Le routage courrier désigne les envois en nombre de courriers papier par une entreprise et par voie postale. Parfois nommé mailing ou publipostage, le routage postal est utilisé en marketing-direct pour des campagnes de communication, en prospection ou en fidélisation. Mais, le mailing courrier peut aussi concerner les envois postaux groupés de documents administratifs comme les factures ou les bulletins de salaire, par exemple. Handirect vous détaille les étapes incontournables pour bien réussir votre routage mailing postal.
Étape 1 : bien préparer ses informations pour un routage courrier efficace
À la base du routage courrier, il y a des informations clés. Adresse postale, nom, âge, comportements spécifiques : selon les objectifs de vos mailings, vous avez besoin de données précises et justes. Le minimum repose sur une mise aux normes postales. L’adressage est capital afin que votre envoi d’un courrier papier atteigne son destinataire en arrivant jusque dans sa boîte-aux-lettres.
Dans le cadre de campagnes marketing, pour fidéliser votre clientèle ou attirer de nouveaux clients, il faut aller plus loin. En effet, le ciblage revêt une grande importance. Vous devez donc travailler vos bases de données ou vos fichiers d’adresses afin d’en éliminer les doublons et de pouvoir opérer une segmentation pour bien cibler les destinataires de votre message.
Étape 2 : choisir le bon support pour votre mailing postal
Si la question vous semble peu utile pour les envois administratifs, elle peut tout de même avoir un intérêt pour le routage courrier de vos documents personnalisés internes. Allez-vous choisir un papier glacé pour votre lettre d’information ? Avez-vous besoin d’une sous-enveloppe pour votre communication confidentielle ?
Côté courrier commercial, vous devez décider si vous allez envoyer des catalogues, des brochures, des flyers, etc. Quel support est le mieux adapté pour vous démarquer ? Faut-il joindre un coupon-réponse à vos offres promotionnelles ?
Étape 3 : l’impression, le façonnage et le pliage – les incontournables du routage postal
Après les choix stratégiques viennent les choix logistiques. La qualité d’impression est essentielle lors d’un routage courrier et elle concerne aussi bien le support que les enveloppes ! Avez-vous l’équipement nécessaire pour des impressions par centaines, par milliers ? En recto / verso ? Ou devez-vous faire appel aux services d’une imprimerie professionnelle ?
Il faut ensuite procéder au façonnage éventuel de vos envois, c’est-à-dire à la personnalisation du format de votre support. Par exemple, si vous envoyez une communication via une carte-postale ou des invitations personnalisées par exemple, vous avez peut-être décidé de leur donner une forme particulière. Et si ça n’est pas le cas, le pliage reste indispensable pour préparer vos envois à la mise sous enveloppe. Cette tâche peut être longue et fastidieuse selon le nombre de courriers et une plieuse pourrait peut-être vous faciliter la vie.
Étape 4 : le mailing papier et la mise sous pli ou le conditionnement
Lorsque tout est imprimé et plié, il faut encore procéder à la mise sous plis, à la mise sous film ou au colisage de vos envois. Là encore, cette étape est fondamentale en routage courrier et est extrêmement chronophage. Pour gagner du temps – donc, gagner de l’argent ! – il existe des machines de mise sous-pli.
En fonction du nombre de plis à expédier dans le cadre de votre routage postal, mettre dans une enveloppe ou dans un colis chacun de vos envois de manière manuelle peut représenter des jours de travail ! Même pour les entreprises dotées de services courrier, cette étape représente parfois une somme de travail considérable.
Étape 5 : la gestion du courrier passe enfin par l’affranchissement puis l’acheminement
Enfin, la machine à affranchir peut entrer en scène dans le traitement du courrier ! Toutefois, là encore l’opération peut s’avérer pesante lors de l’envoi en nombre d’un routage courrier. Pensez d’ailleurs à vous renseigner sur les meilleurs tarifs postaux en vigueur, afin d’optimiser votre campagne. Et vérifiez vos stocks en encre pour ne pas tomber en panne et allonger les délais de la mise en place de votre mailing postal.
Consultez ensuite différents prestataires de services postaux pour expédier et acheminer vos courriers personnalisés dans les meilleures conditions possibles. Les tarifs de La Poste sont-ils les plus avantageux ? Qu’en est-il des délais ? Un autre opérateur postal pourrait-il mieux vous convenir ? Toutes ces questions comptent lors d’un routage courrier.
Les avantages de l’externalisation pour les envois groupés ou le marketing postal
Le routage courrier est particulièrement intéressant en prospection commerciale, avec un excellent taux de retour et un bon retour sur investissement. Il est aussi indispensable pour l’envoi postal des documents administratifs en masse. Pour aider à aller plus vite et à travailler mieux, pourquoi ne pas faire appel à un routeur spécialiste du mailing postal ? Handirect met ainsi à votre disposition son savoir-faire et ses outils pour vous accompagner sur vos projets, ponctuels ou récurrents.
