Dans un environnement professionnel où la réactivité et la traçabilité sont essentielles, le gestionnaire courrier devient un acteur stratégique pour les entreprises multisites. Vous gérez plusieurs établissements répartis sur différents sites ? Alors, l’externalisation du courrier pourrait bien vous faire gagner un temps précieux ! Handirect vous explique pourquoi et comment un prestataire spécialisé peut vous aider à révolutionner la gestion logistique et administrative de vos courriers entrants et sortants.
Pourquoi faire appel à un gestionnaire courrier dans une entreprise multisites ?
La gestion du courrier représente un véritable défi pour les PME et les structures étendues sur plusieurs sites géographiques. En effet, les flux de courriers sont multiples : factures, contrats de travail, recommandés, documents administratifs, plis urgents, etc. Il est donc crucial pour votre entreprise de garantir une distribution efficace, une bonne indexation, et une parfaite traçabilité.
Et c’est là qu’intervient le gestionnaire de courrier ! Ce professionnel polyvalent, rigoureux et doté d’un excellent relationnel devient votre véritable assistant administratif. Il assure ainsi tout ou partie de la gestion du courrier : centralisation, tri, mise sous pli, affranchissement, enregistrement du courrier, répartition vers les différents services ou destinataires concernés, etc. Et bien sûr, il peut également numériser, archiver et transmettre les documents via un logiciel de gestion ou par courrier électronique.
Une solution centralisée pour simplifier la gestion du courrier arrivée et départ
Le traitement du courrier peut se révéler délicat dans les entreprises réparties sur plusieurs sites : des documents qui arrivent à la mauvaise adresse postale, des recommandés non suivis, des litiges liés à des délais de traitement trop longs…
Faire appel à un gestionnaire courrier vous permet d’unifier les processus grâce à des outils informatiques performants et à une organisation logistique maîtrisée. Dans certains cas, l’entreprise peut même décider d’opter pour un centre courrier centralisé et externalisé. Celui-ci est capable de gérer tous les courriers entrants et sortants, quelle que soit leur provenance.
Cette solution permet aux entreprises de :
– Réduire les délais de traitement
– Assurer un suivi administratif rigoureux
– Améliorer la relation client et la communication interne
– Gagner du temps sur les tâches administratives du personnel, notamment en gestion RH, ou gestion locative par exemple
L’externalisation du courrier : un levier de performance pour les PME multisites
Recourir à un gestionnaire courrier est aujourd’hui une option privilégiée par de nombreuses entreprises. Pourquoi ? Parce qu’elle permet de réduire les coûts sur de nombreux postes : logistique, affranchissement, distribution du courrier ou encore achat de consommables (enveloppes, fournitures bureautiques, imprimante, machine à affranchir, etc.).
Votre prestataire spécialisé prend alors en charge la réception et le tri du courrier, d’une part ; et l’envoi d’un courrier d’autre part, que ce soit en envoi simple ou en recommandé avec accusé de réception. Mais, il peut aussi s’occuper de la numérisation du courrier, de l’indexation, de la distribution vers les destinataires, ou même de l’archivage numérique !
Pour les entreprises multisites, cela signifie que l’ensemble des sites peut s’appuyer sur un système d’information centralisé, fiable et rapide. Le workflow est optimisé : les documents sont disponibles en quelques clics et les courriers arrivent à bon port, sans retard.
Quelles missions confier à un gestionnaire de courrier ?
Les tâches d’un gestionnaire courrier sont multiples. Elles s’adaptent selon la taille de l’entreprise et la complexité de son organisation.
Voici une liste non exhaustive des missions suivantes que votre prestataire peut assurer :
– Trier le courrier entrant et sortant
– S’occuper de l’ouverture du courrier et de l’orientation vers les bons services
– Prendre en charge la mise sous enveloppe avant l’envoi
– Gérer l’affranchissement
– Organiser la distribution interne, y compris sur différents sites
– Gérer l’ensemble des plis postaux, mais aussi les fax ou les emails
– Suivre les réclamations ou les litiges liés aux envois
– Assurer la gestion documentaire via des solutions de dématérialisation du courrier
– Produire des tableaux de bord de suivi et assurer le reporting
Pourquoi le gestionnaire courrier est-il essentiel dans une entreprise ?
Dans une entreprise multisite, le gestionnaire courrier joue un rôle clé. Il permet de fluidifier les flux de courrier, mais pas que ! Il aide également à renforcer la coordination entre les établissements publics ou privés. Et il permet d’optimiser le travail d’équipe.
Le gestionnaire du service courrier est un véritable gestionnaire administratif. Il devient ainsi un relais central entre les collaborateurs, la direction générale, les chefs de service, ou encore les transporteurs.
La qualité de ses prestations peut avoir un impact direct sur l’administration des ventes, la gestion de la paie, le suivi des visites médicales, la gestion comptable ou même les déclarations sociales.
Traitement du courrier en entreprise : externaliser ou gérer en interne ?
Le choix entre l’externalisation et le recrutement d’un gestionnaire courrier en interne dépend de plusieurs facteurs. Quel est votre volume de courriers entrants et sortants ? Combien de sites avez-vous à gérer ? Quel budget souhaitez-vous allouer à votre gestion administrative ? Quels sont les outils dont vous disposez déjà en interne : GED (gestion électronique des documents), logiciel SIRH, machine de mise sous pli, etc. ?
Si vous recrutez en interne, il vous faudra, quoi qu’il en soit, gérer le recrutement justement, mais aussi les absences, les congés, les urgences, l’achat et la maintenance des équipements, etc. Avec un prestataire externe, vous n’avez plus à vous soucier de tout ça !
Sachez d’ailleurs qu’il est tout à fait possible de mettre en place une solution hybride. Vous pouvez par exemple confier les tâches les plus chronophages à un prestataire : affranchissement, tri, mise sous pli, numérisation, etc. Et vous pouvez garder la main sur les courriers administratifs sensibles (bulletins de paie, litiges, etc.) avec un agent en interne.
La gestion du courrier : un élément clé à ne pas négliger
Pour les entreprises multisites, le gestionnaire courrier incarne bien plus qu’un simple rouage administratif. Il est un véritable garant de la fluidité des échanges internes et externes, de la bonne gestion des ressources, et de la réactivité de l’entreprise. Grâce à ses compétences en bureautique, en gestion logistique et en suivi administratif, un prestataire spécialisé facilite le traitement du courrier dans un contexte souvent complexe et mouvant. Alors, vous voulez centraliser, simplifier et sécuriser la gestion de vos courriers, tout en gagnant en productivité ? Handirect vous accompagne avec des solutions sur mesure. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour un conseil ou un devis !
