Maîtrise du flux de documents, numérisation, indexation, archivage, cycle de vie : une bonne gestion documentaire constitue un pilier des performances d’une entreprise. Eh oui ! Elle peut même faire toute la différence ! Lorsqu’elle est efficace, la gestion des documents permet de réduire les erreurs, de respecter vos obligations légales et même d’améliorer de votre productivité. Comment ? Handirect partage avec vous ses 5 meilleures pratiques pour un système de gestion des documents au top !
La gestion documentaire, c’est quoi ?
La gestion documentaire désigne l’ensemble des outils, procédures et bonnes pratiques qui interviennent dans :
– La collecte
– L’organisation des documents
– Le traitement des documents
– Leur stockage électronique ou papier
– Le partage de documents
– Et leur archivage électronique ou papier
Cette gestion documentaire en entreprise concerne bien entendu aussi bien les documents numériques (dossiers, fichiers, emails) que les documents-papiers.
Bien pensé, un système de gestion des documents d’entreprise vous permet :
– De toujours vous assurer de la conformité légale de vos pratiques dans ce domaine, notamment pour l’archivage
– De toujours pouvoir retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin
– D’améliorer la sécurisation des données et documents sensibles de votre entreprise
Il est donc essentiel de mettre en place une gestion documentaire électronique ou papier efficace au sein de votre entreprise. Et pour vous aider, voici le top 5 des bonnes pratiques approuvées par Handirect.
1- L’indispensable d’une bonne gestion des documents ? La centralisation !
Il n’y a rien de pire pour votre gestion documentaire que de vous retrouver avec des documents conservés un peu partout dans votre entreprise ! Enfin, si… Vous pouvez aussi vous retrouver avec plusieurs outils différents utilisés par tel ou tel service ! Et là, c’est l’hécatombe.
Si vous aspirez à un système de gestion des documents performant, pensez à les centraliser sur une plateforme unique. Ceci est essentiel pour faciliter l’accès aux documents et améliorer leur traçabilité :
– Investissez dans un logiciel de GED (gestion électronique de documents) unique : SharePoint, DocuWare, M Files, etc.
– Pensez gestion de contenu donc structuration des données : catégories de documents, nomenclature, etc.
– Mettez en place un système de sauvegardes automatiques afin de ne perdre aucune donnée !
Astuce : pensez au mode SaaS pour vos logiciels de gestion ! Accessibles en cloud, ces solutions logicielles sont entièrement gérées par le fournisseur.
2- Gestion documentaire électronique : travaillez votre nomenclature !
Vous avez remarqué ? Dans une bibliothèque, la bibliothécaire sait toujours où se trouve le roman que vous rêvez de lire. Eh bien, son secret, c’est la nomenclature. En effet, ses ouvrages sont tous indexés selon une norme bien précise : genre, sous-genre et auteur. Quelques chiffres, quelques lettres, et le tour est joué !
Vous devez appliquer des règles similaires si vous voulez vous y retrouver dans la masse de documents électroniques ou papier que votre entreprise brasse chaque jour, y compris avec la dématérialisation. Pour cela, vous pouvez :
– Opter pour un format unique, que tous les services devront adopter pour la gestion documentaire. Par exemple, 20250130_Devis_Routage courrier_Handirect.
– Penser à harmoniser les termes utilisés, surtout avec le travail collaboratif : abréviations ou mots-clés identiques pour les noms de dossiers ou de fichiers électroniques.
– Documenter vos équipes en leur mettant à disposition un guide ou une procédure de gestion des documents.
3- Formez vos équipes à une bonne gestion documentaire en entreprise !
Si vous voulez que la gestion documentaire de votre entreprise soit au top, vos équipes doivent être incollables sur le sujet. Chacun doit ainsi connaître les bonnes pratiques et maîtriser les outils de gestion des documents. Vous devez donc veiller à former vos salariés.
Vous pouvez par exemple :
– Investir dans des formations spécifiques en gestion documentaire et aux processus métiers.
– Mettre en place des ateliers pratiques pour sensibiliser vos équipes aux outils bureautiques et aux méthodes.
– Donner des ressources utiles à la maîtrise documentaire : guides, tutoriels, référentiel documentaire, démo, etc.
– Communiquer avec régularité sur les bonnes pratiques avec des infographies, des affiches, etc.
4- Booster la gestion documentaire avec l’automatisation des processus répétitifs
Classement, tri, indexation, saisie des données, délais : certaines étapes de la gestion documentaire sont récurrentes. Ce sont souvent des tâches manuelles, lourdes et fastidieuses, propices à l’erreur. Or, en décidant d’automatiser certaines de ces actions, vous misez sur une réduction des coûts et un véritable gain de temps.
Ainsi, l’automatisation – ou Workflow – peut intervenir pour :
– La numérisation de documents et l’OCR (reconnaissance optique de caractères), c’est-à-dire la transformation numérique d’un document papier
– L’extraction automatique des données clés d’un document : numéro de facture, montant, nom du client, date, etc.
– La nomination des fichiers et leur indexation
– La classification et l’archivage numérique
– Les circuits de validation et de signature électronique
– Les notifications de rappels
– Etc.
5- Faites rimer gestion et conservation des documents administratifs !
Une bonne gestion documentaire passe aussi par une bonne politique de gestion du cycle de vie des documents. En effet, tous vos documents ne sont pas à conserver sur la même durée. Afin d’être efficace, vous devez identifier clairement ce qui doit être maintenu dans les archives et ce qui doit être détruit.
Maîtriser le cycle de vie des documents est essentiel. D’une part, cela vous permet de gérer au mieux vos espaces de stockage. D’autre part, c’est crucial pour le respect de vos obligations règlementaires. Vous devez donc toujours connaître ce que dit la loi en matière de durée de conservation de tel ou tel document. Et vos salariés doivent le savoir aussi !
Gestion documentaire en entreprise : ne négligez pas la sécurité des données !
Vous connaissez maintenant les 5 meilleures pratiques en gestion documentaire de Handirect. Un dernier conseil pour la route, toutefois : pensez toujours à sécuriser vos données et vos accès. Identifiez clairement qui peut faire quoi et accordez des droits d’accès spécifiques. N’oubliez pas de crypter les données sensibles. Faites une sauvegarde de secours pour les documents les plus critiques. Et bien sûr, si l’aide d’un expert en la matière vous intéresse, contactez Handirect pour un devis !
