites.
Les archives numérisées : un outil phare pour maîtriser le cycle de vie des documents !
En France, les délais légaux de conservation des documents sont définis par de nombreux textes de loi : code civil, code du commerce, code du patrimoine, code du travail, etc. Ainsi, les hypothèques, les actes notariés, les documents RH ou les documents fiscaux, par exemple, doivent être conservés un certain temps, défini par les textes.
En misant sur les archives numérisées et l’externalisation, vous vous assurez de respecter ces délais légaux de conservation. Vous garantissez aussi une traçabilité rigoureuse de vos documents. Enfin, vous pouvez aussi mettre en place un service de destruction sécurisée de vos archives en fin de vie, avec certificat de destruction à la clé.
Sécurisez vos documents avec l’archivage numérique
Vous vous inquiétez peut-être de la sécurité des données avec les archives numérisées ? Sachez que celle-ci est optimale… si vous mettez en place les bonnes pratiques et choisissez le bon prestataire !
Les archives papier ou sur microfilm restent fragiles et très exposées aux risques de dégradation : perte, inondation, incendie, etc. Alors que les archives numériques, elles, sont stockées sur des serveurs hyper sécurisés. Des systèmes de sauvegardes régulières permettent de les protéger au maximum. La réutilisation des documents ne pose plus de problème. Et en cas de cyberattaque ou de sinistre, l’archivage numérique vous permet de récupérer rapidement vos données. Une condition indispensable pour assurer la continuité de votre activité.
Enfin, sachez que l’accès aux informations est totalement contrôlé avec les archives numérisées. La mise en place de droits d’accès personnalisés et de protocoles d’authentification vous permettent de définir les personnes habilitées ou non à consulter vos documents.
Archives en ligne et externalisation : le combo gagnant !
Choisir de confier la numérisation des documents et l’archivage des données à un prestataire externe spécialisé, c’est miser sur de nombreux avantages :
– La réduction de vos coûts de stockage
– L’amélioration de votre productivité avec un accès facilité et instantané à vos données
– La sécurisation complète de vos fonds numérisés et leur protection contre les risques
La dématérialisation est aujourd’hui la norme… Et les archives numérisées et externalisées sont LA solution pour les administrations, les entreprises et les collectivités.
L’externalisation des archives : un choix stratégique pour optimiser votre gestion documentaire
Les archives numérisées constituent donc un atout majeur pour toutes les structures. Néanmoins, leur gestion peut s’avérer longue et pointue : numérisation des documents, saisie de données, indexation, suivi, etc. Et c’est là que Handirect entre en jeu ! Avec une connaissance experte des outils et des pratiques, nous pouvons vous aider. Alors, prenez contact avec nous ou faites directement votre demande de devis en ligne. Nous avons hâte d’échanger avec vous !
