Bailleurs sociaux : tous les conseils pour obtenir une complétude du dossier parfaite

Dans l’univers du logement social, la complétude du dossier est un essentiel du fonctionnement. Elle permet en effet de garantir une gestion fluide et efficace des demandes de logement, du dépôt du dossier à son instruction. Formulaire cerfa dûment renseigné, pièces justificatives conformes, avis d’imposition… Toute demande doit être vérifiée avec rigueur, y compris pour un renouvellement. Handirect partage donc avec vous ses meilleurs conseils pour obtenir un dossier complet rapidement.

La complétude du dossier pour les bailleurs sociaux

La complétude du dossier, ça veut dire quoi, au regard du logement social ? Eh bien, simplement que les documents et informations transmis au moment du dépôt de la demande doivent être complets et exacts.

Côté document, les indispensables sont :

Pour les personnes de nationalité française ou les ressortissants de l’UE : la copie de la pièce d’identité en cours de validité, c’est-à-dire la carte nationale d’identité ou le passeport, mais pas le permis de conduire.
Pour les ressortissants étrangers, hors UE : un titre de séjour en cours de validité (carte de résident, carte de séjour, le récépissé de renouvellement de titre de séjour ou de demande, sous certaines conditions, ou même l’autorisation provisoire, selon conditions également).
Pour les mineurs : acte de naissance ou livret de famille.
Les justificatifs de revenus et autres ressources : dernier avis d’imposition et précédent, bulletins de salaire, pensions perçues, prestations sociales, etc.
Les justificatifs attestant de la situation actuelle en termes de logement : quittance de loyer, attestation d’hébergement, etc.

Côté informations, les éléments demandés sont les suivants :

État-civil : nom et prénom, nom d’usage, date de naissance, nationalité.
Numéro de sécurité sociale.
Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale.
Les informations relatives au colocataire, aux personnes à charge et aux autres enfants en droit de visite.
La situation professionnelle du demandeur et du codemandeur : profession, lieu de travail, etc.
Les informations relatives aux revenus.
Les informations relatives au logement actuel.
Les informations sur les caractéristiques du logement recherché.
Les éventuelles informations complémentaires : situations particulières, handicap, etc.

Pourquoi la complétude de dossier est-elle si importante pour les bailleurs sociaux ?

Sur le territoire français, les démarches administratives ont été pensées pour garantir des principes fondamentaux : la conformité réglementaire, la transparence, l’égalité et la fiabilité. Et bien sûr, ces mêmes critères doivent s’appliquer dans le cadre des demandes de logements sociaux.

Ainsi, comme dans le cadre des demandes d’autorisations d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable ou demande d’aménagement) par exemple, la complétude du dossier de demande de logement social permet tout à la fois de respecter la loi, de traiter tous les dossiers de manière égale et de renforcer l’efficacité de l’instruction.

Dossier logement social : les points incontournables pour assurer la complétude

Afin de vous assurer de la complétude du dossier, différentes étapes sont nécessaires. Certaines interviennent en amont de la constitution du dossier. D’autres interviennent après le dépôt et tout au long de sa durée de validité.

Penser le suivi de dossier de A à Z en amont

Pour vous aider avant, vous pouvez :

Établissez des listes précises des documents et informations nécessaires.
Rédigez une FAQ des questions / réponses les plus fréquentes pour aider le personnel en charge de l’acceptation des dossiers et les instructeurs. Par exemple, un duplicata peut-il être accepté ? Si oui, pour quel type de document ?
Créez des check-lists pour faciliter le suivi de dossier de demande de logement social.
Identifiez bien qui prend quoi en charge à chaque étape : qui va vérifier la complétude du dossier ? À qui doit-il être transmis ensuite ? Combien de personnes vont être impliquées dans ce processus ? Et qui va valider quoi ?
Surtout, évaluez et planifiez le temps et les délais à prévoir pour l’obtention des éléments identifiés : demandes, relances, etc. Tout ceci en respectant la réglementation en vigueur, bien entendu.

Devenez imparables sur la complétude de dossier jusqu’à son classement

Une fois que vous avez éclairci tous les éléments en amont, vous devez alors mettre en place le process de gestion du dossier dans son ensemble, de la réception des documents ou informations jusqu’à la complétude du dossier, en passant par son suivi :

Choisissez un outil de gestion pour suivre au mieux chaque étape : Asana, Trello, etc.
Documentez chaque vérification et l’état d’avancée des dossiers.
Assurez le suivi des relances et le respect des délais légaux.
Planifiez les actions déclenchées à chaque étape : accusé de réception du dossier, demande de pièces complémentaires, démarches administratives à effectuer pour le demandeur, etc.
Veillez en permanence à la conformité de votre gestion de dossier par rapport à la loi : confidentialité, transparence, etc.

Les avantages de l’externalisation pour la complétude de dossier dans les entreprises

De la constitution du dossier à sa complétion, l’externalisation représente une solution de plus en plus appréciée des entreprises et peut même inclure la numérisation de documents. Elle offre en effet des avantages indéniables :

Externaliser la complétude de dossier permet à votre entreprise de gagner du temps. En effet, les prestataires externes qui proposent ce service sont experts dans ce domaine et s’appuient sur des procédures éprouvées.

En confiant ces tâches de collecte, de suivi et de vérification à un spécialiste, vos équipes peuvent se concentrer sur leur véritable cœur de métier. Elles peuvent donc se recentrer sur des activités plus stratégiques et les performances globales de votre entreprise s’en retrouvent grandement améliorées.

L’externalisation réduit les coûts pour votre entreprise. D’une part, vous évitez les frais liés au recrutement et à la formation de personnel dédié à ces tâches. D’autre part, le prestataire met à votre disposition les outils, logiciels ou équipements indispensables à une bonne complétude du dossier.

Faire appel à un prestataire spécialisé vous permet d’avoir accès à une technologie de pointe et aux derniers outils développés sur le marché : des points clés pour améliorer la précision et l’efficacité du traitement des données.

Votre entreprise gagne aussi en qualité, puisque les dossiers sont gérés par des spécialistes. Le risque d’erreur est ainsi réduit. Les documents et informations sont clairement identifiés et faciles à localiser.

Grâce à l’externalisation, vous devenez imbattable sur le respect des délais. En effet, les prestataires travaillent avec des systèmes de suivi performants et s’engagent contractuellement à respecter ces délais.

Enfin, externaliser la complétude du dossier vous offre une plus grande flexibilité et une meilleure scalabilité. Augmentations ponctuelles ou pics saisonniers : les prestataires s’ajustent généralement sans problème aux variations de volume de vos dossiers à gérer.

Alliez inclusion du handicap et gestion du dossier logement social, avec Handirect !

Eh oui ! Handirect peut prendre en charge la complétude du dossier pour les bailleurs sociaux. Nos équipes sont rodées à vos logiciels et aux process métier de votre domaine d’expertise. Et nous choisir, c’est non seulement opter pour le travail bien fait, mais c’est aussi afficher un engagement citoyen fort. En effet, en tant qu’entreprise adaptée, Handirect œuvre chaque jour à l’insertion professionnelle et au maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap. Prêt à prendre rendez-vous pour passer à la vitesse supérieure ? Nous serons ravis de vous aider !