Dans le tertiaire ou dans l’industrie, la gestion administrative et opérationnelle des données alphanumériques représente un enjeu capital pour une entreprise. Afin de collecter, vérifier et organiser ces dernières, recruter un opérateur de saisie est une solution de plus en plus prisée. Mais, quel est précisément le rôle d’un opérateur de saisie ? Pourquoi la saisie de données est-elle essentielle pour votre entreprise ? Quels sont les avantages d’externaliser auprès d’un spécialiste en saisie de données ? Et, surtout, comment le choisir ? Explorez la question de A à Z avec Handirect !
L’opérateur de saisie, ce pilier de la vie d’une entreprise
Sorte de super agent administratif, l’opérateur de saisie de données – ou l’opératrice de saisie ! – maîtrise l’ensemble du processus de collecte et de gestion des données pour une entreprise. À l’heure de la dématérialisation, il possède donc un savoir-faire vital en back-office, au même titre que l’assistant administratif ! D’ailleurs, l’agent de saisie est parfois appelé assistant de saisie. Dans certaines entreprises, son travail de saisie est associé aux métiers du secrétariat.
Concrètement, les missions principales de l’opérateur de saisie consistent à collecter et saisir des données pour alimenter des bases de données. Ces saisies s’effectuent à partir de différents supports : enregistrements audio, formulaires papier, courriers, comptes-rendus, chèques, documents manuscrits, coupons-réponse, documents comptables, etc.
Ces travaux de saisie alphanumérique peuvent s’opérer de manière manuelle ou automatique et sur divers outils informatiques, outils bureautiques ou autres logiciels : traitement de texte, tableur comme Excel, SAP, ERP (Enterprise Resource Planning), logiciel comptable, outil CRM (Customer Relationship Management), logiciel SCM (Supply Chain Management) ou même logiciel interne !
Mais, au-delà de la transcription et de la saisie informatique, les opérateurs de saisie effectuent aussi des tâches d’indexation et d’archivage. Un agent de saisie peut être amené à prendre des notes – avec ou sans techniques de sténo dactylo –, à mettre en forme les données, à assumer la partie numérisation de documents, à les sauvegarder sur un support informatique sécurisé et à les classer.
Dans le cadre d’une mission, l’opérateur de saisie peut donc assumer tout ou partie des tâches suivantes :
– Réceptionner les données
– La prise de notes
– La retranscription
– La mise en page (ou mise-en-forme)
– Les indexer
– Les archiver
La saisie de données : un enjeu stratégique pour toutes les entreprises
L’opérateur de saisie est un maillon indispensable des rouages administratifs, mais aussi stratégiques de votre entreprise. Saisir les données sans erreurs est en effet essentiel ! Handirect partage avec vous les deux raisons fondamentales de cette importance.
Bien saisir des données pour prendre les bonnes décisions
Eh oui ! Dans le monde de l’entreprise, les meilleures prises de décisions reposent sur une bonne analyse de ses données. Or, pour pouvoir être correctement analysées, celles-ci doivent être :
– Fiables
– Pertinentes
– Précises
– Organisées
– Et à jour !
Si votre analyse se fonde sur des informations qui ne sont plus d’actualité ou qui sont erronées, vous ne pouvez pas prendre la bonne décision. Le traitement des données repose sur leur qualité, ce sur quoi veille l’opérateur de saisie.
L’agent de saisie garantit fluidité et optimisation des processus
La qualité de vos données impacte aussi directement la vie quotidienne de votre entreprise. Là encore, tout repose sur le savoir-faire et les compétences de l’opérateur de saisie. Un oubli commis à la saisie de bons de commandes ? C’est la satisfaction client qui se retrouve en jeu et des réclamations potentielles viennent enrayer votre process commercial. Une erreur dans la saisie comptable ou la saisie des factures ? C’est une source de stress pour votre service financier, sans compter la perte de temps… En résumé, bien saisir des documents est la promesse d’un quotidien plus performant pour votre entreprise.
Recruter un opérateur de saisie : comment bien le choisir ?
Que vous fassiez le choix d’un recrutement en CDD, en CDI, en mission d’intérim, d’un prestataire de services ou d’un opérateur de saisie indépendant, à temps-plein ou à temps partiel, plusieurs critères doivent retenir votre attention afin de ne pas vous tromper :
– Votre agent de saisie doit posséder différentes qualités pour assumer ses missions au quotidien. Rigoureux, polyvalent, il doit aussi être précis et rapide. Il doit faire preuve de dextérité sur son clavier d’ordinateur avec une bonne vitesse de frappe.
– Assurez-vous qu’il maîtrise chaque outil informatique et peut s’adapter à tout type de logiciel.
– Votre opérateur de saisie devrait aussi connaître les dernières technologies en vogue, notamment les systèmes de reconnaissance optique des caractères (OCR).
– Veillez à ce que votre agent de saisie soit irréprochable en matière de sécurité des données. Respect des normes, confidentialité : il doit pouvoir vous offrir des garanties quant à tous ces aspects.
– Si vous êtes un client spécialisé, dans un secteur d’activité particulier, privilégiez les candidats ayant une bonne connaissance de ce secteur.
– Votre opérateur de saisie doit par ailleurs posséder une grande capacité d’adaptation, afin de s’adapter à tout environnement de travail et d’être opérationnel au plus vite pour saisir des données pour votre entreprise.
– Enfin, avant de recruter un opérateur de saisie, renseignez-vous sur sa réputation et ses références. Cela vaut bien entendu pour tout type de profil, même une entreprise de saisie de données !
Parfois la saisie de documents et l’enregistrement des données sont confiés au secrétariat. Toutefois, le métier d’opérateur de saisie demande un réel savoir-faire et ses principales missions vont bien au-delà des simples données saisies. Si l’activité est accessible à partir du niveau brevet des collèges, de nombreux professionnels possèdent un bac-pro (ancien BEP) ou même un BTS de gestion administration ou d’assistanat, avec des compétences en dactylographie, voire en sténographie.
Les avantages de l’externalisation avec un spécialiste en saisie de données
Faire saisir des données par un prestataire externe offre de nombreux avantages. Un opérateur de saisie en externe vous permet ainsi de gagner du temps et de l’argent, puisque vous profitez de ses compétences sans avoir besoin de passer par la case recrutement. Vous pouvez faire appel à ses services pour une donnée précise, de manière ponctuelle, en renfort, ou récurrente, comme pour la facturation à toutes les fins de mois, par exemple. Et, bien sûr, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur le plus important, à savoir leur cœur de métier. Les équipes d’Handirect sont expertes en saisie de données depuis plus de 27 ans et se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions.
