Indétrônable de Microsoft Office, le succès d’Excel ne faiblit pas dans la vie des entreprises. Ce logiciel de tableur est en effet l’outil bureautique le plus utilisé aux côtés de PowerPoint ou de Microsoft Word, l’incontournable logiciel de traitement de texte. Calculs, macro, graphiques, diagrammes, tableaux croisés dynamiques… Le logiciel Excel permet la mise-en-forme, la gestion et l’analyse des données avec des possibilités infinies. Handirect, expert dans la saisie de données sur ce logiciel, rend hommage au roi de la feuille de calcul !
Une histoire d’Excel, le classeur XXL
C’est en 1984 – mais, certains disent en 1985 – qu’Excel voit le jour, en remplacement de Multiplan. À cette époque, le marché du logiciel de tableur est dominé par Lotus 1-2-3, un produit de Lotus Software. À l’origine, le logiciel Excel est développé pour les ordinateurs de la marque Apple Macintosh, à la demande de Steve Jobs ! Il faudra ensuite attendre deux ans avant que le logiciel Excel ne soit développé sur PC sous Windows.
Dès lors, tout s’enchaîne très vite : en 1990, les ventes dépassent celles des concurrents. L’intégration du module VBA (Visual Basic for Applications) en 1993, plie le match : il permet en effet d’automatiser l’exécution de certaines tâches grâce aux macros ou de créer des formulaires, par exemple.
Aujourd’hui, de nombreuses alternatives à Excel existent : Google Sheet, Apache OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Numbers, etc. Toutefois, le logiciel de tableur de la suite Office séduit toujours autant par la richesse de ses fonctions avancées et son ergonomie.
Utiliser Excel, d’accord. Mais, pourquoi ?
Les 4 fonctions essentielles d’Excel sont les calculs simples et complexes, l’analyse de données, la représentation graphique et la programmation VBA. Cela signifie que le logiciel Excel vous permet :
– D’effectuer des calculs fiables,
– De créer un graphique à partir des données renseignées dans vos feuilles de calcul (depuis une ou plusieurs feuilles),
– De saisir des données et de les mettre sous forme de tableau,
– Ou même de constituer de véritables bases de données !
Une fois les données entrées dans chaque cellule, elles peuvent être organisées en lignes et en colonnes. Il est alors possible de les additionner à partir d’une plage de cellules, de les filtrer ou de les trier selon leur nature, ou encore d’éditer des graphiques croisés dynamiques. La mise en forme conditionnelle permet aussi de mettre en surbrillance les informations pertinentes de vos tableaux Excel.
Du fait de ses capacités de personnalisation complète, ce logiciel de tableur intéresse tous les services d’une entreprise : comptabilité, ressources humaines, achats, commerce, etc.
Les points forts du logiciel Excel
La richesse de ses possibilités fait d’Excel un logiciel qui va bien au-delà de la simple feuille de calcul. Utiliser Excel au sein d’une entreprise, c’est asseoir votre activité sur des avantages forts :
– Ce logiciel de tableur est d’une flexibilité incomparable. Il est donc totalement adaptable aux besoins spécifiques des entreprises qui peuvent y créer des tableaux qui leur ressemblent, d’un modèle de devis à un outil de suivi des stocks. Les contenus et les informations des onglets sont modifiables à volonté, permettant même de fusionner vos données et de les déplacer d’un simple clic-droit !
– Microsoft Excel est réputé comme un outil essentiel dans l’amélioration de la productivité des entreprises, grâce à la fiabilité des calculs et à l’automatisation des tâches répétitives. Les liaisons entre données issues de différents fichiers facilitent leur saisie et leur traitement. De plus, les raccourcis clavier font gagner du temps et vont bien au-delà des CTRL C et CTRL V pour copier-coller !
– Le logiciel Excel est idéal pour faire des calculs et obtenir des résultats justes et précis. C’est d’autant plus vrai si vous décidez de créer une macro pour vos calculs les plus pointus qui seront alors effectués directement par le logiciel tableur, sans risque d’erreur.
– Appartenant à la suite bureautique Microsoft, Excel permet d’importer ou d’exporter des données avec les autres logiciels de cette suite. Vous pouvez par exemple insérer un tableau de votre tableur Microsoft Excel au sein de votre présentation PowerPoint ou dans votre document Word.
– Enfin, avec le logiciel Excel, le travail collaboratif devient – presque ! – un jeu d’enfant. En effet, les fichiers peuvent être enregistrés sous différents formats : xls, xlsx, xlsm, xlsb, xlt, xltx, etc. Et même en csv pour Mac OS ! Vous êtes donc assuré de pouvoir partager vos données avec tous vos interlocuteurs, en interne comme en externe.
Bien maîtriser Microsoft Excel est essentiel !
Pour exploiter pleinement les capacités d’Excel, vous devez toutefois vous assurer que vos collaborateurs savent bien l’utiliser. Si ça n’est pas le cas, vous pouvez les inviter à suivre une formation Excel pour apprendre à maîtriser les fonctions indispensables pour votre activité. Vous pouvez aussi faire appel à un sous-traitant pour gérer vos fichiers Excel les plus complexes. Chez Handirect, du personnel expert dans l’utilisation de ce logiciel de tableur est à votre disposition !
