Les envois postaux de courriers restent essentiels pour les entreprises : factures, relances, bulletins de salaire, brochures, catalogues, etc. Dans cette optique, le routage courrier représente l’outil clé pour optimiser la gestion du courrier et de l’envoi groupé. Les avantages du routage postal ? Assurer une distribution du courrier efficace, rapide et la plus économique possible. Mais, pour cela, encore faut-il bien maîtriser les points clés ! Voici les 5 conseils de Handirect pour vous y aider.
1- La clé de voûte du succès : comprendre le routage courrier
Le routage postal permet à votre entreprise de procéder à des envois en nombre par voie postale. Ces opérations peuvent concerner des courriers simples : documents administratifs, informations, etc. Mais, elles peuvent aussi porter sur des colis ou intervenir des dans le cadre de campagnes de marketing-direct – invitations, flyers, dépliants, etc. – pour la prospection ou la fidélisation.
Le routage courrier repose sur plusieurs étapes essentielles :
– La préparation des fichiers d’adresses : mise à jour des bases de données et nettoyage afin de limiter les erreurs de distribution et les NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée).
– Pour un envoi groupé lors d’une campagne marketing, la personnalisation est cruciale. Vous devez adapter vos contenus et supports en fonction des profils de vos prospects ou de vos clients. Donc, miser sur des courriers personnalisés.
– Le conditionnement : mise sous pli, mise sous film, colisage, etc.
– L’affranchissement.
– Et enfin, l’acheminement et la distribution.
2- Travaillez votre segmentation en profondeur !
Avant de lancer une campagne de marketing direct, la segmentation est incontournable. Eh bien, oui ! Vous ne pouvez pas envoyer la même chose à tous vos prospects ou clients ! Vous devez cibler, avec un courrier personnalisé, pour faire mouche.
Toutefois, la segmentation peut aussi vous permettre de réduire vos coûts de routage courrier de manière concrète. Vous pouvez ainsi :
– Effectuer un ciblage entre courriers standards et courriers prioritaires, comme les bulletins d’information pour les premiers et les promotions du moment pour les seconds. Ceci vous permet de bénéficier des meilleurs tarifs postaux selon vos besoins réels.
– Dispatcher vos envois groupés en fonction de la géolocalisation de vos destinataires. En regroupant vos expéditions par zone géographique, vous faites des économies sur les frais de transport !
3- Les équipements d’un mailing postal efficace
Qui dit envoi groupé, dit gros volumes ! Le routage courrier implique de pouvoir traiter de grandes quantités de documents, de leur création à leur arrivée dans la boîte-aux-lettres de vos destinataires.
Afin de ne buter sur aucun obstacle, plusieurs équipements peuvent donc s’avérer nécessaires :
– Une imprimante de qualité – ou plusieurs ! – qui permet des impressions rapides et tous formats.
– Une machine de mise sous pli automatique, pour éviter de mobiliser votre personnel pendant des heures sur la mise sous enveloppe manuelle, une tâche à faible valeur ajoutée.
– Une machine à affranchir conçue pour les gros volumes, avec chargement automatique des plis et impression jet d’encre ou numérique de qualité.
– Sans oublier la plieuse de documents, pour préparer vos envois avant l’insertion dans les enveloppes.
Et bien entendu, vous pouvez aussi avoir besoin d’une balance postale, de bacs pour organiser et stocker votre courrier avant de l’expédier, ou encore de scanners de QR codes pour le suivi !
4- De l’envoi à la distribution du courrier : assurez suivi et analyse des performances !
Si vous souhaitez optimiser votre routage courrier, il faut penser bien au-delà du simple envoi de courrier ! En effet, vous devez suivre vos performances et les analyser. Ceci vous permettra de sans cesse vous améliorer !
Les points clés de cette amélioration continue de votre routage courrier sont :
– Le suivi de vos livraisons, afin de vous assurer que chaque destinataire a bien reçu votre courrier.
– L’analyse du taux de réponses, ainsi que des retours clients, suite à la réception de vos envois.
– L’identification des leviers d’amélioration : délais, cibles, coûts, etc.
Pour vous aider dans toutes ces étapes de suivi, optez pour un bon logiciel de CRM (Customer Relationship Management) : SAP CRM, Salesforce, HubSpot, etc. Celui-ci peut être couplé à un outil de tracking postal afin d’avoir une vision 360° de vos opérations de routage courrier.
Le routage courrier est trop pour vous ? Faites appel à un prestataire !
Comme vous pouvez le constater, le routage courrier exige de nombreux outils et de nombreuses compétences pour être performant ! L’externalisation devient alors un formidable moyen d’optimiser vos opérations de routage postal. Savoir-faire, équipements de pointe, connaissance experte du domaine, réactivité : un bon prestataire peut vous faire gagner du temps et gagner de l’argent. Le bonus ? Celui-ci peut prendre en charge tout ou partie de vos besoins… Une solution sur mesure, donc, qui pourrait bien faire toute la différence lors de vos prochaines campagnes de mailing.
