Les entreprises le savent : pour optimiser leurs performances, elles doivent compter sur la gestion électronique de documents (GED). Mettre en place une GED permet en effet de renforcer l’organisation de l’entreprise, notamment sa gestion documentaire. Vous voulez améliorer l’accès à l’information dans votre entreprise ? Fluidifier les échanges et les flux de travail ? Sécuriser vos documents ? Voilà tout ce qu’une bonne politique documentaire peut vous offrir. Alors, découvrez en détail les avantages de la GED avec Handirect !
Pourquoi adopter une solution de gestion électronique de documents ?
Opter pour un système efficace de gestion électronique de documents change vraiment la donne… Vous serez sûrement d’accord : grâce à la dématérialisation, les documents de votre entreprise peuvent être accessibles à tout moment et où que vous vous trouviez.
Enfin ça, ça marche si vous avez vraiment choisi de mettre en place une GED, avec les bons outils et des process identifiés. Lorsque chaque document est correctement numérisé, indexé, stocké et centralisé selon un référentiel sécurisé. Là, vous pouvez en effet savourer les avantages de la GED et dire adieu aux documents éparpillés dans des classeurs poussiéreux ou des armoires oubliées au fond d’un bureau !
Focus sur les avantages de la GED
Une bonne gestion électronique de documents, ça signifie : pouvoir trouver n’importe quel document quand vous le souhaitez, faciliter le travail collaboratif en toute sécurité et maîtriser la traçabilité du moindre papier enregistré. Handirect vous explique tout ça plus en détail.
Gestion documentaire électronique = accès simplifié et instantané aux données
Avec la numérisation des documents, l’indexation est une essentielle de la GED. En effet, vous établissez des critères précis – référence, nom, date, type de document, etc. – et c’est ce qui vous permet de retrouver un document électronique en un clin d’œil ! Documents administratifs, factures fournisseurs, courriers, bons de commande, devis : chacun est enregistré selon une typologie précise. De fait, le gain de temps est indéniable et la gestion de l’information devient fluide et instantanée.
Bon à savoir : la technologie LAD (lecture automatique de documents) peut vous aider à automatiser cette indexation. Ainsi, un outil OCR (reconnaissance optique de caractères), ou scanner de texte, peut par exemple extraire automatiquement un certain nombre de données lors de la numérisation.
La gestion électronique des documents facilite le travail collaboratif
Eh oui ! Les solutions de GED sont incroyables lorsqu’un document concerne plusieurs services, voire plusieurs sites ! Elles proposent en effet des fonctionnalités avancées telles que :
– Le partage des fichiers,
– La définition du workflow documentaire,
– Les modalités de diffusion d’un document,
– La possibilité de réaliser des annotations,
– Ou encore des systèmes de coédition, qui permettent de travailler à plusieurs sur les mêmes documents numériques.
Bon à savoir : les droits d’accès sont paramétrables selon les rôles que vous définissez. La sécurisation des documents est ainsi garantie.
Sécurité et traçabilité : les indissociables avantages de la GED
Avec la gestion électronique de documents, vos documents dématérialisés sont archivés. Mais, cela ne veut pas dire que n’importe qui peut y avoir accès ! Vous pouvez en effet gérer les autorisations, mettre en place un système de signatures électroniques, etc. Ceci vous permet de garantir l’intégrité des données et de vous conformer aux normes légales.
De plus, chaque action réalisée autour d’un document peut être tracée. Consultation, modification, suppression : vous avez la possibilité de tout savoir et de tout contrôler. Vous maîtrisez ainsi totalement les exigences en matière de gestion des données et de conservation des données.
Comment mettre en place une GED ?
Bien sûr, la mise en place de la gestion électronique de documents et d’une bonne politique documentaire ne s’improvise pas ! Elle implique une préparation et un temps de réflexion. Vous devez cerner vos processus métiers et connaître par cœur les types de documents que vous allez devoir intégrer à votre gestion documentaire dématérialisée. Vous devez interroger votre système d’information et définir vos objectifs.
Pour vous aider, voici quelques étapes incontournables de la mise en place d’un bon système de gestion électronique des documents :
1- Procédez à un audit documentaire et à une analyse de vos besoins : identifiez les documents à traiter, leur fréquence d’utilisation, leur cycle de vie. Intéressez-vous aussi aux flux documentaires préexistants et aux outils déjà en place : outils bureautiques, CRM, ERP, etc.
2- Choisissez une solution de GED optimale : l’offre est énorme en matière d’outils de gestion électronique de documents. Modèle open source, GED intégrée à votre ERP, mode SaaS, plateformes : le choix est crucial. Bien entendu, tout dépend de la taille de votre entreprise, de vos processus, de vos besoins en automatisation. Sachez juste que le logiciel de gestion électronique de documents idéal doit être paramétrable selon vos besoins, simple à utiliser et sécurisé.
3- Pensez aux outils pour la numérisation et l’indexation des documents : vos équipes vont devoir numériser, indexer, classer et archiver. Pour cela, il vous faut des outils simples et performants. Ils doivent en effet vous permettre de retrouver sans délai vos fichiers dans votre référentiel documentaire.
4- La formation et l’accompagnement de vos équipes sont indispensables : la gestion électronique de documents ne peut pas fonctionner si ceux qui la mettent en œuvre ne l’adoptent pas. Vous devez donc former vos équipes à l’utilisation de l’outil de gestion. Vous devez les sensibiliser à la dématérialisation du courrier et de l’ensemble des documents concernés. Elles doivent devenir actrices à part entière de la gestion des flux documentaires de votre entreprise.
La gestion électronique de documents au service de la performance globale de votre entreprise
Vous avez choisi d’intégrer une véritable politique de gestion électronique des documents au sein de votre entreprise ? Alors vous avez choisi de devenir une entreprise plus responsable, plus agile et surtout plus performante.
Avec la GED, votre entreprise va bénéficier :
– D’une réduction des coûts : moins de papier, moins d’impression, moins de stockage physique
– D’un gain de temps incroyable : l’automatisation permet l’accélération des processus globaux et du circuit de validation
– D’une meilleure sécurisation des données sensibles : signature électronique, process clair, stockage en coffre-fort numérique
– D’une amélioration de votre service client : accès rapide aux documents de gestion et aux dossiers clients
– D’une pérennité de l’information : toujours accessible grâce à l’archivage numérique
Ne faites pas l’impasse sur une vraie politique documentaire !
La gestion électronique de documents, c’est bien plus qu’un simple outil. En réalité, elle est un levier essentiel de la performance d’une entreprise. La GED permet aux entreprises de mieux gérer leurs documents et de gagner du temps. Et ceci vaut pour toutes les entreprises : TPE, PME, administrations, etc. Chaque structure a besoin de dématérialiser, centraliser, structurer et valoriser ses données. La vôtre aussi ! Alors, vous souhaitez passer à l’action ? Contactez Handirect pour poser vos questions ou demandez-nous un devis pour vous accompagner ! Nous sommes experts dans la gestion des données et serons très heureux de vous aider.
