La numérisation du courrier est devenue une indispensable de la gestion documentaire quotidienne en entreprise. Parmi les tonnes de documents brassés chaque jour au sein de chaque société, le volume des courriers entrant et sortant est en effet impressionnant ! Factures fournisseurs, contrats, documents clients, recommandés, bons de commande, devis… La liste est longue de tous ces plis postaux que vous devez gérer ! Heureusement, la dématérialisation peut devenir un atout majeur pour vous. Handirect vous explique comment et pourquoi.
La numérisation du courrier, c’est quoi ?
Vous vous dites sûrement : dites donc Handirect, on sait ce que c’est que la numérisation du courrier ! Et bien sûr, vous n’avez pas tort. Mais, cette pratique va bien au-delà de l’utilisation d’un scanner et un archivage électronique…
En effet, le courrier numérisé rentre dans une stratégie globale de gestion électronique des documents (GED). Cette solution de dématérialisation en est un pilier.
Dès qu’ils transitent par votre service courrier, les documents sont scannés, oui. Mais, ils le sont par des scanners haute performance. Puis, ils sont intégrés dans un logiciel de gestion documentaire. Avec la reconnaissance optique de caractères (OCR), vous pouvez même automatiser l’indexation ! Vous garantissez ainsi à votre entreprise un gain de temps, une traçabilité optimale et une réduction des coûts non négligeable.
Numérisation courrier postal : zoom sur les avantages
Vous l’avez compris, la numérisation du courrier signifie bien plus qu’une banale capture de documents. Elle vous permet finalement une réelle optimisation de la gestion du courrier entrant et sortant. Elle représente même la clé pour l’automatisation de l’ensemble des processus métiers liés aux flux documentaires.
La réduction des délais de traitement du courrier en entreprise
Eh oui ! Courrier numérisé rime avec accélération du délai ! Ainsi, la recherche de documents devient un jeu d’enfant grâce à l’indexation automatique. Les plis sont en effet enregistrés selon différents critères : date de réception, destinataire, expéditeur, objet de l’envoi, service concerné, numéro de facture ou référence du document, etc. Cette gestion des métadonnées réduit les délais de traitement et vous garantit une réactivité défiant toute concurrence !
Les avantages de l’automatisation et de la traçabilité du courrier numérisé
Les solutions de GED vous permettent d’automatiser tout ou partie de vos workflows documentaires. Par exemple, vous pouvez définir un plan de classement automatique qui permet à chaque courrier d’être affecté au bon destinataire sans avoir besoin de trier. De la même manière, vous pouvez suivre en direct le statut de votre courrier et des actions réalisées par rapport à celui-ci.
La gestion électronique du courrier facilite le travail collaboratif
La numérisation du courrier pose les bases d’une gestion documentaire collaborative. Associée à une solution de GED, elle permet en effet un accès simultané aux documents numérisés par les différents services concernés. Chaque enregistrement est accessible sur votre intranet ou au sein de votre solution SaaS, par exemple. Vos équipes peuvent donc travailler plus facilement ensemble, y compris à distance pour les entreprises multisites. Le risque de perte d’information est minimisé.
Numérisation courrier entrant = gestion optimisée des documents administratifs et des factures
La numérisation du courrier dans votre entreprise vous permet d’optimiser la gestion électronique de tous vos documents. Nous l’avons déjà évoqué, vous pouvez par exemple dématérialiser les factures. Mais, cette dématérialisation des documents ne constitue que la première étape à un process bien plus vaste. Ainsi, vous pouvez ensuite mettre en place un circuit de validation électronique prédéfini. Le suivi est automatique et peut inclure un archivage numérique automatique lorsque le circuit est complet. Et tout ceci est possible grâce à une simple signature électronique qui vient garantir la fiabilité du process.
Un référentiel documentaire vous permet de retrouver chaque document de gestion indexé dans le système. La recherche de documents peut être effectuée à partir de mots-clés ou de métadonnées. Et si vous préférez vous concentrer sur votre cœur de métier, sachez que vous pouvez opter pour l’externalisation complète de votre service de courrier. Votre prestataire prend alors en charge la gestion et la numérisation du courrier, ainsi que son stockage électronique sécurisé.
Numérisation du courrier et solutions de gestion documentaire
Plusieurs outils peuvent vous aider à instaurer une gestion documentaire efficace autour de la numérisation du courrier :
– Les logiciels de GED et ECM :
Des logiciels de GED open source offrent la possibilité de gérer l’ensemble des documents. Courrier entrant et sortant, documents papier ou mails : tout est géré au sein d’un même système de gestion électronique. Les fonctionnalités avancées incluent la lecture automatique, la gestion des droits d’accès, le paramétrage des workflows ou encore la diffusion des documents vers leurs destinataires.
– L’intégration aux ERP et CRM :
Vous pouvez intégrer les courriers numérisés à votre logiciel ERP (enterprise ressource planning) ou à votre CRM (customer relationship management). Ceci vous permet d’automatiser vos processus métiers et de centraliser vos données dématérialisées. L’avantage est alors triple : réduction des coûts, gain de temps et optimisation de la gestion de la relation client / fournisseur.
– Les solutions d’archivage numérique :
En alliant la numérisation du courrier et l’archivage électronique, vous renforcez la sécurité de vos documents. Ces derniers peuvent en effet être stockés dans un coffre-fort électronique avec une sécurisation optimale. Vous n’avez plus à vous soucier des problèmes de conservation sur le long terme ou du risque de perte lié à l’archivage papier.
Traitement du courrier en entreprise : le zéro papier pour une maîtrise documentaire totale !
La numérisation du courrier est essentielle si vous souhaitez tendre à une maîtrise documentaire optimale. Une maîtrise qui, rappelons-le, est essentielle pour la productivité de votre entreprise… Obligations en matière de conservation, cycle de vie, indexation des documents : les données dématérialisées apportent de la fluidité à vos processus de gestion. Et si vous ne savez pas par où commencer, prenez contact avec un conseiller Handirect ! Nous sommes spécialistes du traitement du courrier entrant et sortant depuis plus de 25 ans et nous serions ravis de vous aider.
