Dans une entreprise, le courrier entrant représente parfois une activité importante et chronophage, tout comme celle du courrier sortant. Or, la réception du courrier et son processus de traitement sont incontournables pour le bon fonctionnement des échanges avec les clients et les fournisseurs. Ouverture, tri, numérisation, enregistrement du courrier puis distribution : chaque étape compte et réactivité et organisation sont les mots d’ordre pour une gestion du courrier entrant optimale. C’est pourquoi de nombreuses sociétés font aujourd’hui appel à l’externalisation avec des prestataires spécialisés.
Courrier entrant : les étapes de la gestion
Cela peut avoir l’air simple, mais dans les entreprises qui font face à beaucoup de courrier entrant et sortant, la réception du courrier exige organisation et savoir-faire. D’autant plus qu’avec la dématérialisation et le courrier électronique, la gestion des courriers entrants et sortants concerne les mails au même titre que les plis postaux !
Les étapes de la gestion du courrier entrant comprennent les activités suivantes :
1- La réception :
Le flux entrant peut concerner tous types de documents et intervenir par l’intermédiaire de différents canaux : courrier papier par voie postale via le groupe La Poste ou autres livreurs express, recommandés, colis, accusé de réception, télécopies, emails via une adresse de messagerie de courrier électronique ou même courrier interne.
2- Le tri et la hiérarchisation :
Les documents entrants sont triés et classés selon leur typologie, leur importance, leur destinataire et leur degré d’urgence. Il s’agit-là d’une étape cruciale afin que chacun des courriers entrants parvienne à la bonne personne dans le bon département.
3- La numérisation et l’enregistrement :
Avec la gestion électronique des documents (GED), il faut ensuite numériser le courrier puis l’indexer correctement pour une meilleure traçabilité.
4- L’acheminement :
Le courrier entrant est ensuite distribué à ses destinataires, physiquement ou via d’autres canaux : plateforme GED, messagerie interne, etc.
5- L’archivage :
Pour une gestion du courrier entrant sans faute, les plis réceptionnés doivent enfin être archivés de façon sécurisée, pour se conformer à la réglementation en vigueur et garantir l’accessibilité aux données.
Les outils de la gestion du courrier entrant
Tout comme pour le courrier sortant avec l’impression en nombre, la mise sous pli automatique ou l’affranchissement, par exemple, un certain nombre d’outils peuvent aider votre entreprise à gérer le courrier entrant, étape après étape :
– L’ouvre-lettre automatisé permet justement d’automatiser l’ouverture des plis et l’extraction des courriers entrants plutôt que de procéder manuellement.
– Le scanner haute définition permet à des documents de différents formats, des plus simples aux plus complexes, d’être numérisés rapidement et avec qualité.
– Le logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) permet de convertir les courriers reçus numérisés en textes éditables. L’automatisation du processus d’indexation devient ainsi possible puisque cette technique permet d’extraire et de récupérer des informations clés.
– La plateforme de gestion documentaire permet d’avoir un espace pour centraliser, stocker et organiser les données, tout en facilitant le partage et la collaboration dans l’entreprise.
– Les outils de sécurisation – coffre-fort numérique, cryptage, etc. – permettent de garantir la sécurité des données comprises dans le courrier entrant.
– Les outils de suivi et de reporting aident à avoir une vision en temps réel du statut de chaque courrier entrant et à évaluer les performances de la réception du courrier et des délais de traitement.
Externalisation service courrier entrant : les avantages des services d’un spécialiste
De nombreuses entreprises ayant à gérer un flux de courrier entrant conséquent font appel à un prestataire spécialisé pour externaliser ce service. Faire le choix de l’externalisation de la gestion du courrier entrant offre en effet plusieurs avantages :
– Concentration sur votre cœur de métier : selon le volume de courrier entrant reçu chaque jour par votre entreprise, sa gestion peut vous prendre beaucoup de temps et vous détourner de vos missions fondamentales. Confier le traitement des courriers entrants à un expert vous permet de gagner du temps et de renouer avec vos priorités.
– Réduction des coûts globaux opérationnels : en externalisant, vous n’avez plus besoin d’investir dans des équipements coûteux ou de former votre personnel à ces tâches spécifiques !
– Efficacité et expertise : étant un spécialiste en son domaine, votre prestataire est performant. Vos processus sont optimisés et le traitement du courrier entrant est plus rapide. Par ailleurs, les risques d’erreurs sont minimisés grâce au savoir-faire de ce partenaire spécialisé. La gestion du courrier entrant gagne donc en fluidité et en efficacité.
– Outils performants et technologies de pointe : les prestataires spécialisés en externalisation du courrier entrant sont équipés d’outils et de matériel performants. À l’affut des meilleures technologies et innovations dans leur domaine, ils vous permettent d’en bénéficier sans avoir à supporter le coût d’investissement.
Handirect : une réputation d’excellence dans la gestion du courrier arrivée et départ !
Entreprise Adaptée, Handirect propose ses services en gestion de courrier entrant et sortant depuis plus de 27 ans. Pour la totalité du processus ou en partie, sur site ou en externe, nous pouvons vous accompagner dans tous vos projets, de la réception à la distribution du courrier, en passant par le suivi de vos performances. Alors, si vous cherchez une solution de gestion experte et efficace, n’hésitez plus !
