Entreprise privée ou administration : chaque jour, vous gérez un volume conséquent de courriers entrants et sortants. Le traitement du courrier représente donc l’un des piliers de votre fonctionnement quotidien. Et qui dit mauvaise gestion du courrier, dit retards, perte d’informations ou même dégringolade de la satisfaction client ! Et si vous passiez à l’externalisation du courrier ? Réception, tri, numérisation, indexation, envois, archivage numérique : vous pouvez réduire vos délais de traitement du courrier de façon exponentielle grâce à un prestataire. Comment ? Handirect vous explique tout !
Traitement du courrier : externalisez et gagnez en efficacité !
Externaliser le traitement du courrier, cela veut tout simplement dire gagner du temps et devenir plus efficace. De votre salle du courrier à l’archivage électronique, votre prestataire met en place des solutions de gestion documentaire… et fait passer votre entreprise à la vitesse supérieure !
Les prestations en gestion du courrier entrant
Contrats, factures fournisseurs, bulletins de paie, plis recommandés, documents papier de toutes sortes : un spécialiste de la gestion du courrier peut intervenir dès l’ouverture du courrier entrant. Il peut trier le courrier et vous proposer la lecture automatique des infos clés via un programme OCR (reconnaissance optique de caractères). Puis il peut numériser et indexer chaque pli. Enfin, il peut même vous proposer la distribution du courrier, s’assurant de transmettre chaque document aux bons destinataires, que ce soit en physique ou en numérique.
Externaliser le traitement du courrier départ
Un prestataire spécialisé peut également prendre en charge votre courrier sortant. Là encore, ses interventions sont multiples et variées. Il peut ainsi procéder à la mise sous enveloppe, avec ou sans machine de mise sous pli selon votre volume de courrier départ. Puis il assure pour vous l’affranchissement, pouvant mettre à votre disposition une machine à affranchir professionnelle. Bien entendu, il peut aussi scanner vos envois et les enregistrer, ou encore les intégrer à un système de gestion électronique des documents (GED). Enfin, il peut même vous proposer un suivi du courrier jusqu’à son arrivée dans la boîte-aux-lettres du destinataire.
Les avantages de l’externalisation du courrier pour votre entreprise
Déléguer le traitement du courrier à un prestataire expert vous permet d’améliorer le respect des échéances, mais aussi votre réactivité et votre productivité.
La réduction des délais de traitement du courrier en entreprise
Avec la dématérialisation et l’automatisation de certaines tâches, l’externalisation permet à votre entreprise de réellement réduire les délais de traitement du courrier. Pris en charge dès sa réception, le courrier est ouvert, trié et scanné. Puis, il est directement transmis à son destinataire sur une plateforme sécurisée. Le gain de temps est donc considérable ! Vous n’avez plus besoin d’attendre une distribution du courrier à la main, dans vos casiers ou vos bannettes. Les documents numérisés peuvent être consultés dès leur mise à disposition.
Quant au courrier sortant, votre prestataire peut prendre en charge toutes les étapes, y compris pour les envois en nombre ou le routage postal. Rompu aux différentes pratiques et aux outils les plus performants, il peut vous garantir une parfaite traçabilité, notamment pour vos envois les plus importants.
Gestion du courrier externalisée : améliorez la traçabilité et la sécurité des données !
Pli entrant ou sortant, votre prestataire peut mettre en place un suivi par code-barres ou QR-code sur tout ou partie de vos courriers. Ce système permet d’identifier l’expéditeur et le destinataire, mais aussi le type de courrier, sa typologie (facture, recommandé, formulaire, etc.) ou encore son statut (en cours de traitement, envoyé, reçu).
Mieux encore, ce traitement du courrier permet de le stocker ou de l’archiver dans des conditions ultrasécurisées telles que le coffre-fort numérique lorsque vous optez pour la dématérialisation. Le document est alors accessible sous conditions : code, signature électronique, etc.
Choisir l’externalisation du courrier pour une réduction des coûts
Eh oui ! Vous avez bien lu ! Opter pour un prestataire pour le traitement du courrier dans votre entreprise vous permet de réduire vos dépenses !
En effet, un prestataire spécialisé en gestion du courrier peut mettre à votre disposition du matériel coûteux : machines à affranchir, machines de mise sous pli, plieuses, imprimantes, etc. De plus, il connaît les meilleurs tarifs postaux et peut aussi vous permettre de réaliser des économies sur les consommables. Enfin, vous réduisez également vos coûts humains : vos équipes peuvent se recentrer sur leur cœur de métier et vous n’avez plus besoin de recruter et gérer des agents de traitement dédiés au courrier.
Externalisation et dématérialisation du courrier : un combo gagnant !
Aujourd’hui, un bon traitement du courrier passe par une politique de dématérialisation des documents. Il s’agit donc de numériser le courrier avant son envoi ou dès sa réception. Puis de le classer, de l’indexer et de l’envoyer à qui de droit. Tout ceci peut se faire grâce à un système collaboratif, mais surtout grâce à un bon système d’information (SI).
En utilisant les bons outils, vous pouvez définir des workflows spécifiques à vos processus métiers. Plan de classement personnalisé, génération d’alertes à la réception d’un document, lien avec des échéanciers : tout devient possible avec les documents dématérialisés. Et les prestataires externes spécialisés dans le domaine sont bien sûr des experts. Ils peuvent donc vous conseiller et vous aider à mettre en place votre système optimisé de traitement du courrier.
Handirect, votre spécialiste sur mesure de l’externalisation du courrier
Vous recherchez un prestataire pour le traitement de courrier quotidien ? Vous êtes plutôt intéressé par le routage courrier ? Ou encore vous avez besoin d’un spécialiste pour vous conseiller sur la mise en place de votre gestion électronique du courrier de A à Z ? Tout ceci peut vous aider, d’une manière ou d’une autre, à gagner du temps, à améliorer votre productivité et à garantir l’intégrité de vos données. Et toutes ces prestations sont proposées par Handirect ! Alors, on en discute ? Posez-nous vos questions ou demandez-nous un devis : nous serons ravis d’échanger avec vous !