Souvent confondu avec le publipostage, le routage postal est un outil incontournable du mailing courrier des entreprises. Processus logistique des envois en nombre de courriers, catalogues, brochures ou prospectus, le routage mailing postal englobe toutes les étapes physiques de l’impression à l’acheminement des documents et leur arrivée dans la boîte-aux-lettres. Handirect vous explique comment bien lancer votre campagne de mailings imprimés et la réussir avec brio.
Quels sont les envois concernés par le routage postal ?
Le routage postal peut s’appliquer à différents types d’envois :
– Le courrier administratif tel que les factures ou les fiches de paie
– Le courrier publicitaire dans le cadre d’une campagne marketing, tel que les flyers, la carte-postale, le coupon-réponse, le carton d’invitation, etc.
Lorsque l’expéditeur doit procéder à l’envoi d’un courrier postal par centaines ou par milliers, le traitement des plis est fastidieux. Rien que mettre dans une enveloppe chaque document représenté déjà un temps considérable ! La campagne de routage courrier permet de faire gagner du temps grâce à l’automatisation de tout ou d’une partie du processus. Le traitement du courrier devient alors beaucoup plus simple.
Les différentes étapes du routage mailing postal
Quel que soit le type d’envoi, le routage postal comporte généralement les étapes suivantes :
– Traitement du fichier clients, avec mise aux normes postales
– Choix des formats d’enveloppes, du grammage du papier
– Personnalisation des envois si nécessaire (par exemple, lettres d’accompagnement personnalisées ou encart pour compléter l’envoi postal d’une brochure)
– Impression des documents recto / verso et façonnage
– Pliage des documents
– Mise sous film, colisage ou mise sous enveloppe
– Adressage des envois, avec impression des étiquettes, des enveloppes ou des divers emballages selon le conditionnement
– Affranchissement
– Dépôt ou collecte des documents par La Poste
Une ultime étape peut enfin vous concerner : le traitement des envois postaux non distribués au destinataire.
Entre gestion du courrier et marketing direct : une solution qui exige du savoir-faire
Une campagne de routage postal ne s’improvise pas si vous n’en avez jamais mise en place. Pour en garantir le succès, tout doit être préparé avec minutie pour éviter la moindre erreur et que vos envois en nombres arrivent bien à destination.
1- Déterminez vos objectifs, surtout dans le cadre d’une campagne marketing. Quel est votre but ? Attirer les prospects ? Fidéliser vos clients ? Booster vos ventes ou votre visibilité ? Asseoir votre notoriété ?
2- Ne négligez pas le ciblage ! Déterminer vos cibles selon vos campagnes. Expédier les bons supports aux bons destinataires est fondamental pour un bon taux de retour.
3- Soyez irréprochable sur votre liste de diffusion. Votre base de données et les adresses postales doivent être à jour pour un envoi par correspondance. Pour du marketing postal, il existe des bases de données payantes qui peuvent vous fournir des listes de diffusion intéressantes.
4- Concevez et imprimez le bon support. Pour des plis confidentiels, comme les bulletins de salaire ou les documents pour les élections du personnel par exemple, vous pourriez avoir besoin d’une sous-enveloppe dans chaque pli. Tous les détails sont à prendre en compte : dimensions, poids, volume.
5- Choisissez avec soin votre service postal. Ce point est crucial. Vous devez déjà décider si vous allez vous-même procéder au routage postal ou si vous préférez confier votre campagne de mailing courrier à une entreprise spécialisée. Gardez à l’esprit que mettre sous pli et affranchir est une tâche chronophage, à faible valeur ajoutée. Les prestataires qui peuvent externaliser le routage disposent d’un équipement, comme une machine de mise sous pli automatique, par exemple, et de connaissances qui peuvent vous faire gagner du temps et gagner de l’argent.
Comment choisir un prestataire de routage courrier ?
Plusieurs critères sont à prendre en compte si vous décidez d’opter pour l’externalisation de votre campagne de routage postal. Certaines entreprises disposent de machines de mise sous pli automatiques, tandis que d’autres pratiquent plutôt la mise sous pli à domicile ou manuelle dans leurs locaux. Les solutions tout automatisées offrent parfois des options limitées, qui ne sont pas compatibles tous formats.
Vous devez savoir qu’un bon prestataire en routage postal met à votre service un savoir-faire qui va au-delà du recours à une plieuse automatique, de la mise sous plis (automatique ou non), de l’affranchissement ou de l’acheminement. Aide à la conception, impression, conseils : un vrai professionnel vous propose des services personnalisés.
Enfin, écoute, réactivité et intégrité doivent être au rendez-vous lorsque vous choisissez votre routeur postal. Le devis doit être clair et complet. Les dates et délais de traitement doivent y être clairement mentionnés. Comme dans beaucoup de domaines, fuyez les prix trop bas qui cachent souvent des escrocs experts en arnaques…
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Handirect est une Entreprise Adaptée, créée en 2016, qui emploie donc un minimum de 55% de travailleurs reconnus handicapés. Externaliser votre campagne de routage postal avec Handirect, c’est donc miser sur plus de 27 ans d’expertise dans le secteur en favorisant l’accès à l’emploi des personnes en situation de handicap. Alors, contactez Handirect pour un devis rapide !
